把好“三關”做好新時期廣播發射臺站文書檔案工作

【摘要】文書檔案是廣播發射臺站檔案資源的重要組成部分。本文從廣播發射臺站文書檔案收集、鑒定、整理等三個方面，就如何做好新時期廣播發射臺站文書檔案工作提出了對策和措施。

【關鍵詞】發射臺站;文書檔案;收集;鑒定;歸檔

文書檔案是廣播發射臺站檔案資源的重要組成部分。文書檔案歸檔是否齊全、鑒定是否準確、整理是否規范，對于保障廣播電視優質安全播出，促進廣播電視事業發展，服務黨和國家宣傳思想具有十分重要的意義。2015年10月25日，國家檔案局為適應檔案管理現代化、信息化發展新形勢，加強、改進和規范歸檔文件整理工作，組織專家重新修訂了《歸檔文件整理規則》。2016年，國家廣電總局無線電臺管理局舉辦檔案業務培訓班，對新《規則》修訂背景、主要內容、整理要求及在檔案管理應用軟件的實際應用進行了宣貫。筆者結合廣播發射臺站文書檔案整理歸檔工作實際，從文件資料收集、真偽價值鑒定、新《歸檔文件整理規則》應用注意事項等三個方面，就如何做好新時期廣播發射臺站文書檔案整理工作談幾點體會。

一、嚴把“收集”關，確保收集齊全完整

收集是檔案工作的基礎和起點，收集是否齊全、完整、到位，不僅直接影響廣播發射臺站文書檔案歸檔整理質量和水平，更是影響著臺站檔案資源建設和檔案作用的發揮。

近年來，隨著信息化技術的不斷進步和網絡的發展，辦公自動化系統（簡稱“OA”系統）已經在廣播發射臺站廣泛應用。它不僅實現了數字化辦公的目標，也將各發射臺站的文書檔案收集工作向前端推進，提高了文書檔案收集的便捷性和即時性。但是仍然還有一部分無文號、不走OA系統的紙質文件材料“散落”在各有關部門、個人，如人事部門的人事信函及存根、技術部門的安全播出專題會議紀要、行政部門合同協議、黨辦室的黨員組織關系信函等等。

廣播發射臺站文書檔案收集不齊全、不完整，究其原因，主要有以下幾個方面：事業單位機構改革及人員編制設置，導致廣播發射臺站檔案管理人員多數為辦公室文書人員兼任，這些人員受限于日常辦文、辦會、辦事等繁雜事務，無法第一時間獲悉和收集其他業務部門（科室）自行形成的不走OA系統的具有保存價值的紙質文件材料;另一方面，由于部門職責不清、檔案宣傳不到位及移交意識不強等原因，發射臺站所屬有關部門忽視對日常工作中形成的文件材料保存，工作中時常不按規定移交保存價值大、具有較高利用率的文件資料。

為保障發射臺站文件材料收集齊全完整，提高文書檔案收集率。筆者認為可從以下幾方面著手：從空間方面來說，文書檔案收集涉及面廣，需要各臺站有關部門群策群力，相互配合，形成收集工作合力。因此，各發射臺站應根據工作實際，制定具體的、可操作性強的檔案收集實施辦法，規定收集時間、收集方式及部門對口收集人員，明確各部門收集任務和職責;從時間方面來說，探索逐步建立隨時收集與階段性收集、一般性收集與重點性收集相結合的收集常態化制度化機制，讓文件資料時時受關注、件件不遺漏;除此之外，辦公室檔案管理人員要切實增強“腳力”，主動出擊，提前介入，對留存在各科室（部門）具有保存價值的紙質文件材料進行及時收集，并補錄到飛揚檔案管理系統中，確保本單位文件材料應收盡收、應歸盡歸。

二、嚴把“鑒定”關，確保鑒定準確客觀

檔案鑒定指的是對檔案真偽和價值的鑒定。檔案鑒定是檔案整理的關鍵環節，它不僅關系到檔案的存毀、室藏的優化，更是對后續立卷歸檔、檔案開發利用起到重要作用。

當前，廣播發射臺站文書檔案鑒定主要存在以下幾個問題：一是鑒定的標準和依據模糊不具體，可操作性差。文書檔案鑒定主要依據國家檔案局8號令，2013年各發射臺站根據此號令，相繼制定自臺文件材料歸檔范圍和保管期限，但是標準過于簡略、籠統，不便于檔案管理人員，特別是其他檔案移交部門判定執行。二是廣播發射臺站文書檔案的鑒定工作主要由辦公室人員“一己之力”完成，缺乏鑒定工作組織領導和具體工作計劃，鑒定時常存在片面性、主觀性。三是發射臺站檔案管理人員缺少系統的文書檔案價值鑒定知識和技能培訓，間接導致整個單位文書檔案鑒定工作不充分、不全面、不客觀。

為有效保存具有查考價值的文件資料，發揮廣播發射臺站文書檔案利用最大化。筆者認為，各廣播發射臺站要高度重視文書檔案鑒定工作，成立以檔案管理人員為主、相關業務部門為輔的專門鑒定工作小組，加強鑒定工作組織領導，形成鑒定工作合力;要緊密結合自臺工作實際，深入有關部門，探討研究制定、細化鑒定標準，同時加強檔案管理人員培訓，確保廣播發射臺站文書檔案鑒定客觀、合理、準確、規范。

三、嚴格“規則”關，確保歸檔規范有序

2015年新修訂的《歸檔文件整理規則》是做好當前廣播發射臺站文書檔案歸檔整理工作的重要依據和標準。各臺站檔案管理人員要進一步學懂弄通做實新《規則》，吃準、吃透《規則》中的一些整理要求和細節條款，特別是在飛揚檔案管理系統整理中需重點注意以下幾個方面：

（一）時間要選對。新《規則》中“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列”“同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”。目前，大部分廣播發射臺站主要采取“年度+保管期限”兩級分類法，也就是在保管期限內排列。文件材料的“時間”，主要有登記時間、擬文時間、成文時間。有部分發射臺站在飛揚檔案管理軟件中整理文書檔案時，采用登記號、登記日期、文號等來排序，不符合新《規則》要求，建議及時調整為按成文日期來排序。

（二）日期格式要準確。新《規則》中編目中“日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如“20190812”。廣播發射臺站目前使用的某綜合檔案管理系統，由于系統開發設置原因，系統中的日期輸入目前采用“2019.08.12”格式，并不符合新《規則》要求。因此，各臺站可在整理入庫前應進行批量修改。

（三）責任者要確定。新《規則》中編目中“責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者”。筆者發現，部分發射臺站檔案整理人員在錄入“責任者”時，把“責任者”錯誤等同于“擬文部門”。以廣播發射臺站名義發文，責任者應為臺站全稱或簡稱，而非具體的擬文科室（部門）。

（四）保管期限標識要統一。新《規則》編號中“保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼Y、D30、D10標識”，而歸檔章中“保管期限也可以使用永久、30年、10年簡稱標識”。筆者認為，為了保證紙質文件和電子文件協調統一，各廣播發射臺站應將飛揚檔案管理系統中的保管期限與歸檔章中的保管期限兩者標識設置成一致，便于統一管理。

四、結語

廣播發射臺站文書檔案整理工作是一項長期性、系統性、復雜性的工作，從文件資料收集，到真偽價值鑒定，再到歸檔整理，每個環節環環相扣，緊密相連、不可缺少。廣播發射臺站檔案管理人員要不斷加強思想政治理論和檔案業務知識學習，自覺提高腳力、眼力、腦力、筆力，嚴格把好每個環節、每個程序、每個細節，落實落細新《歸檔文件整理規則》，從嚴從實做好文書檔案收集、鑒定、歸檔等工作，確保廣播發射臺站文書檔案收集齊全完整、鑒定準確客觀、歸檔規范科學，實現廣播發射臺站檔案事業標準化、精細化、規范化、科學化發展。

【參考文獻】

[1]中華人民共和國檔案行業標準.《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）（S）.

[2]潘建宇.如何做好基層單位文書檔案歸檔前鑒定工作[J].辦公室業務，2017（18）.