民辦大學辦公室工作能力提升路徑探析

趙萬彬

【摘要】民辦大學辦公室是大學行政工作的一扇窗口，其工作效率能夠反映一所大學的管理水平，培植“七項意識，一種精神”有助于提高民辦大學辦公室人員的工作能力和工作水平。

【關鍵詞】民辦大學;辦公室;路徑

大學辦公室工作是展現學校風貌、聯系學校內外的一扇窗口，作為民辦大學辦公室的一員，在實踐中，我總結出了“七項意識，一種精神”工作路徑，一定程度上提升了辦公室的工作效率和質量。

一、筑牢政治安全意識，提升思想境界

民辦大學雖然屬社會力量投資辦學，但仍然是我國高等教育的一部分，必須始終堅持社會主義辦學方向，為社會主義培養德智體美勞全面發展的建設者和接班人，這是民辦大學辦公室工作必須堅守的政治底線。

辦公室人員在日常工作中要重視政治理論學習，積極參加有關意識形態的視頻會議，如：全省教育系統全面從嚴治黨工作視頻會議、全省教育系統學習貫徹習近平總書記視察廣東重要講話精神視頻會議等，認真學習習近平新時代黨建思想，提升思想境界，筑牢意識形態防線。

辦公室工作人員在日常工作中要堅持立德樹人，把培育和踐行社會主義核心價值觀融入育人全過程，時刻牢記德學思想對大學生素質全面提升的要義，以德學思想為統領，圍繞學院中心工作撰寫工作總結、工作要點。

二、加強服務意識，提高師生滿意度

服務是辦公室的立身之本、輔政之基、謀事之道，更是辦公室工作的重中之重。具體來說，辦公室工作服務于兩個層面。

（一）服務校領導。辦文、辦事、辦會是辦公室的核心工作。其中，辦會最能體現辦公室的綜合協調能力和服務能力。首先，對于高校來說，辦公室要以精益求精的工作精神和耐心的服務態度，做好全院教職工大會、新生開學典禮、畢業典禮等每年例行大會的會務工作。其次，辦公室工作人員要具備較強的組織能力和協調能力，做好每年的迎新工作。最后，辦公室要堅持精細化接待理念，銜接好兄弟院校來訪交流學習人員的吃、住、行和參觀考察活動，以樹立良好形象。

（二）服務師生。在一所大學里面，以人為本就是以教師和學生的利益為本，切實解決師生遇到的問題。文印室承擔著學校教學、辦公資料的大量復印工作，可以通過設置勤工助學崗位，確保專兼職文印人員輪流作業，盡量滿足教師資料復印的需求;辦公室要建立長效機制，定期開展校長接待日、校長與學生共同進餐等活動，傾聽學生們的心聲，針對學生們所提意見，認真研究，提出整改措施，切實提高學生的幸福感和獲得感。

三、提升責任意識，做好本職工作

一所大學的行政機構要想維持良性運轉，辦公室這個交通樞紐必須高效、良性運轉，這就要求辦公室人員要具備較強的責任意識。“責”是一種要求，強調做事情，要達到標準;“任”是任務，事項;責任即按照任務或事項的標準完成并達到要求，未達到要求就要承擔相應責任。

責任是社會分工的結果。辦公室工作千頭萬緒，要想出色完成任務，就要對任務進行分解，明確崗位職責，使辦公室人員各司其職。民辦大學與公辦大學有一個不同的地方在于人員的流動性較大，經常會遇到人員離職的情況，在人員空缺的情況下，還要保質保量完成任務，這是考驗辦公室主任領導水平的時刻。經濟學上有個著名的科斯定理：“只要財產權是明確的，并且交易成本為零或者很小，那么，無論在開始時將財產權賦予誰，市場均衡的最終結果都是有效率的，實現資源配置的帕累托最優。”財產權明確在此可類比工作內容清晰，交易成本在此可類比員工的情緒，對多余工作量的分配只要讓各位員工都滿意即可視為交易成本為零，這就要求辦公室主任在分攤離職員工作量的時候，要結合其他員工各自的工作技能和特長來安排，既要將多余的工作量合理分流，又要兼顧到每個人的情緒。

責任意識的提高還建立在過硬的專業素養上，要想干好本職工作，必須不斷學習，刻苦鉆研，精通業務，成為本職崗位的行家里手。如文秘工作者要勤于學習，勤于練筆，大量閱讀行業內外優秀總結、要點、規劃、講話稿等文章，研究這些文章的結構和用詞，博采眾長，吸取精華，巧妙運用，在實踐中提高公文寫作能力和水平;機密件管理人員要了解機密件的保管要求，在領導有不當要求的時候要堅持原則，及時提醒，委婉拒絕，確保機密件的安全。

四、增強檔案保管意識，保存學院發展歷史資料

電子化辦公給我們帶來方便的同時也潛伏著安全隱患，意外的斷電、誤刪除、忘記保存等操作容易造成文件的丟失，而且民辦院校人員流動性較大，因此，辦公室必須樹立檔案保管意識，對重要文件，如：校長辦公會會議紀要、省廳來文呈批件、機密件、學年工作總結、工作要點、學校各類發展規劃等等，在做好電子文檔備份的同時必須做好紙質文檔的保存，為日后的查詢提供方便。

檔案保管意識的培養可從三方面入手：一是要開展硬件設施建設，打造現代化的檔案館，給檔案的保存提供充足、優越的空間環境。二是要不斷完善檔案館的軟件設施，購買專業的檔案管理軟件和招聘專職檔案員，建立和完善各項管理制度，規范各類檔案的收集和建檔，在制度的約束下養成及時收集的習慣。三是要加強培訓，積極參加省教育廳組織的檔案培訓班等活動，交流經驗，探索適合民辦大學校情的檔案管理辦法。

五、推廣信息化意識，提高工作效率

信息化是辦公室工作現代化的一個重要標志，要提升辦公室工作的效率必須重視信息化建設。辦公室是各類文件的匯集地和發出地，而大量文件的接收、呈報、審批、簽發都有固定的流程，信息化最適合解決這些具有規律性、程序性的工作，一來可以縮短公文流轉的時間，提高工作效率;二來可以實現無紙化辦公，節約公成本。比如根據學校的人事架構和公文審批流程，搭建符合校情的OA管理系統，提高公文處理的信息化、現代化水平。

為暢通辦公室與系部的聯系渠道，辦公室還需要建立行政秘書Q群作為OA系統的補充，將在OA系統發布的重要通知在行政秘書群內再發布一次，避免一些行政秘書因沒有及時登錄OA系統而造成的信息延誤，確保重要信息及時傳達到系部。

辦公室工作具有較大的突發性，為保障信息的暢通，有必要建立部門微信群，及時傳達校領導交辦的臨時任務，方便日常工作的開展。

六、培植法治意識，規范學院管理

現代企業管理中有一個共識，“三年的企業靠打拼，十年的企業靠制度，百年的企業靠文化”。民辦大學要想走得長遠，辦成一所百年老校，從長遠看要靠文化，但是一種文化的形成往往需要時間的沉淀，數代人的傳承，況且文化的積淀是師生互動的結果，帶有一定的自覺性，非規劃、行政力量所能造就，那么在短期內要想提高學校的管理水平、學校的教育質量必須從制度入手，讓學校的各項管理有法可依、有章可循，提高員工的法制意識，這樣才能依法依規辦學，不斷提高工作效率，樹立學校新形象。

法制意識的提高需要從規章制度做起。“規章制度實際上是領導權力的延伸，領導者不可能事無大小，事必躬親。領導者要借助于規章制度使教職員工對常規性的工作有法可依，有章可循。”完善的規章制度是行政管理的法制基礎，是一所大學規范化運行的依據和保障，制度完善、科學、合理，一所大學才可能良性運轉。

法制意識的提高還可從以評促建入手。如啟動依法治校創建工作，成立依法治校領導小組，制定依法治校工作方案，按照工作方案，分解任務，將責任落實到各個部門，要求各工作人員對照指標，不斷規范各自的工作內容，以評促建，夯實法制基礎。

七、強調精準意識，確保數據準確

大學辦公室是一所大學的門戶，代表學校的形象，由其撰寫或審定的學校概況、招生簡章是學生和家長了解這所學校的第一扇窗口，其中涉及的校園面積、學生規模、專業數目、師資力量、圖書館藏書、實訓室數量等數據是學生和家長們判斷該所學校的第一手資料，也是最權威的資料，對學校的定位、家長的判斷、招生工作影響極大。因此，學校辦公室對向外公布的重要內容和數據要高度重視，樹立精準意識，對每項數據的變更慎之又慎，確保數據的準確無誤。

高基報表是教育部了解各省高校發展情況的第一手資料，其數據的準確與否對國家教育政策的制定至關重要。辦公室必須十分重視數據統計工作，堅持科學統計、精準統計，實事求是填報每年度的高基報表，力求高基報表精準、全面反映學校的辦學情況。在填報工作中要明確數據統計的起止時間，并要求每個數據都要有支撐材料，經得起核查。

當然，精準意識并不限于撰寫學校概況、招生簡章和填報高基報表，它應該成為辦公室人員的一種內在素質，對于公文、報表、PPT中的重要數據保持高度敏感，多詢問、多核查，這樣才能盡量避免工作中的失誤，減少不必要的麻煩，提高工作質量。

八、弘揚奉獻精神，助力學校發展

辦公室工作的突發性特點，決定了辦公室工作人員必須具備奉獻精神。奉獻精神具體包括“忘我的勞動熱情、主人翁的責任感、良好的職業道德和愛崗敬業精神”。

忘我的勞動熱情體現在工作時空的延展上。首先，辦公室工作人員在工作日要延長上班時間，以與省教育廳工作時間保持一致，有效解決特急件的處理。其次，寒暑假期間，辦公室工作人員要做好電子公文系統發文的接收、呈批、督辦，并攜帶好各部門年終總結材料電子版，隨時隨地上報有關材料。

主人翁的責任感要求院辦工作人員，以集體利益為重，吃苦在前，享樂在后。當遭遇臺風等災害天氣時，要第一時間起草抗災防災通知，電話通知有關部門領導做好各項安全防范工作。

良好的職業道德要求辦公室工作人員要推己及人，換位思考，急人之所急。要兼顧原則性與靈活性，靈活處理上班時間與下班時間，為教職工提供方便。

九、結語

辦公室工作是一項綜合性工作，需要人員具備多種綜合素質，“七項意識，一種精神”是基于民辦大學辦公室工作的一些探索，希望對民辦大學辦公室工作人員有一些啟發。

【基金項目：本文系2018年廣東高校省級重點平臺和重大科研項目——特色創新類項目（教育科研）（項目編號：2018GXJK223）的階段性成果】

【參考文獻】

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