鐵路建設項目監理文件管理研究

韓麗娟

【摘要】監理文件是鐵路建設項目文件的重要組成部分之一，既是監理工作成果和工程實體質量的真實反映，又是未來運營維修的重要依據。本文以某鐵路客運專線項目監理五標（ZXJL-5）監理文件管理為例，介紹了鐵路監理文件特點及一些針對性管理措施，為相關建設項目提供借鑒。

【關鍵詞】鐵路;監理文件;管理

監理文件是監理單位在履行監理合同時形成的文字、圖像、音像、實物等形式的文件材料，主要包括監理管理文件和施工監理文件。

一、某鐵路客運專線監理5標（JL-5）工程概況

某鐵路客運專線監理五標，管段DK253+791.25～DK302+270.940（含該墩），正線全長47.994km，負責兩個梁場供梁范圍內的所有站前站后工程監理工作，開工時間為2012年12月10日，開通運營時間為2016年9月10日。

二、JL-5標監理文件分類

（一）監理管理文件。監理組織機構、監理規章制度、監理規劃、監理實施細則、監理設備、監理日志（記）、監理月報、會議紀要及文函、監理人員培訓考核文件、監理工作總結、工程質量評估報告。

（二）施工監理文件。監理工程師通知單及回復單、工程停（復）工令;旁站監理記錄;見證、平行檢測資料;測量復核文件、工程延期報告及審批文件;索賠申請報告及審批文件。

（三）監理審核查驗相關的施工文件。施工單位資質（許可證、人員、機械設備、分包資質等）審查文件;施工組織設計（方案）審批文件;開工報告;進度控制文件;投資控制文件;工程測量、試驗檢測審批等文件;檢驗批、分項、分部、單位和標段工程質量驗收文件等。

三、JL-5標監理文件特點

作為項目建設過程記錄的一部分，監理文件因記錄項目多，形成數量也比較龐大，尤其是監理日記、監理日志、旁站監理記錄、見證、平行檢驗文件、監理工程師通知單和檢驗批、分項、分部工程驗收記錄，占據了監理文件的大多數。

四、JL-5標監理文件平時管理工作

（一）準備工作。監理站辦公室負責資料工作的人員，在項目開始之初就準備若干空檔案盒，按不同內容分別排列盒號，把本年度辦理完畢的文件材料存放在相對應的卷盒中。同時，做好文件的登記工作，以備隨時查找文件。文件在借用或各級檢查后做到及時歸位，避免了遺失。對需要回復的文件，建立督辦臺賬，等辦理完結后再保存。

（二）檢查工作。對于現場監理人員形成并保管的文件，平時要求各監理組嚴格落實內業資料例檢制度的同時，辦公室資料員定期和不定期的組織檢查，檢查監理日記與施工日志是否配套、旁站記錄數據是否齊全、蓋章簽字是否齊全、問題是否閉合、表格是否規范等等，對存在的問題形成檢查通報，并要求限時完善和復查，保證了現場監理文件的準確、完整、真實和規范。經審核符合歸檔質量要求的辦公室每月集中收集一次，以防遺失。

（三）建立臺賬。日常收發文管理建立臺賬，平時及時更新臺賬。收文根據發文單位、文種以及是否落實回復等，進行分類，收文臺賬與文件同步更新。紙質文件與電子文件編寫序號，序號和臺賬一致，電子文檔的序號放在文件名開頭，放入文件夾自動排序后便于查找。

五、JL-5標部分監理文件具體管控措施

（一）監理日記。監理日記記錄做到時間連續，且如實記錄，與其他關聯資料（如旁站記錄、檢驗批、監理指令、施工日志等）相一致，監理日記包括以下內容：1.時間、地點、氣候記錄。2.施工進展情況，包括施工機械進出場情況，施工人員動態，進場材料、構配件的數量及質量情況。3.巡視檢查及旁站過程中發現的問題及處理情況。4.工程試驗或監測記錄。5.向施工單位發出的通知及口頭指示，施工單位提出的問題及答復意見。6.上級指示或指令，建設單位的有關要求，質量監督機構的檢查意見。7.監理日記中所記錄的各類問題做到閉環管理。8.項目總監定期檢查監理日記，并對日記記錄情況留有檢查意見。

（二）旁站監理記錄。1.旁站監理人員按旁站監理記錄模板如實記錄旁站監理過程中的施工情況、監理情況、發現問題及處理意見及其閉合情況。2.旁站監理記錄內容真實，相關數據填寫正確、準確（如砼澆筑持續時間是否合理等），且與其他關聯資料（如監理日記、施工記錄、試驗記錄、檢驗批、監理指令等）相一致。3.監理人員及時填寫旁站監理記錄，旁站監理活動結束后24小時內簽字完畢;旁站監理記錄手寫。4.項目總監或其指定人員定期檢查旁站監理記錄填寫質量。

（三）監理工程師通知單。1.監理通知的格式模板統一，主送單位（承包單位）名稱為其單位全稱;事由及通知內容表述使用工程專業術語，語句嚴肅且通順，杜絕錯別字、錯誤標點符號。2.監理通知單在用詞上，對要求嚴格程度不同的用詞，分別采用“必須”“嚴禁”“應”“不應”“不得”或“宜”“可”“不宜”等。3.存在問題部位的表述具體。如問題出現在某段路基的具體部位時注明“DKxx+xxx～+xxx段路基第x層”。4.對尺寸、數量類型的問題，應用數據詳細敘述問題存在的違規內容，違反規范種類及具體條款;杜絕使用“路基填料粒徑超標”“鋼筋間距過大”“鋼筋砼保護層過小”等無具體數量值帶有主觀性的語句。5.反映的問題附照片予以說明存在問題。6.要求承包單位整改時限具體敘述，如“在48小時內”。7.監理人員簽名欄親筆手簽，堅持“誰簽發、誰簽字、誰負責”的原則。8.主送單位簽收人及時間具體，且詳細到時，如“上午9時承包單位xx簽收”。9.監理通知單簽發前由總監或其指定人員把關審查。10.監理通知采取閉環管理，發出監理通知人員認真復查后再簽復查意見，明確是否按要求整改到位，未整改問題要在復查意見中注明“繼續整改，于x月x日x時前（或x日內）再次回復”，超過要求整改期限仍未回復的報告項目總監，由總監按規定處理直至完成整改復查與閉合工作;附問題照片的監理通知單在對方回復時也要求其附整改照片，責任監理人員核對整改照片影像是否滿足整改要求。

（四）檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄。1.同一檢驗批里全部內容驗收合格后才做出施工單位自評、監理單位驗收結論，驗收簽字時間是所含項目均合格后的時間。2.專業監理工程師認真核實檢驗批質量驗收數據的準確性，與實際情況一致，與信息化數據一致，與其他施工、監理記錄（如監理日記、旁站記錄、監理指令）一致。3.每一項檢查數量、檢查方法、檢查結果符合設計及驗收標準，對于不符合的，簽署不合格意見或不予驗收。4.對于原材料質量結論以及具體定量數據的判定表述為“合格”;對于定性要求的結論表述為“符合要求”。5.驗收結論表述為“驗收合格”。6.檢驗批質量驗收簽字人是具備驗收簽字資格的專業監理工程師，拒絕監理員或他人代驗收簽字。7.表格手寫部分一律用碳素筆（中性筆）填寫。8.每個檢驗批“監理單位驗收結論”手工填寫“合格”;分項工程“監理單位驗收結論”也是手工填寫“合格”或“驗收合格”。9.分部工程質量驗收記錄中所包含的各分項工程名稱、檢驗批數量做到準確無誤;在“監理單位驗收結論”分項工程列手工填寫“合格”、質量控制資料手工填寫“符合要求”、實體質量和主要功能檢驗（檢測）報告手工填寫“合格”。

六、加強對JL-5標監理文件的后續管理

JL-5標項目竣工后，監理站文件管理人員積極配合建設單位檔案館及公司檔案室，將其經辦或產生的文件材料，按照接收單位制定的歸檔范圍及保管期限整理編目，形成檔案文件移交目錄，寫明移交文件題名、數量等，以備正式移交。組卷后的文件交由項目辦公室集中保管，統一裝訂，避免遺失。保管文件場所符合防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防有害生物等要求，確保紙質類檔案安全;為防止各種原因引起計算機輔助技術產生的電子監理資料數據遭到破壞和丟失，文件管理人員保存一份完整的監理文件數據備份。

七、結語

本文以JL-5標為例，列舉客運專線項目監理文件分類、產生的特點及采取的控制措施，主要介紹了監理日記、監理旁站記錄、監理工程師通知單及驗收記錄管理辦法，供同行參考。