中醫院文書檔案管理的相關建議

高慢

摘要：文書檔案是中醫院的重要信息資源，記錄著中醫院的發展歷程，因此，對其進行管理與創新具有重要意義。由于受到傳統管理理念的限制，中醫院在文書檔案管理過程中存在諸多問題，資料分散存放、難以得到良好的保管，一旦出現信息資料丟失，就會破壞中醫院文書檔案的完整性。基于此，本文分析了中醫院文書檔案管理中存在的問題，并提出合理化的建議，以期促進中醫院文書檔案的管理效果。

關鍵詞：中醫院;文書檔案;建議

文書檔案是中醫院各項活動開展狀況的客觀反映，也是其管理能力的重要體現，文書檔案的管理，有助于中醫院明確未來發展方向，不斷提高自身管理的創新力。基于此，中醫院應正視文書檔案管理工作的不足之處，不斷進行管理方式的優化與創新，進而提高檔案資料保存的完整性。

一、中醫院文書檔案管理中存在的問題

1、缺乏正確統一的認識

由于受到傳統思想的制約，中醫院的管理者并未意識到文書檔案管理的重要性，而是致力于提升醫院其他方面的管理效果，未能實現文書檔案的有效整理與管理。同時，中醫院的檔案管理人員專業能力不足，缺乏檔案管理意識，醫院方面也未能組織專業系統的文書檔案管理知識與技能培訓，因此，難以實現文書檔案的良好管理。

2、文書工作與檔案管理混為一談

文書工作與檔案管理都是中醫院管理工作中的重要內容，然而二者存在一定的差異性。只有保障了文書工作的順利開展，檔案管理工作才可以有序推進。現階段，部分中醫醫院將這兩項工作混為一談，缺乏對文書工作以及檔案管理工作的協調與管理，負責文書檔案管理的工作人員未能實現與文秘工作的有效銜接，因此導致文書檔案管理工作與文書工作相分離，無法保障檔案管理工作的順利開展。

3、現代化技術優勢難以發揮

在互聯網與信息技術不斷發展與應用的當下，各個行業逐步將信息技術手段引入到檔案管理工作當中，中醫院也應緊跟時代的步伐，加強信息技術手優與文書檔案管理工作的有效融合。然而部分中醫院的管理層自身能力有限，現代化管理意識不足，未能意識到現代化技術手段對文書檔案管理工作所起到的影響作用，因此，難以實現文書檔案管理的信息共享與高效傳遞，進而影響了中醫院的文書檔案管理效率，甚至難以明確未來的工作方向。

二、中醫院文書檔案管理工作開展的相關建議

1、重視文書檔案管理工作

中醫院的領導層要應提高自身對文書檔案管理工作的重視，并在全醫院范圍內進行文書檔案管理工作重要性的宣傳，將多種宣傳方式相結合，使相關部門及工作人員可以了解相應的法律法規，并對庫存檔案資源進行積極的調動與利用，認同文書檔案管理工作的開展，并予以積極的配合，將文書檔案管理工作作為年度工作總結、以及醫院整體工作規劃的一部分，撥劃充足的經費以保障文書檔案管理工作的開展。

2、建立并完善文書檔案管理制度

制度是各項工作順利推行的重要保障，文書檔案管理工作的有效開展也應以制度為依據。因此，中醫院應建立科學的文書檔案管理制度，并在實際工作中斷予以優化與完善，形成文書檔案管理體系，實現文書檔案的有效整理與管理，防止出現文書檔案資料丟失與損毀的情況。同時，文書檔案管理工作人員應注重區分文書與檔案資料，將兩種不同的資料單獨進行整理與存放。中醫院的管理部門應制定科學的工作管理規劃，合理進行工作任務量的分配，并明確文書檔案管理工作的職責與義務，建立完善的監督管理與考核評價體系，對文書檔案的管理工作開展情況予以嚴格的監督與評價，并根據考評結果及時進行管理方式的優化與調整。

3、實現現代化管理

中醫院應意識到現代化技術手段對文書檔案管理的重要性，投入大量資金及人力進行現代化信息系統建設，及時采購與更新醫院的現代化管理設備，引入先進的管理理念，掌握前沿的管理技術，在互聯網以及多媒體手段的支持下，實現信息資源的共享與有效傳遞。既要對重要的紙質檔案進行保存，還應建立電子檔案，實現電子檔案信息的分類整理與歸檔，并將之存儲于計算機設備當中，提高信息檔案的存儲效果，為文書檔案的查閱與提取提供便利。電子檔案的應用，不僅可以減少紙質檔案的查閱時間，還可以提高資料的保存效果，大大提高資料的保存期限，避免出現文書與檔案資料丟失或損毀的情況。同時，文書檔案管理工作人員還要注意備份重要文書檔案資料信息，以備不時之需。

4、加強文書檔案管理培訓

文書檔案的管理依賴于文書檔案管理人員，管理人員的素質能力決定著文書檔案管理的效果。良好的管理能力，不僅可以提高文書檔案的管理效率，還可以提高數據信息的準確度。因此，中醫院應在積極引入現代化技術的同時，加強對文書檔案管理人員的任用與培訓，定期開展文書檔案相關知識與技能的培訓，不斷提高文書檔案管理人員的專業技能與綜合素質，為文書檔案管理人員接受繼續教育提供支持，整體提升其服務意識以及文書檔案管理理念，使之可以積極主動地進行文書檔案管理相關知識的學習與深造，進而提升文書檔案的管理效率與管理質量。

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