電子信息化管理模式在檔案管理中的應用探究

吳嘉倫

摘 要：近些年來，隨著第三次科技革命的不斷深化，電子信息技術高速發展，并在各個領域得到了大規模的應用。電子信息化管理模式能夠讓檔案管理實現事半功倍的效果。本文首先分析電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值，然后針對當前的應用不足，提出相應的優化對策。

關鍵詞：電子信息化管理模式，檔案管理，應用策略

進入21世紀之后，電子信息技術得到了長足的發展。電子信息技術的存在，不僅在很大程度上改變了人類的信息交流模式，同時也極大地改變了人類的生產、工作模式。檔案管理作為一項細碎繁瑣的任務，始終占用著各個企事業單位大量的工作精力。但是引入電子信息化管理模式，能夠提升工作的效率。本文從電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值分析入手，針對電子信息化管理模式在檔案管理中的應用不足，提出相應的優化策略。

為了能夠實現本文的研究目的，在研究過程之中本文主要采取文獻綜述法和歸納總結法。文獻綜述法是借助于互聯網和圖書館渠道，對相關的學術研究資料進行搜集整理，然后深入閱讀，以此來為本文提供更多的理論支撐點。歸納總結法是通過對電子信息化管理模式在檔案管理中的應用現狀觀察，總結當前在該領域的不足，以此為對策的提出奠定基礎。

1 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值

為了能夠為電子信息化管理模式在檔案管理中的應用提出更為客觀中肯的建議，下文首先對電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值進行分析厘清。

1）電子信息化管理模式的內涵。電子信息化是指：以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術，使用該技術后，可以極大地提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術支持。

電子信息化是第三次科技革命發展的產物，隨著第三次科技革命的不斷推進，電子信息化技術得到了快速的發展，并且得以在各個領域實現了滲透，對于各個行業領域的生產力有了較強的提升。電子信息化管理模式就是借助于先進的數字手段，實現企業管理的一種方式。

2）電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值。近些年來，隨著電子新信息管理模式的逐漸普及，目前電子信息化管理模式在檔案管理中也得到了較為普遍的應用。總體上來看，電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值主要包含以下幾個方面：

第一，借助于電子信息化管理模式在檔案管理中的應用，能夠提升辦公流程的規范化。傳統的檔案管理往往是依靠人力來完成的，但是每一個人都有自己的辦公風格。在這種背景下，檔案的管理風格和管理模式就會存在標準不一的情況。而借助于電子信息化管理模式，能夠讓檔案管理變得更為規范化。這能夠在很大程度上方便未來的檔案查閱和檔案調用，提升檔案的利用價值。

第二，借助于電子信息化管理模式在檔案管理中的應用，能夠提升檔案管理工作的準確性。檔案管理對于資料的保存以及后期工作的參考，都有著較大的意義、而要想充分提升檔案的應用價值，首先就應該確保檔案的完整和準確。借助于電子信息化管理模式，可以在最大限度上降低人為失誤，從而提升檔案的應用價值。

第三，借助于電子信息化管理模式在檔案管理中的應用，能夠提升辦公的效率。在當前的社會發展背景下，人力成本在不斷提升，而通過電子信息化管理模式，能夠提升檔案管理的效率，從而降低廣大企事業用人成本。

2 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用現狀

正是因為電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值突出，所以越來越多的企事業單位也充分發現了它的價值，并且在實踐之中對其進行了應用。可從客觀的角度來看，目前一些單位對電子信息化管理模式在檔案管理中的應用還存在著諸多方面的不足，這主要體現在以下幾個方面：

1）電子信息化管理模式的應用缺乏系統化。電子信息化管理模式在檔案管理中的應用，是一個系統化的過程，它并非應用在檔案管理的某一個環節，而是需要全方位地整合到整個檔案管理之中，進行更為充分地應用。但是目前一些單位在應用電子信息化管理模式實現檔案管理時，往往只是進行個別的應用，所以就讓電子信息化管理模式無法發揮更大的價值。

2）電子信息化管理模式的應用缺乏分享性。在當前的社會背景下，各個單位對于檔案的應用頻率在不斷提升，而要想讓檔案得到更為高效的運用，就必須強化檔案在單位之間的快速分享。但是當前很多單位在電子信息化管理模式的應用過程之中，往往忽視了建立一個更為完善、流暢的分享體系，這也在一定程度上限制了檔案在公司的流通價值。

3）電子信息化管理模式的應用缺乏個性化。當前，一些企業在運用電子信息化管理模式進行檔案管理的時候，往往存在著簡單、粗暴的運用情況，尤其是僵化的執行模式，讓電子信息化管理模式的應用無法適應每一個企業的具體的經營情況，在這種情況下，電子信息化管理模式的應用也無法發揮正面、積極的價值。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用策略

當前，一些單位在檔案管理中對電子信息化管理模式的應用，還存在著諸多的不足，這就造成了電子信息化管理模式的價值發揮不足。唯有充分正視在實踐過程之中所存在的不足，并且采取相應的優化策略，才能夠實現更為理想的應用效果。本文認為，電子信息化管理模式在檔案管理中的應用策略應該包含以下幾點內容：

1）構建更為完善的管理體系。要想讓電子信息化管理模式在檔案管理之中的應用發揮更大的價值，各個單位首先應該構建完善的應用體系。總體上來說，在電子信息化管理模式在檔案管理中的應用過程之中，需要包含收集、整理、鑒定、儲存、統計、保存等幾個步驟。

檔案的收集是指工作人員借助于手動錄入的方式或者計算機的采集方式，對相關的文獻資料進行錄入的過程。整理是指工作人員利用計算機軟件，對相關奠定數據資料進行整理歸檔，從而讓檔案變得條理清晰，并且制作出明確的索引，以此方便查閱。鑒定是指在完成檔案的收集整理后，工作人員借助于計算機工具對于檔案資料的真實性進行核實，以此確保內容有效性。保存是指把審核鑒定完成的資料，保存在計算計內。唯有借助于這一整套管理體系的運用才能夠讓電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值實現最大化。

2）建立完善的檔案分享體系。針對當前一些單位對于檔案應用效率較低的情況，建議各個單位應該著手建立一個完善的分享體系。目前，越來越多的企業開始采取辦公自動化系統，來實現信息的分享，這一系統是一個開放性的體系，一方面能夠方便內部成員查閱資料，另一方面也能夠方便其他員工隨時錄入資料。

但是，在建立檔案分享體系的過程之中，各個單位還需要加強檔案的保密性。保密性的實現，需要單位設計分層保存方式，并且設置調閱的權限，這既可規避黑客的信息攻擊，同時也能夠防止內部人員的惡意泄露。

3）根據企業情況建立個性化的管理措施。不同的單位有不同的客觀情況，同時也有不同的檔案管理需求。所以，每一個單位在檔案管理中對電子信息化管理模式進行應用的時候，需要根據自身的情況，設定合理的措施。

比如，單位可以根據自己的情況適當的采購管理軟件，或者引進有這一方面的人才，從而推動檔案管理的數字化轉型。再如，每一個企業都需要根據自身的實際情況，設立相應的管理體系，從而堵住實踐中的管理漏洞，提升檔案管理的安全性。

4 結語

隨著科技的快速進步，電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值被越來越多的單位所重視。借助于對電子信息化管理模式得到運用，能夠有效地提升檔案管理的效率。但是，目前一些單位對于電子信息化管理模式的運用還存在著諸多的不足。本文分析了電子信息化管理模式在檔案管理中的應用價值，同時針對當前實踐中的不足，提出了相應的對策。希望本文的分析能夠給廣大企業帶來一定的參考價值。