事業單位檔案信息化管理探析

李恒利

摘 要：時代的發展，使得信息技術逐漸滲透到各行各業，而事業單位在開展檔案管理中也逐漸朝著信息化改革，這樣的模式不僅可以實現人力物力管理成本的降低，同時也可以提升規范性，最終推動檔案管理工作的有序實施。因此，了解事業單位檔案信息化管理的優勢，再配合上具體有效的信息化管理措施，這樣就可以推動事業單位檔案管理工作朝著高效的、穩定的信息化方向前進。

關鍵詞：事業單位;檔案;信息化;管理

在21世紀，人類開啟信息革命新紀元。信息技術的發展，使得其融入到每一個人的生活之中，在帶來變化與便利的同時，也進一步加快生活節奏。目前，在事業單位的檔案管理中，信息技術得到使用已經成為檔案管理的主流趨勢。但是相比國外，國內的事業單位檔案管理起步相對較晚，其檔案信息化管理技術成熟度偏低，相應的監管制度和工作制度不夠完善，這樣就無法保證信息的安全性，所以，還需要針對性的研究，這樣才可以滿足其檔案的信息化管理要求。

1 事業單位檔案信息化管理的優勢

1.1 提取和利用

傳統檔案，其本身較為復雜，想要實現快速的提取和利用，是一件相對困難的事，這樣難免會對檔案管理的使用效率帶來影響，并且也會阻礙檔案功能的發揮。但是信息化的使用，就可以將這一問題解決，并且在海量的檔案之中也可以滿足信息的智能化排列與歸類處理，這樣就可以在鼠標移動與食指點擊下，輕松的完成檔案信息的提取和利用[1]。

1.2 存儲

在信息化的管理過程中，檔案管理從以往人工的錄入逐漸變成電子化錄入，這樣實現了檔案載體的改變，也能夠提高電子檔案占比，也代表檔案管理進入無紙化和電子化的發展時代。這樣的趨勢，也使得檔案信息的存儲與保管存在革命性的變化，并且在不易丟失與損壞、保證數據安全穩定、耗費存儲空間等方面都擁有極大的優勢。

2 事業單位檔案信息化管理的有效途徑

在當前的事業單位檔案信息化管理中，首先需要制定總體的規劃，然后配合上對應信息化建設的重視度，建立檔案網站，完善對檔案管理資源的安全防護，并且配合上服務平臺的建立健全，這樣才能夠滿足事業單位檔案信息化管理的要求。

2.1 制定總體規劃

開展事業單位檔案信息化建設，其本身是一項系統化的工程，其主要涉及單位管理的各個方面，在服務事業單位整體發展戰略的基礎上，制定合理有效的檔案管理信息化建設規劃，并且基于事業單位的特點和發展目標，通過科學論證和深入調查，這樣就能夠制定合理有效的檔案管理信息化近期計劃和遠期規劃，并且與其余管理部門相互協調發展，與信息中心建設、公文管理等同步實施，這樣就可以匹配單位辦公自動化的發展需求，最終形成可行的、完整的單位檔案信息建設規劃，從而推動檔案管理的信息化建設。

2.2 提升信息化建設的重視度

事業單位還需要推動檔案管理信息化建設的有效實施，能夠認識到檔案管理信息化建設的重要性。針對檔案信息化管理，能夠推動事業單位的可持續發展，并且也能夠發揮良好的輔助作用。第一，事業單位還需要重視信息化建設之中軟硬件設施的基本投入，能夠為檔案管理提供良好的環境，同時還可以將信息化檔案管理的實際價值和作用完全發揮出來。第二，事業單位還需要做好信息化檔案管理的維護與更新，能夠確保信息檔案平臺能夠滿足事業單位的實際需求，這樣才可以推動檔案信息化的管理發展。另外，針對平臺本身使用效率低下的問題，事業單位還應該專注于信息管理平臺使用率的提高，能夠明確管理平臺對應的價值和功能，注重奠定良好的基礎條件，服務檔案管理信息化建設，這樣也能夠實現檔案管理效率和質量的全面提高。第三，事業單位需要注重紙質檔案的轉化，利用“紙質+數字”的基本模式，就可以實現對檔案的有效管理，最終增強紙質檔案轉化，從而實現無紙化的檔案管理。

2.3 建立檔案網站，實現信息網絡化傳遞

事業單位需要建立單位自身的檔案信息網站和站點，能夠基于網頁形式，提供對應的檔案信息與服務，并且進行檔案信息網上的查找與咨詢，基于電子文件實時歸檔和直接提供使用;檔案網站和本單位內部OA網聯通，實現單位內部辦公自動化系統和檔案管理的互通，信息共享。直接將檔案管理納入管理信息系統中去，實現一體化系統的構建，并且統籌考慮各個部門信息，實現資源共享，這樣就可以滿足檔案管理系統效益和綜合效益的提升。通過互聯網加入地區或者是全國檔案網絡，實現全國或者是地區檔案信息網上的互通交流，真正實現檔案網絡化與信息化管理。通過信息檔案網站的建設，選擇對應的設備，實施標準化設備的利用，在配合上主流產品與先進軟件，做好對應的更新與升級處理，這樣就能夠確保網站信息傳遞的快捷性和運行效率性[2]。

2.4 注重檔案信息資源的安全防護

事業單位檔案信息化管理具有效率高、耗時短、準確率高的優勢。但是在實際建設過程中，無論是單位領導，還是管理人員，都很容易忽視其安全性的問題，這樣難免會對檔案管理信息化建設帶來影響。因此，在實際建設環節，首先就需要注重管理人員安全意識的強化，能夠做好檔案資源的安全鑒定，能夠明確安全密保程度和開放范圍，這樣才有利于檔案安全管理有效性的提高。針對存儲檔案資源的計算機，還需要定期進行殺毒，基于實際情況分析，配備防火墻與殺毒軟件，并且落實對應硬件設備的維護與升級。在信息化檔案建設中，基于《全國檔案信息化建設實施綱要》的具體分析，合理利用數據備份、防火墻、數據恢復等功能，就可以滿足檔案安全管理的要求。在這一基礎上，還需要注意，單純依靠安全軟件來實施檔案資源的保護，是無法確保檔案資源的絕對安全。所以，基于事業單位的真實情況，就需要注重檔案管理安全體系的建立，能夠基于安全問題和對應風險的有效識別、處理、監控，最終滿足檔案資源的安全管理。

2.5 建立檔案網站服務平臺

事業單位所承擔的是社會服務的管理職能，其掌握了關乎國計民生的相關信息，在政策允許之下，就需要做好檔案信息網站和網絡的利用，從而建立檔案信息網站的服務平臺，通過檔案信息來服務社會，并且與咨政網、民生網并網，實現信息互補、實現彼此的互通，這樣才能夠為公民提供民生信息、社會自信、個人信息等對應的信息化服務。并且與相關業務單位相互聯網，滿足業務信息的互通和互補，這樣就可以實現業務信息的建立健全，最終為檔案管理奠定良好的基礎條件[3]。

3 結語

總而言之，事業單位檔案管理與信息技術的相互結合，能夠在一定程度上能夠滿足事業單位辦公模式的優化，實現事業單位檔案管理辦公環境的改善，從而減輕檔案管理工作人員的工作負擔，提升實際的檔案管理效率，因此，信息化管理是值得推廣與普及的。隨著人工智能時代和大數據時代的來臨，新興信息化技術應用逐漸廣泛，事業單位就應該把握好時代的契機，能夠合理使用各種信息技術，這樣才能夠更好的適應社會發展，更好的服務廣大群眾。

參考文獻

[1]于海騰.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2019（23）：251-252

[2]劉洪宇.“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新探討[J].中外企業家，2019（36）：106.

[3]許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析[J].科技與創新，2019（22）：114-115.