事業(yè)單位檔案管理信息化探析

摘 要：在信息化時(shí)代背景下，通過(guò)加快檔案管理信息化建設(shè)，可以最大限度節(jié)省人力、物力的消耗。當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理中還有很多問(wèn)題，不利于檔案管理質(zhì)量與效率的提升。本文將簡(jiǎn)述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題，提出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

在新時(shí)代環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理與檔案信息的構(gòu)建方面發(fā)揮著重要的作用。檔案管理作為事業(yè)單位工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，信息化技術(shù)在檔案信息的收集、整理、歸納、統(tǒng)計(jì)方面更加高效，促使檔案管理更加完整與規(guī)范。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化問(wèn)題分析

1.1 檔案信息化建設(shè)不夠重視

當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案信息化水平不高。部分事業(yè)單位管理理念陳舊，未意識(shí)到檔案管理對(duì)于先進(jìn)信息技術(shù)手段的需求，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。部分事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)工作的開(kāi)展缺乏足夠的重視與關(guān)注，檔案管理仍然處于紙質(zhì)檔案的整理、裝訂、歸檔、保存等傳統(tǒng)層面。部分檔案管理工作開(kāi)展機(jī)制沒(méi)有結(jié)合信息化管理的需求進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用還處于比較低的水平，僅滿(mǎn)足簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)錄入、查詢(xún)和傳輸?shù)裙δ埽劜簧咸嵘龣n案信息化應(yīng)用與服務(wù)層次。在實(shí)際信息化管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃，相關(guān)的規(guī)范化管理需求的落實(shí)也存在一定的不足，導(dǎo)致了信息化管理的落實(shí)效果受到一定的影響。

1.2 檔案管理系統(tǒng)投入不足

傳統(tǒng)的檔案信息多為紙質(zhì)文件和音像資料，隨著時(shí)間的推移，大量的文稿、檔案原件堆積，這種以紙質(zhì)化管理為主的方式明顯是落伍的。傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的檔案需求，需要信息技術(shù)的加持來(lái)對(duì)管理工作進(jìn)行改善，才能提升管理工作的水平與效果。事業(yè)單位檔案管理工作需要信息存儲(chǔ)量大、安全系數(shù)高的存儲(chǔ)設(shè)備，以構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲(chǔ)、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)。由于經(jīng)費(fèi)有限，大量硬件、軟件設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)受限，只能將傳統(tǒng)的工作方式體現(xiàn)到信息化系統(tǒng)中來(lái)。部分檔案信息化系統(tǒng)只是公司免費(fèi)贈(zèng)送的傳統(tǒng)單機(jī)版檔案信息化管理系統(tǒng)，功能模塊設(shè)計(jì)沒(méi)有考慮信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展。管理技術(shù)手段落后，檔案信息化建設(shè)受到制約，這不利于檔案資源的利用。

1.3 檔案管理信息化人才缺失

在信息化高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)廣泛地在檔案管理中應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要進(jìn)行改變。部分在崗數(shù)十年的老員工不具備現(xiàn)代化的信息素質(zhì)，接受新知識(shí)的能力較差，無(wú)法熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公。部分檔案管理工作人員沒(méi)有信息技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作不熟練，只是知道最基礎(chǔ)的信息錄入，不能保證信息的精準(zhǔn)性。有的檔案管理人員對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)、工作流程不熟悉，在檔案分類(lèi)的時(shí)候不能很好進(jìn)行細(xì)化，檔案管理工作效率低下。事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓(xùn)，工作起來(lái)任務(wù)完成效果低、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理工作。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視事業(yè)單位檔案信息化管理

目前事業(yè)單位檔案管理工作還存在著很多需改進(jìn)和提升的空間，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，重視對(duì)新型信息化技術(shù)的應(yīng)用，培養(yǎng)技術(shù)型人才，提升檔案管理中信息化技術(shù)應(yīng)用的靈活性與有效性。面對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理方面的需求，我們應(yīng)該積極構(gòu)建科學(xué)的工作機(jī)制，分析檔案信息化管理發(fā)展方向，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。在檔案信息化工作實(shí)際推進(jìn)上，圍繞信息化建設(shè)的具體需求，重視和完善檔案信息化建設(shè)，做好針對(duì)性的調(diào)整，更加全面地給予檔案管理工作有效的保障和支持。

2.2 加大資金投入力度，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

如今我國(guó)信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等逐步滲入到事業(yè)單位管理工作中。事業(yè)單位要想提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，完善各項(xiàng)管理工作;引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善技術(shù)設(shè)施配置。針對(duì)目前事業(yè)單位內(nèi)開(kāi)展的信息化建設(shè)總體水平低下的情況，應(yīng)該從財(cái)力、人力等方面給予支持，設(shè)立檔案管理信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關(guān)軟件、硬件設(shè)施配置，構(gòu)建完善的檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化升級(jí)。

2.3 提升管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)事業(yè)單位檔案信息化管理人才

事業(yè)單位在檔案管理中存在很多問(wèn)題，檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)操作不熟悉，不利于提升檔案管理的質(zhì)量與效率，需要提升檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)。首先要培養(yǎng)檔案管理人員的思想政治覺(jué)悟，擁有良好的事業(yè)單位人員應(yīng)該有的政治文化素養(yǎng)，提升日常檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)，順應(yīng)當(dāng)代信息化發(fā)展的要求讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與技能的培訓(xùn)，保證業(yè)務(wù)知識(shí)符合檔案管理工作要求，鼓勵(lì)他們積極學(xué)習(xí)各種有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)的新知識(shí)。最后對(duì)現(xiàn)在的檔案管理人員定期舉行講座和培訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)行信息化學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，提高員工學(xué)習(xí)的積極性，運(yùn)用科學(xué)的知識(shí)提升自身的業(yè)務(wù)水平。

作者簡(jiǎn)介

徐齊川（1976-），男，工作于市渠縣人力資源與社會(huì)保障局勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì)。