順應科技發展潮流提高房地產檔案信息化管理水平

張桑

摘 要：時代迫切要求構建覆蓋全方位的檔案資源體系。黨的十九大的主題是：不忘初心，牢記使命。習近平總書記在黨的十九大報告中，用兩句話闡明了中國共產黨人的初心和使命，即"為中國人民謀幸福，為中華民族謀復興"。這也是順應科技發展潮流，提高房地產檔案信息化管理水平的主要目標和主要任務。既然為人民謀幸福、為民族謀復興是房地產企業檔案工作的主要目標、主要任務，是統率房地產企業檔案工作一切、貫穿我們檔案工作的始終，因此，房地產企業在檔案工作中，就必須具有"人""民"思維，也就是要時時考慮、處處考慮怎樣更好地為人民謀幸福、為民族謀復興，把為人民服務、為民族復興服務，放到房地產企業的每一個謀劃中、每一項工作中、每一個行動中去思考、去著想，建立覆蓋所有人的所有方面、覆蓋民族復興的所有部門的所有方面，即建成覆蓋人民群眾和民族復興各個方面的檔案資源體系。

關鍵詞：房地產;檔案;信息化管理

1 房地產檔案信息化管理現狀

隨著我國城市化進程的不斷深化，房地產檔案管理城市建設日新月異，房地產開發勢頭強勁，房地產產權檔案形成于產權管理過程中，其數量大，內容涉及面廣，多為文字與圖表相結合，在為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。但有些房產檔案部門在實際管理中重保護、輕利用，致使許多有價值的檔案沒有得到及時、合理的開發與利用針對房地產檔案信息化管理這一問題，研發出了文檔在線預覽的功能，不但能解決房地產企業文檔之間的轉換問題，還能輔助檔案信息化管理，通過文檔在線預覽的方式，提高文檔查看的時效性。不易中毒，不易丟失，查看方便、保存格式多樣等等功能，針對需要大量存放文件的公司，實現轉換與預覽的雙重提升，提高辦公效率，增加用戶的使用體驗度。做到真正的順應互聯網時代潮流，進入房地產檔案信息化管理的時代。核心系統電子圖文檔案管理更是從技術含量和自動化程度上遠遠拋開對手，針對保護無形資產、高效管理電子資料、深入利用來提高我們對已有信息應用和管理的效率等方面起到明顯的效果，將極大的推動保利地產的信息化建設，提高總體信息化水平。因此，正確認識并處理檔案利用和保護間的關系，加強和規范產權檔案信息化管理勢在必行。

2 房地產檔案信息化管理存在的問題

一直以來，房地產管理是通過卡（登記卡及管理卡）、簿（登記簿）、賬（經管賬）、表（各類統計報表如增減表等）、圖（房屋籃圖、地籍圖、地形圖、勘合圖等）及原始檔案來實現它的管理的。它是一個綜合性的管理，上述內容在管理中缺一不可的，只有綜上所述，才能實施有效的管理，而要想將這些內容一覽無遺，只有通過管理卡來反映，每一項目，都要在管理卡上注記清楚，這個管理卡，也是各類資料的指引卡，也可以充當索引卡即目錄卡。近些年，只是由于種種原因，很多房地產企業放棄了這些基本的管理內容，只做產權的管理，對于這檔案如何編目，如何歸檔作了規范。同時檔案管理技術落后。房管部門雖然使用計算機管理，但多用于數字計算、制作圖表打印，沒有使用于管理全過程，不能根本改變技術落后的局面。檔案管理低效率，舊的被動型管理的管理機制，難以發現產權管理中存在的問題。即使發現，也因管理法制不健全、產籍資料不完備、管理體制混亂或管理手段落后，不能及時處理問題。工作人員綜合素質低，部分產權檔案管理人員綜合素質低，業務能力不強。產權管理工作要求檔案管理人員熟悉登記制、具備測繪知識、清楚有關法律條文，否則在驗收文件時就不能及時發現存在的問題，很容易導致不符合要求的資料混入檔案。房地產檔案使用中存在使用率低、使用面窄、檔案缺乏立體開發利用的問題。所以，在房地產檔案管理上這出現了很大的混亂。現代房地產企業的戰略轉型和管理精益化、信息化、數字化、知識化發展趨勢迫切要求房企的檔案管理是必須以企業知識管理為導向轉型，而工程檔案更是工程項目管理的重要核心組成部分和重要企業知識構成。然而，如何做好全面精益的專業高效的檔案管理，已經是房地產開發企業的迫切需要。

3 優化房地產檔案信息化管理水平策略

3.1 強化民生檔案資源體系建設，保障利用基礎

著力便民，一要創新服務方式，優化查檔流程，做好檔案信息化工作;二要創新查檔利用服務模式，主動做好信函查檔、電話查檔、網絡查檔、預約查檔、節假日查檔等多種形式的檔案查閱利用服務，并將綜合查檔場所向鄉、鎮、村一級延伸;三要優化查檔流程，依法向社會開放符合條件的檔案，優化檢索目錄，提高查全率及查準率，建立快速查檔通道;四要廣泛積累數字資源，不斷加強數字檔案館（室）及檔案利用平臺的建設，提供"一站式"服務，提升檔案工作的社會影響力和群眾滿意度。新的檔案利用人群、新的檔案傳播方式等層出不窮，檔案工作者要找準切入點和著眼點，積極探索檔案工作新理論、創立建全檔案工作新機制，創新應用檔案保護新技術和管理新方法，將新疆域的檔案工作納入監督、指導、管理、服務范圍，形成檔案事業大格局，才能帶來檔案工作大精彩。創新思維，轉變觀念，先行服務，發揮參謀助手作用，讓檔案亮起來。

3.2 著力創新創造，當好先進文化"鋪路人"

黨的十九大報告強調，文化是一個國家、一個民族的靈魂。沒有高度的文化自信，沒有文化的繁榮興盛，就沒有中華民族偉大復興。新時代檔案工作應服務于新時代中國特色社會主義文化建設，立足館藏，創新檔案文化宣傳方式，圍繞中心熱點，推進檔案文化建設創新性發展，從而達到資政、教化、育人的功能。一要將編研工作與發揮檔案服務功能緊密結合，通過挖掘館藏中反映地方政治、經濟、文化的檔案資料，緊跟各個時期社會發展熱點和本地黨委、政府的工作重點，有針對性地匯編專題文章，供決策者參閱，發揮以史資政的功能;二要做好紅色檔案、地方特色檔案等檔案資源的開發，講好檔案故事，以編研著書、打造專欄等群眾喜聞樂見的形式呈現，在潛移默化中發揮教化作用;三要打造鄉土氣息濃郁、地域風情突出、歷史人文薈萃的編研產品和專題展覽，用檔案幫助人們了解自己生活的城市，感知歷史文化底蘊和時代新面貌，講好檔案故事、凝聚民心鄉情，提升群眾歸屬感、自豪感。基于房地產企業知識管理的全面檔案管理體系和機制的全面研討，房企檔案管理的專業科學工具方法應用和操作精益化實務的研討，快速提升、改進房地產開發企業各級各類檔案管理專兼職人員的專業化、職業化和標準化、規范化、高效化水平。

3.3 創新思維運用互聯網結合檔案管理

房地產要積極謀劃"互聯網+檔案"或"檔案+互聯網"，把檔案與互聯網結合起來，用互聯網來宣傳檔案、宣傳檔案工作、宣傳檔案工作者。掌握國家最新檔案管理規范，特別是工程項目檔案的最新規范解讀，學會將國家規范落地到本企業各項檔案管理和操作實務中，夯實一次做到位的專業化、科學化、標準化和規范化的檔案管理工作體系。掌握企業檔案管理規劃、流程和操作指引設計及管理職能職責規劃落實的科學方法與要領，為企業建立規范化的知識管理為導向的檔案管理體系夯實基礎。把昨天檔案里的故事，用今天最流行的傳播手段、當下最時尚的媒體形式、目前最火爆的宣傳平臺，重新講述、重新詮注、重新闡釋，用檔案連接打通昨天和今天，用昨天的記憶來引起今人的共鳴，讓檔案隨著檔案里的故事而火紅媒體、火熱大眾、火爆社會，成為人們關注的重點，成為媒體上的新角、主角，成為社會的新寵。

綜上所述，在新的歷史條件下，檔案工作者必須乘勢而為，研判形勢、找準定位、明確目標、創新思維、開拓服務，勇擔職責和使命，才能跟上新時代、踏上新征程、開創新局面，為實現中國夢做出應有的貢獻。

參考文獻

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