淺談信息數字化建設在外企檔案管理中的應用

林美鳳

摘 要：在外企檔案管理中，由于管理的需求水平逐漸提升，為了更好的滿足企業的發展需求，加強檔案管理效果，應通過數字化檔案管理開展工作，借助信息化技術提升檔案管理的水平，使檔案管理能夠發揮出更好的作用。本文對檔案數字化進行了介紹，闡述了檔案數字化管理在企業管理中的意義，分析了外企檔案管理數字化建設中存在的問題，之后提出了促進企業檔案信息化建設發展的措施，包括建立檔案網絡化管理體系，加強電子檔案的安全管理，完善數字化檔案管理設施，實現辦公系統與檔案管理系統的連接，促進檔案管理的進一步發展。

關鍵詞：信息數字化建設;外企檔案管理;網絡化管理

檔案是企業開展各項業務的重要工具，能夠為企業的決策提供參考依據，具有重要的價值。隨著信息技術的快速發展，檔案數字化建設成為企業檔案管理中的重要內容，在大量電子文件產生的趨勢下，檔案的信息數字化建設發揮了有效的作用。通過電子檔案的應用，能夠使檔案信息的管理變得更加高效，為企業的檔案管理帶來了良好的條件。

1 檔案數字化的內涵

檔案數字化是利用計算機技術、掃描技術以及數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等技術使檔案資源轉化為數字化檔案信息，以數字化的形式保存，通過網絡形成聯系，并且在系統中進行管理的技術，能夠建立檔案信息庫，及時的獲取檔案信息資源，是檔案管理中的重要內容。

2 檔案數字化管理在企業管理中的意義

企業的檔案管理中，一般使用紙質形式保存檔案信息，難以保證信息的完整性，還會導致檔案存儲中的信息丟失問題。隨著技術的發展，數字存檔成為企業檔案管理中的重要方式，采用數字化方式存檔會消耗大量的勞動力，節省空間，避免資源的浪費問題，使成本消耗減少。數字化檔案管理能夠使企業的員工在工作更快的獲取到相應的信息，使工作的效率有所提升，為企業的決策提供更加詳細的參考內容，同時避免了風險的產生。在電廠中，由于涉及的檔案信息量較大，在管理和利用中容易產生問題，為了有效的提升檔案管理的水平，借助信息數字化建設使檔案的管理得到改善。結合企業自身的情況，對檔案數字化管理進行調整，使檔案管理能夠發揮出更好的作用，提升企業的經濟效益水平，促進企業的全面發展。

3 外企檔案管理數字化建設中存在的問題

3.1 檔案管理數字化意識淡薄

隨著信息化技術的快速發展，社會的發展需求也逐漸提升，為了實現企業檔案管理水平的提升，應將檔案管理觀念改變，采用現代技術進行檔案管理。由于大部分外企中管理者對檔案管理數字化建設缺少重視，導致檔案管理工作的改善效果不理想，難以為企業帶來良好的條件。

3.2 檔案信息缺少安全管理

在網絡技術的應用下，一些網絡黑客逐漸產生，這些人能夠利用網絡進入到企業系統之中，對其中的信息進行盜取，導致企業的信息被泄露。在電廠的檔案管理中，信息安全一旦受到破壞，會導致財產損失，帶來不良的后果。但是多數企業缺少安全防護措施，不利于的信息的安全保障。

3.3 檔案專業人才匱乏

在當前的數字化發展背景下，企業應對檔案管理人員的水平有更高的要求，使數字化建設的進行更加順利。但是由于企業缺乏對人員的培訓，同時專業人才數量較少，導致數字化檔案管理工作的開展受到了影響，不利于檔案管理的進行。

4 促進企業檔案信息化建設發展的措施

4.1 建立檔案網絡化管理體系

在企業檔案管理中，應制定合理的規劃，對企業的發展情況進行分析，結合檔案管理的需求制定發展計劃，使數字化建設進一步的實現。在數字化建設中明確檔案管理的要求，建立數字化的檔案是，建立規范的檔案數據庫，使檔案信息的管理更加的高效。通過對企業各個層次的分析，使企業各個管理層面、專業系統的檔案資源深度融合、重組創造和共享開發，著力解決檔案信息“孤島”，實現檔案網絡化遠程利用，提高檔案管理現代化水平。要以企業信息技術平臺為依托，建設檔案資源管理服務平臺，將職能重心從檔案實體管理轉向檔案信息管理，為企業的發展提供更好的條件。

4.2 加強電子檔案的安全管理工作

檔案管理中檔案信息的安全是其中的重要條件，通過檔案管理部門開展安全管理工作，能夠為檔案管理帶來更好的保障，將檔案信息的安全管理放在重要的位置，促進檔案數字化建設的快速發展。企業應具有安全管理意識，建立檔案數字化信息管理安全體系，將檔案的保存結構進行完善，利用信息技術實現在線服務，加強電子檔案信息的安全性。同時，應對電子檔案進行備份，按照電子檔案相關保存管理要求開展工作，保護企業的信息安全性，按照保密性原則管理檔案信息，使檔案的信息安全水平提升。借助數字檔案管理使檔案信息得到長久的保存，進一步的提升企業的檔案管理水平。

4.3 完善數字化檔案管理設施

在信息化技術發展下，電子檔案的管理和歸檔等都有了更多的要求，應結合數字化建設特點對檔案進行管理。在企業檔案部門中，需要引進更多的設備技術，利用云計算技術等進行檔案管理，建設檔案數字庫，使檔案的數字化建設速度加快。針對電廠中檔案數量多的情況，應利用相應的設備對檔案信息進行檢索，提升檔案的利用率，同時提升檔案信息的開發效益水平。通過檔案信息化建設的推進，使檔案的管理能夠更加的高效，滿足實際的需求。

通過完善相應的設施來提升檔案管理的質量，應配備計算機和掃描儀、打印機等設備，使企業的檔案管理有更加穩定的基礎。還應對軟件進行全面的完善，利用公文系統進行文件的整理和歸檔，實現高效的管理，為檔案管理帶來更好的條件，借助信息化技術加強檔案數字化建設效果，開發現代檔案管理軟件，使檔案管理能夠具有更多的功能。通過在線授權使企業的檔案資料實現共享，同時借助網絡使檔案管理的效果改善，使企業的檔案管理能夠轉向信息資源管理階段。

4.4 實現辦公系統與檔案管理系統之間的連接

在企業檔案數字化建設中，應考慮到辦公系統和檔案管理之間的聯系，使兩者能夠形成有效的連接。應對資料查詢功能進行完善，建立資源鏈接基礎，根據檔案管理的需求，建立數字化檔案管理體系，為檔案管理提供更加適合的運行環境。其中包括檔案的歸檔制度、數字制度等，通過制度的完善，使檔案管理能夠具有更加全面的保障，使數字化檔案管理的質量提升，進而使企業的檔案管理水平全面提升。結合外企的檔案管理特點分析，檔案信息管理應具有一定的保密性，應考慮到檔案管理的需求，保證檔案信息的完整性，使檔案信息的利用能夠發揮出更好的作用。在數字化建設過程中，企業應安排專業的人員對數字化設備等進行維護，保證系統的整場運行，使檔案的保存和管理能夠起到有效的作用，避免人為因素等帶來的影響，使數字化檔案管理能夠順利的開展。

5 結語

在企業的檔案管理中，傳統的管理模式的缺陷越來越明顯，為了加強檔案管理的效果，應通過數字化建設對檔案管理進行改善，借助現代化技術提升檔案管理的效率，使檔案管理能夠發揮出更好的作用。在數字化檔案管理中，應建立數字化管理制度，完善相應的設施，為檔案管理數字化建設提供完善條件，使檔案管理能夠順利的進行，對企業的發展有著重要的意義。

參考文獻

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