普通高中檔案電子管理淺議

李廣東

摘 要：隨著現代化教育的不斷發展與深入，現代化技術在不斷應用到各行各業。我國教育質量在不斷提高的過程中，普通高中學生的入學數量在穩步上升，學生的檔案管理越來越受到重視，運用現代化技術進行檔案管理是如今的大趨勢。本文對普通高中檔案管理中出現的一些問題與現象進行了透徹的分析，并在最后提出了一些合理化的建議。

關鍵詞：普通高中;檔案管理：電子檔案

學生的檔案對于學生的學習生涯而言有著極其重要的作用，不僅能夠記錄學生的學習中學習情況，還能夠加強學校對高中學生的管理。我國信息技術在不斷的發展，信息技術在現在化教學方面有著得天獨厚的應用之處，隨著學生數量的不斷增多，學生的檔案管理在不斷復雜化、多樣化、現代化。因此，學校的檔案管理從紙質版轉移至電子版是合理規范學生檔案的一種趨勢。

1 學生檔案的特征

隨著教學規模的不斷擴大，學生檔案的數量在逐年加大，學生檔案的特征也愈發明顯。學生檔案有三個特征：首先就是真實性，學籍檔案能夠真實地記錄學生在校的所作所為，所有的記錄有憑有據，能夠證明學生在高中三年的實際學習狀況。如今的法律條文中已經規定，學籍檔案的可信度要超過學生所持有證件的可信度，當學生所持有證件與學生的學籍檔案不一致時，相關單位要以學籍檔案為主要參考。其次是保密性，學生檔案中包括了很多的個人信息，學生姓名、家庭住址、聯系電話、父母關系、教師信息、學習狀況等等都包含在內，學生的學籍檔案也是學生個人檔案的重要組成。因此學生檔案在管理過程中要重視其隱私性，始終要注重學生的信息安全。最后是豐富性，學生的學籍檔案是學生高中三年的記錄，但是檔案的管理并不能僅僅重視這些，學生的入學信息、在校獲獎信息、學生在校的健康狀況以及學生的輟學轉學信息都要包含在內。

2 電子學籍檔案管理的意義

電子檔案相較于傳統的紙質檔案而言有著許多優點，如今許多高中對于學生學籍的管理都采用的電子檔案管理的方式。首先電子檔案管理能夠是學生的檔案管理工作更加便捷，電子檔案的收集與處理都在系統中完成，減少了人工成本的投入，通過周期性的信息錄入能夠使檔案的管理更加條理化、規范化、細致化。目前我國普通高級中學的數量有18452所，高中生的數量已經超過了兩千三百萬，這種數量的學籍檔案對于學籍檔案管理工作者而言是一個巨大的挑戰，然而使用電子學籍檔案管理能夠使檔案的管理流程進一步優化，減輕了管理人員的工作壓力，進而推動學校的管理工作。

3 電子檔案管理中存在的問題

3.1 電子檔案的管理標準不統一

我國教育規模在不斷的擴大，學生的檔案管理一比較復雜，目前我國僅高中以及以上的學習單位有相對應的獨立管理平臺，高中學生的信息檔案管理在不斷受到重視，但是由于學生的信息資源涉及范圍及較廣，信息不能及時同步，因此，在學生檔案管理的過程中容易發現學生的部分信息重復或者錯誤，甚至有一些信息沒有錄入的現象，另外部分學校之間的信息管理平臺相互獨立，不同的學校采用不同的檔案管理系統，可能對于本校而言某一個檔案管理系統比較適合，而上級單位卻使用另外一種檔案管理系統，不同的檔案管理系統之間還存在一定的差異，對于學生的檔案會做出不同的管理，缺乏統一的管理標準，進而學生的檔案管理效率就得不到保證。

3.2 電子檔案管理人員的專業性不足

如今現代化技術在逐漸深入各行各業，信息技術也在電子檔案管理方面大展手腳，但是對于檔案管理方面許多學校還停留在紙質檔案管理的層面上，對于電子學籍檔案的管理中的重視不夠，無法發揮出現代化信息技術的特點，無法發揮電子信息技術在檔案管理方面所具有的優勢。信息技術比較復雜，熟練地進行電子信息檔案的管理需要專業的人員，電子學籍檔案的管理也不僅僅是信息的錄入，許多高中校領導對電子檔案管理還存在著一些誤區，沒有對檔案管理人員進行專業性的培訓，進而使學籍檔案的管理無法高效進行。

3.3 檔案的信息安全的重視不到位

學生的檔案具有很強的隱私性，學生檔案一旦丟失或者泄露會對學生將來的發展產生一定影響。因此，學校要重視學生學籍檔案的信息安全。電子文檔相對于紙質文檔而言更加容易被修改，而且文件一旦被修改就很難找回之前的相關信息，這樣會使學校在信息核對的過程中發現信息不一致或者查找不到原來的真實信息，對于惡意修改人員難以追查，相應的證據也不能及時保存。因為學生的學籍信息都保存在電子文檔中，所以學校在進行電子學籍檔案管理的過程中一定要重視檔案的信息安全。另外很多學校沒有相應的信息安全保護系統，雖然目前還沒有出現比較嚴重的黑客盜取學生信息事件，但是對于學生的信息安全而言，學校要做好的準備工作，制定出如果學生檔案信息泄露以后的補救工作。

4 加強學籍檔案管理的方法

4.1 加強學校檔案管理系統的統一以及相關制度的建立

學籍檔案的管理工作要進行合理統一，對于管理方式要規范化，加強對檔案的收集、利用、記錄、歸檔工作的管理，要切實結合《檔案法》，在進行檔案管理的過程中要結合本校的實際教學制度，另外學生的檔案是人事檔案的重要組成部分，因此，學校在進行學生學籍檔案管理的過程中要與2018年新出臺的《干部人事檔案工作條例》緊密相連，對于信息技術要充分利用，推進檔案信息化建設。由于學籍檔案的特殊性，學校在進行檔案管理的過程中要學習和落實《檔案法》中的條例，加強學校檔案管理系統統一的同時建設相應的檔案管理制度。

4.2 加強對電子檔案管理人員的專業技術培訓工作

電子檔案的管理人員需要熟練應用現代化信息技術，在進行管理人員選擇的過程中要求管理者要有一定的計算機基礎，積極招聘計算機專業人員。在學籍檔案管理團隊組建的過程中，校方要根據隊伍中工作人員的不同性格特點進而使用不同的搭配方式，打造出一個能夠完美完成檔案管理工作的管理團隊。

4.3 做好學生的檔案信息安全保護工作

電子檔案在管理的過程中要始終把信息安全放到首位，學生的信息在錄入的過程中要保留相關的錄入痕跡，對于檔案的錄入時間做好記錄，對于檔案的管理人員要制定相應的責任管理，學生信息誰錄入就誰負責，完善相應的問責工作。另外在學籍檔案查詢的過程中要注重信息的安全，對于檔案的查詢者要設置相應的級別設置，不同級別的查詢這開放不同量的學籍信息，對于特別隱私的信息要進行規范化處理，控制學生信息的傳播范圍。另外，學校要建設相應的信息安全系統，在如今的互聯網時代，黑客攻擊事件屢見不鮮，一些不法分子會通過盜取學生的檔案信息進而謀取眾多利益，因此學校要建設相關的信息安全管理系統，將潛藏的危險扼殺在搖籃之中，不斷強化電子檔案管理人員的信息安全意識，提高應變不良情況的能力.

5 總結

在我國教育水平不斷提高的情況下，學生的學籍管理工作在不斷受到重視，使用電子文檔的方式進行學生學籍管理是必然趨勢。因此，學校要加強學籍管理工作制度的建設，提高學籍檔案管理人員的專業水平，注重學生的檔案信息安全工作，進而推動我國教育的發展。

參考文獻

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學（修訂本）[M].中國人民大學出版社，1994.

[2]黨躍武，譚詳金.信息管理導論[M].高等教育出版社，2008.

[3]朱愛卿.淺談新形勢下高中學籍檔案管理[J].工作指導，2019（8）.

[4]孫莉莉.高中學籍檔案的數字化管理[J].蘭臺世界，2017（9）.