探析加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

韓晴晴 王標(biāo)

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作，高度重視檔案管理工作，立足于實(shí)際情況對(duì)其展開科學(xué)規(guī)劃，對(duì)事業(yè)單位各類檔案資源進(jìn)行有效運(yùn)用，使事業(yè)單位決策更加科學(xué)。新形勢(shì)下，檔案并不是簡(jiǎn)單地整理和記錄工作，記錄了事業(yè)單位各個(gè)方面的大小事宜，有利于確保單位內(nèi)部管理的最優(yōu)化。對(duì)此，本文主要對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題

檔案真實(shí)記錄了人類社會(huì)發(fā)展的歷程，利用檔案可以有效回顧和分析人類發(fā)展的歷史，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)，以此為社會(huì)的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新形勢(shì)下，我國(guó)的事業(yè)單位在發(fā)展中面臨著轉(zhuǎn)型等各種問(wèn)題，因此需要高度重視檔案管理工作，積極總結(jié)和反思發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，以此促進(jìn)自身良好發(fā)展?，F(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位在開展檔案管理中仍存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了事業(yè)檔案管理工作的順利開展，因此，積極探討加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑具有十分重大的意義。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）忽視檔案管理工作。當(dāng)前，我國(guó)部分事業(yè)單位檔案管理人員在開展檔案管理工作的過(guò)程中，片面的認(rèn)為只要檔案不丟失即可，無(wú)需投入諸多的資金和精力。就算檔案管理工作不會(huì)影響事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，但卻嚴(yán)重影響了人民群眾的工作生活。因?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員不夠重視檔案管理工作，造成在對(duì)管理制度予以制定的過(guò)程中，不夠合理和科學(xué)，導(dǎo)致各種管理問(wèn)題出現(xiàn)。甚至還會(huì)讓事業(yè)單位檔案管理人員在開展工作的過(guò)程中，出現(xiàn)一些違規(guī)行為，對(duì)事業(yè)單位的持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展造成了嚴(yán)重阻礙，不利于提高單位經(jīng)濟(jì)效益。

2）檔案管理制度缺乏完善性?，F(xiàn)階段，諸多事業(yè)單位因?yàn)椴粔蛑匾暀n案管理，進(jìn)而造成檔案管理制度缺乏完善性，這就導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)自身工作責(zé)任不了解，容易出現(xiàn)應(yīng)付了事的現(xiàn)象，或出現(xiàn)一些難度較大的事情和一些責(zé)任盲區(qū)無(wú)人負(fù)責(zé)。此外，不能對(duì)具體的工作流程予以明確，檔案管理人員在開展檔案管理工作的時(shí)候，不能將自身的工作效率有效提高，同時(shí)因?yàn)楣ぷ髁鞒滩幻鞔_，不能貫徹落實(shí)一些檔案管理工作[1]。除此之外，因?yàn)闄n案管理制度力度不夠，難以有效保證檔案管理人員的執(zhí)行力度，缺乏制度的約束，對(duì)員工的工作積極性造成了極大的影響。

3）檔案管理信息化水平較低。現(xiàn)階段，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，檔案信息化進(jìn)程越來(lái)越快。但部分事業(yè)單位仍運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，同時(shí)沒(méi)有采用信息化技術(shù)，從而對(duì)單位檔案管理工作的效率和成本造成了影響，促進(jìn)了工作人員工作量增大，同時(shí)也加大了查閱利用檔案的難度。一些檔案雖然已經(jīng)開始運(yùn)用了信息化手段開展檔案管理力度，但仍有很多問(wèn)題存在，如缺乏信息化人才，諸多檔案管理人員靈活運(yùn)用軟件系統(tǒng)開展檔案管理工作，不能第一時(shí)間解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提升造成了影響。

4）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低。我國(guó)事業(yè)單位的管理者在開展管理工作過(guò)程中積累了較為豐富和扎實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，這有利于更好地開展事業(yè)單位的服務(wù)管理信息化建設(shè)，但也有一些管理者的綜合職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平不高，事業(yè)單位管理人員整體素質(zhì)較低，工作能力水平良莠不齊，還需要進(jìn)一步研究針對(duì)檔案管理工作人員所制定的專業(yè)培訓(xùn)制度。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

1）高度重視事業(yè)單位檔案管理工作。高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，是將事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題有效解決的重要途徑[2]。在高度重視檔案管理工作的過(guò)程中，就要在思維方式上有所體現(xiàn)，同時(shí)還應(yīng)在實(shí)際行動(dòng)上體現(xiàn)出來(lái)。尤其是事業(yè)單位的高層管理人員和基礎(chǔ)管理人員，要積極對(duì)我國(guó)在檔案管理方面的先進(jìn)制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，如此可以加深其對(duì)檔案管理工作深層含義的了解。若是事業(yè)單位忽視檔案管理工作的開展，會(huì)影響人民群眾對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)。此外，還要在行動(dòng)上充分體現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視。第一，事業(yè)單位要積極建立健全管理制度，融合實(shí)際存在的狀況和今后發(fā)展?fàn)顩r，有效保證今后工作人員順利開展檔案管理工作。第二，事業(yè)單位內(nèi)部要積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳。第三，事業(yè)單位高層管理人員，要明確檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作流程，如此既能使員工行為得到規(guī)范，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率顯著提高。

2）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度可以確保有序開展檔案管理工作，只有保證檔案管理制度更加完善和規(guī)范，才可以有效約束和管理檔案管理工作，有序開展檔案管理工作的各項(xiàng)流程，促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量有效提升。所以檔案館在優(yōu)化檔案管理工作的過(guò)程中，首先必須積極優(yōu)化和完善檔案管理制度，檔案館要立足于新時(shí)期工作的開展趨勢(shì)和要求，與檔案館現(xiàn)階段的工作情況相結(jié)合，不斷完善檔案管理制度，要確保檔案管理工作可以和新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求相符，要為檔案的應(yīng)用提供方便。除此之外，建立健全的檔案管理制度必須約束工作人員，檔案管理制度中需要明確工作人員的職能和要求，嚴(yán)格要求工作人員的行為，規(guī)范檔案管理的流程，同時(shí)將相應(yīng)的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制制定出來(lái)，監(jiān)督和激勵(lì)工作人員，以此促進(jìn)其工作質(zhì)量和工作效率顯著提升。

3）提高檔案管理工作的信息化程度。當(dāng)前，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，同時(shí)在社會(huì)各行各業(yè)中信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，所以將事業(yè)單位檔案工作的信息化程度提高意義極為重大，互聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在檔案管理工作方面具有十分理想的應(yīng)用前景，有效解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)技術(shù)是就海量數(shù)據(jù)展開高效率收集、處理和分析的一種技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算技術(shù)則增強(qiáng)了大數(shù)據(jù)處理效率，借助應(yīng)用這些信息化技術(shù)，可以更加智慧化管理事業(yè)單位的檔案管理工作，從而有效提高檔案管理工作的效率。同時(shí)，還可以高效率分析檔案數(shù)據(jù)，從而確保事業(yè)單位在做相關(guān)決策的過(guò)程中有據(jù)可循。

4）提高檔案管理人員素質(zhì)。現(xiàn)階段，檔案管理模式日趨完善，要求檔案管理人員提高自身水平，檔案管理人員的素質(zhì)水平和檔案工作的質(zhì)量息息相關(guān)，所以，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。就各單位而言，促進(jìn)檔案管理人員水平提高意義極為重大，在工作中要大力教育培訓(xùn)現(xiàn)有人員，同時(shí)積極把檔案專業(yè)人才引進(jìn)[3]。首先，針對(duì)現(xiàn)有工作人員，在給予其鼓勵(lì)，讓其積極自主學(xué)習(xí)，同時(shí)加大對(duì)其的培訓(xùn)力度，或讓其外出參與檔案專業(yè)培訓(xùn)班，或向檔案專家發(fā)出邀請(qǐng)，讓其到本單位授課，確保工作人員可以接受更加系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而促進(jìn)其檔案業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平有效提高。其次，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，特別是要注重引進(jìn)復(fù)合型人才，多引進(jìn)年紀(jì)輕、學(xué)歷高、檔案專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的人員，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，不斷對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行改善。最后，積極管理檔案管理人員，促進(jìn)其責(zé)任感和職業(yè)道德增強(qiáng)，將獎(jiǎng)懲工作做好，以此把管理人員的工作積極性和熱情有效激發(fā)出來(lái)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在事業(yè)單位管理中檔案管理是極為重要的組成部分?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，諸多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的開展引起了高度重視。但在實(shí)際工作中仍有諸多問(wèn)題存在，如重視程度不夠、檔案管理制度缺乏完善性、檔案管理信息化水平較低、檔案管理人員專業(yè)水平不高等問(wèn)題。對(duì)此，事業(yè)單位工作人員應(yīng)立足于整體，積極對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大人民群眾。

參考文獻(xiàn)

[1]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013（30）：214-214.

[2]遲曉霞.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：71-71.

[3]袁亮.淺議事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].農(nóng)村實(shí)用科技信息，2018（3）.