試析現代檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，檔案管理技術和管理水平也在不斷提升。現代檔案管理中，電子檔案管理的優勢得到凸顯，不僅加快了檔案信息傳輸速度，擴大信息影響范圍，也加快了社會發展進程。本文將對電子檔案管理優勢和存在的問題進行分析，提出加強電子檔案管理相關對策，希望能夠為相關工作提供參考。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;對策

檔案信息是人們在社會活動中形成的原始記錄，具有較高的保護價值和社會利用價值。進入到信息化時代，社會發展進程在不斷加快，加強電子檔案管理，不僅能夠擴大檔案信息應用范圍，還能提高檔案信息管理效率。

1 電子檔案概述

電子檔案是基于計算機技術和軟件研發技術基礎上產生的。具有保護價值和應用價值的檔案經過歸檔后，形成電子文件，這些電子文件構成了現代檔案管理中的電子檔案。隨著我國社會發展和信息時代的來臨，電子檔案信息充分發揮出自身優勢，不僅擴大了信息影響范圍，也提高了社會工作效率[1]。

2 電子檔案管理優勢

2.1 資源共享優勢

電子檔案是基于現在科技基礎上而形成的，電子檔案管理與互聯網科技的融合讓電子檔案信息共享成為現實。通過計算機網絡系統，社會各界能夠在相應的權限范圍內進行資源共享，打破了傳統檔案信息所受的時間和空間限制，同時，通過資源共享優勢，能夠實現多點查閱，不同部門或不同使用者能夠結合電子檔案信息進行高效的溝通和交流，加快了信息使用者工作效率。

2.2 原件保護優勢

電子檔案的出現改變了傳統檔案信息獲取方式。在傳統模式下，紙質檔案作為查閱和資料調取的主要信息載體，在保存和查閱過程中將增加紙質檔案的損壞概率。電子檔案改變了信息獲取存儲和查閱方式，具有較高的安全性。電子檔案出現降低了紙質原件的使用頻率，降低原件損壞概率。

2.3 提升效率優勢

電子檔案管理將檔案信息與當前互聯網科技和信息技術相結合，改變了傳統的信息查閱過程，發揮出網絡開放性和便捷性的優勢，提高使用者信息查閱效率。同時，當前大數據技術的應用，也加快了信息檢索速度，提高了信息查閱的準確性。

2.4 隱私保護優勢

現代檔案管理中，電子檔案管理利用互聯網技術和計算機技術，能夠對查閱者權限進行限制。在具有登錄權限的基礎上，管理系統才允許用戶在授權范圍內獲得信息服務。電子檔案管理利用現代科技手段對檔案隱私進行有效保護，并實現科學化和信息化管理。

2.5 經濟效益優勢

社會的發展加大了檔案信息使用頻率，傳統的檔案信息管理模式無法滿足現代社會發展需求，電子檔案的出現加快了檔案信息存儲和查閱的工作效率，減少了傳統檔案管理方式對人力資源的占用，提高了檔案管理的經濟效益。此外，電子檔案信息能夠通過網絡進行傳播，改變傳統管理模式下用戶查閱的路徑，提高了用戶信息使用效率，進而促進社會經濟效益的提升[2]。

3 電子檔案管理現狀

3.1 互聯網環境的威脅

互聯網科技的發展帶來了現代檔案管理中電子檔案管理的快速發展，提高檔案信息服務效率，擴大了檔案信息服務范圍。但是，互聯網的開放性也給電子檔案管理帶來了新的挑戰。隨著當前網絡科技的發展和普及，網絡已經成為群眾共同應用的資源，在這種開放性的環境中，網絡中病毒將對電子檔案管理系統構成侵擾，降低網絡運行速度，竊取電子檔案信息，襲擊電子檔案操作系統等。而且，網絡開放性也給黑客入侵電子檔案管理系統帶來了便利條件。基于互聯網為傳輸基礎的電子檔案管理面臨著來自網絡環境的威脅。

3.2 專業管理人才短缺

電子檔案管理是基于現代科技發展基礎上而逐漸形成的，計算機技術、網絡技術和信息通信技術具有發展時間晚、發展速度快、技術更新快的特點。而且，計算機技術帶動了全社會的變革，加大了對高端科技人才的需求;而電子檔案管理方面人才不僅需要具有高端技術的應用能力，還需要具有檔案管理相關知識，這種要求無形中縮小了人才獲取的范圍。因此，現代檔案管理中電子檔案管理人才短缺問題較為突出。

3.3 安全防范意識不足

檔案信息是人們在社會活動中形成的原始記錄，其中不僅包含了各類隱私資料還包含了大量的社會活動信息，具有重要的保護價值和社會價值。例如：當前很多不法商家和個人可以收集社會公眾隱私信息，通過各種手段謀求自己私利，甚至通過獲取私人信息騙取錢財，帶來了較大的負面影響。在實際工作中，一些檔案信息管理工作人員安全管理意識不足，安全管理手段欠缺，帶來檔案信息管理風險。

4 加強現代檔案管理中電子檔案管理策略

4.1 加強電子檔案管理人員培養

要加強現代檔案管理中電子檔案管理，需要解決當前人才短缺問題。人才的培養和吸納，一方面要依賴于社會招聘，吸收具有高端科技人才補充到檔案管理隊伍中來，通過這些人才的專業技術解決現實存在的技術問題，帶動其他管理人員綜合能力提高;另一方面，通過人才培訓提高目前電子檔案管理人員的綜合素質。此外，現代檔案管理中，要對人才需求進行合理調研和考察，將短期培養與長期培養結合起來，對于急需人才需要加大內部培養力度，對于人才儲備，需要與各大高校合作，建立雙師型教學模式，形成人才戰略培養機制。

4.2 提高信息安全防護技術

電子檔案信息具有較高的保密性，因此，要加大網絡系統安全維護，設置防火墻，加大授權管理力度，利用現代技術手段作為技術支持，利用科學管理機制作為制度支持，實現信息安全管理兩手抓。這樣不僅能夠提高網絡環境下信息安全性，還能夠規范電子檔案信息管理操作流程，提高檔案管理水平。

4.3 提高電子檔案安全管理意識

要加強電子檔案管理，需要加強工作人員安全意識培養。一方面，通過培訓，提高工作人員安全管理手段，豐富員工安全管理知識，提高員工工作技能;另一方面，建立有效的獎懲機制，規范員工電子檔案信息操作，嚴格執行管理規范和相關要求，從而促進員工綜合素質提升[3]。

5 結束語

現代檔案管理中，電子檔案管理是基于現代科技發展基礎上產生的，在實際應用中彰顯出自身優勢，推動了社會發展。但是，在實際應用中也面臨著許多問題，需要不斷加強電子檔案管理研究，提高員工安全管理意識，加強人才培養，這樣才能符合時代發展需求，最大程度滿足用戶服務需求。

參考文獻

[1]馬英.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].科技展望，2017（11）.

[2]李寶華.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].中國高新技術企業，2017（1）：193-194.

[3]蘇建華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（24）：125-125.

作者簡介

汪平（1984-），男，漢，成都，本科，研究實習員，四川省藝術研究院，圖書情報。