加強高校教學檔案管理工作的路徑分析

摘 要：高校教學檔案管理是高校管理的重要組成部分，為高校發(fā)展提供重要支持。目前高校教學檔案管理還存在不少問題急需解決，可從提升檔案管理人員業(yè)務能力、完善檔案管理制度、明確檔案管理方式等方面加強。

關鍵詞：高校;教學檔案;檔案管理

高校教學檔案內容繁多，既包含學生參與的與學習相關的各項活動情況，又囊括教師教育教學活動的過程記錄，是高校教育教學活動的真實體現(xiàn)，也是高校重要的教學資源。對教學檔案的整理、歸檔是對高校當下工作的總結，也給未來工作提供思路，因此教學檔案對高校工作有著舉足輕重的作用。因此，我們需要厘清思路，科學管理教學檔案，使其能更好地為高校工作服務。

1 高校教學檔案管理工作的不足之處

1.1 教學檔案管理人員業(yè)務能力尚需提高

高校多存在人員不足的情況，行政崗位干事多從教學系部抽調，這就導致了從事教學檔案管理工作的人員非文秘等相關專業(yè)出身，對檔案的整理、歸檔和保存等業(yè)務不熟悉的現(xiàn)象出現(xiàn)。高校教學檔案種類繁多，幾乎涉及高校全部工作，業(yè)務不專的管理人員對待檔案工作隨意，對各種檔案的重要性、密級程度、保存方式等不甚了解，常常在向相關部門提供數(shù)據(jù)材料后就認為工作結束，忽略了材料的歸檔工作。多數(shù)數(shù)據(jù)材料會重復使用，如不妥善存檔，對日后工作的開展也會帶來不必要的困難。

1.2 教學檔案管理制度仍需完善

高校多重視日常教學活動的開展過程，忽略其中應產(chǎn)生的用于存檔的文字材料。高校某些行政部門在開展工作之初缺乏規(guī)劃，未考慮到在工作過程中對各教學系所提供的數(shù)據(jù)應進行統(tǒng)一性規(guī)范化處理，常常在系部提交各自的數(shù)據(jù)材料后才根據(jù)情況做統(tǒng)一要求，這就導致了工作時常出現(xiàn)不必要的返工現(xiàn)象。這也體現(xiàn)了高校對教學檔案管理工作的不重視，缺乏相應制度的約束。制度的不完善，使得各項已開展的工作出現(xiàn)文字材料數(shù)量少、格式不規(guī)范、內容不詳實、保管不合理等情況[1]。

1.3 教學檔案管理方式還需明確

隨著信息化的發(fā)展，高校教學檔案工作多在計算機上完成，利用電子信息存檔為我們節(jié)省了空間資源，也增大了我們保存檔案資料的容量。信息化為檔案管理工作帶來方便的同時，也為檔案管理工作人員帶來挑戰(zhàn)。信息化加快了我們的工作速度，這就會給我們帶來更多的教學檔案資料，這些資料如何處理、以何種方式存檔也給我們帶來了難題。同時因為以上提到的教學檔案管理人員業(yè)務不精的原因，部分人員無法厘清檔案材料日后的用途，因此忽略了紙質化保存的傳統(tǒng)方式，認為電腦存盤萬無一失。教學檔案管理方式不明確尤其是對紙質化保存的不重視導致檔案丟失、檔案版本過多等。

2 加強高校教學檔案管理的路徑

2.1 提升教學檔案管理人員的業(yè)務能力

教學檔案的管理工作與高校教學活動開展息息相關，這也對高校教學檔案管理人員提出了要求。高校教學檔案管理人員的業(yè)務能力決定了教學檔案管理工作的質量。高校在招聘教學檔案管理人員時，應當將檔案管理專業(yè)知識作為考核內容之一，擇優(yōu)錄取。對于從事檔案管理工作的人員，高校應加強指導，定期開展培訓工作，不僅組織其學習規(guī)章制度，也要給予到兄弟院校等外出學習交流的機會，亦或是邀請行業(yè)專家到校指導。此外，高校也應對教學檔案管理人員進行不定期的考核，促使檔案管理人員注重自身業(yè)務能力的提升。

2.2 完善高校教學檔案管理制度

制度的完善不僅是對檔案管理人員的約束，也是為了檔案管理工作更好的開展，并促進檔案管理工作的規(guī)范化，為檔案管理工作指明方向。高校認識到教學檔案管理工作的重要性，不能將教學檔案管理理解為只是檔案管理人員的工作，而應加強引導，讓每一位教職員工充分意識到教學檔案與自身工作、個人發(fā)展密切相關，做好教學檔案相關工作。同時，高校不但要組織教學檔案管理人員學習國家相關教學檔案的法律法規(guī)并依據(jù)其開展教學檔案管理工作，也要結合自身工作實際，將工作細化，建立適合本校特點的教學檔案管理制度，使工作更規(guī)范[2]。

2.3 豐富教學檔案管理工作的方式

信息化的出現(xiàn)不僅改變了我們的日常辦公也改變了我們檔案管理工作的方式，為我們的教學檔案保存提供了方便。我們的日常已經(jīng)離不開電腦，教學檔案也多依賴于電腦存盤，但是由于電子文件保存方式不夠規(guī)范，同時教學檔案管理人員普遍認為電腦存盤較紙質化保存方式安全，忽視了電腦存盤實際上也存在風險，除了這種保存方式，還可以考慮利用網(wǎng)盤、QQ群等方式保存材料，不僅不用擔心電腦損壞檔案材料丟失的風險，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)存盤實現(xiàn)隨時隨地獲取資料。雖然信息化給我們檔案管理帶來了方便，但是我們也不能完全擯棄紙質化存檔，要厘清信息化存檔和紙質化存檔的區(qū)別，根據(jù)材料的性質選擇適合的存檔方式。同時，高校應加大資金投入，引進教學管理軟件，方便教學檔案管理的同時，還可為師生利用教學檔案材料提供途徑。

高校教學檔案涉及的內容繁多，高校領導、全體教職工應當引起重視，配合教學檔案管理人員做好工作，不僅利于自身發(fā)展，也促進學校的長遠發(fā)展。

參考文獻

[1]魏曉琳.加強高職院校教學檔案管理工作的幾點思考[j].辦公室業(yè)務，2019，06：109-113.

[2]王爽.高校教學檔案管理存在的問題及對策[j].蘭臺內外，2019，02：25-26.

作者簡介

李西妮（1987-），女，壯族，廣西馬山，高校講師，碩士研究生，廣西現(xiàn)代職業(yè)技術學院機電工程系教務秘書，研究方向：大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)及就業(yè)指導。