新時期人事檔案管理工作的重要性及創新模式思考

摘 要：眾所周知，人事檔案管理工作在人們生活中占據很重要的地位，其扮演著重要的角色。首先，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，以及人們工作經歷的具體情況。其中，人事檔案的作用有以下幾個方面：對職工個人而言，它可以為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續;提供婚姻狀況證明;為流動人員提供身份認定和辦理社會保險;為員工代辦申報職稱;根據檔案確定退休年齡;根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整;出具與人事檔案有關的證明材料等等。所以，在新時期下一定要對人事檔案管理工作進行創新。

關鍵詞：新時期;人事檔案;管理工作;重要性;創新模式

眾所周知，人事檔案管理工作是十分重要的，它不僅是機關單位對人事考評的重要依據，同時也是人事管理重要的組成部分。而且，從一個單位的人事檔案管理工作中，可以看出這個單位的整體工作效率與質量，這對整個機關單位的發展有很大的影響。因此，我國機關單位一定要對人事檔案管理工作加以重視，深入分析自身人事檔案的現狀，努力做好新時期下人事檔案管理工作，這樣可以有效的促進機關單位工作的有序進行。

1 人事檔案管理工作的重要性

1.1 為人才選拔提供重要的依據

對人事檔案進行有效的管理，可以為機關單位的人才選拔提供重要的依據。在具體的實踐過程中，很多機關單位在招聘人才時，要對應聘人員進行全方位了解。此時，單位領導就可以通過他們的個人檔案對他們的學習經歷、工作經歷、榮譽等進行一定的了解，將其作為聘用的依據之一。除此之外，單位在對工作人員進行提拔時，也可以通過人事檔案了解他們在機關單位所做貢獻的大小，并通過他們的業績、素質以及能力等給予他們客觀的評價，這樣有助于機關單位選拔出優秀的人才。

1.2 實現人力資源的最佳配合

對人事檔案進行有效的管理，可以實現人力資源的最佳配合。眾所周知，人事檔案不僅是對個人一個比較公平的歷史評獎資料，同時也是提高人力資源使用價值以及效率的重要方法。但是，對于很多機關單位來說，人力資源是在不斷變動的，這嚴重影響到了機關單位的可持續發展。所以，在具體的實踐過程中，人事檔案管理工作一定要對人才進行科學的評價，并對其進行有效的預測，以此來實現人力資源信息的共享。這樣就可以幫助機關單位對人力資源進行有效的

配合。

2 新時期檔案管理工作的特點

2.1 服務對象、管理對象與管理機構的社會性

在新時期，檔案管理工作具有服務對象、管理對象與管理機構社會性的特點。眾所周知，現如今我國社會主義市場經濟體制正在不斷的發展，與此同時很多與之相適應的經濟組織形式產生，這不僅加快了人才的流動性，同時，也出現了新型的人事管理制度，其中對人事檔案的管理工作就很重要，被賦予了社會化的性質。在新的時期，我國建立了更具有社會性的檔案管理制度，這種制度不再局限于管理本單位的人事檔案，而是面向整個社會，而服務對象包含了整個社區內的工作人員，為他們進行檔案管理的服務，由此可見，其也具有社

會性。

2.2 對人事檔案要求的多樣性

在新的時期，機關單位對人才的需求越來越大，只有擁有了高水平的人才，才可以提高單位工作的質量與效率。因此，機關單位一定要積極的引入各方面的專業人才。但是，在人才引入的實際工作中，會存在很多的不確定性，這時就涉及了檔案管理工作。此外，對于檔案的使用者來說，由于他們使用途徑以及目的存在很大的差異性，所以，他們就會需要不同類型的檔案，此時就需要人事檔案的多

樣性。

2.3 檔案來源的廣泛復雜性

在新的時期，檔案管理工作具有來源廣泛復雜的特點。眾所周知，傳統檔案管理工作是十分單一的，只有歸檔、檔案收集、整理、加工以及提供使用等職能，因為這些檔案只供企業內部使用。

3 新時期對檔案管理工作創新模式的提升對策

在新時期對檔案管理工作進行創新模式的研究，可以從以下幾點出發：

3.1 加強檔案管理制度建設

檔案管理工作本身的工作量較大，在機關單位，對于工作人員的業績，一定要進行及時的記錄，同時對于他們在完成工作時的實際情況也要進行歸檔保存，這樣可以為以后的評選提供很重要的依據。

3.2 提高檔案管理工作技術

計算機技術和檔案管理工作相結合，形成個性化、數字化、信息化等方面的特點，進而讓檔案管理工作效率得到有效提高，尤其是機關事業單位人員檔案管理工作，利用計算機技術深層次開發檔案價值，這樣可以對檔案進行有效的收集與管理，提高檔案管理工作的效率與價值。而且這種數字化的管理模式也有助于人們更加方便的使用檔案資料。

3.3 規范檔案管理工作方式

不僅要制定相應的制度，還要嚴格履行制度，在制度的基礎上，制定出統一的標準，讓檔案接收、轉移工作可以符合單位的實際發展狀況，從而保證檔案管理工作的規范性和完整性。同時在進行檔案管理工作時，還可以進行人才檔案信息的跟蹤、收集以及反饋機制體系，這是一種動態化的管理，可以保證人事檔案的完整性與有效性

3.4 提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，在很大程度上決定了檔案管理工作質量，因此在日常管理工作過程中，還要加強對檔案管理人員的培訓，通過提高管理人員的專業素質和綜合能力，促進檔案管理工作得到有效的開展。比如：長治市上黨區定期開展業務能力培訓，尤其是計算機應用技術和檔案管理操作基本技能，保證管理人員可以更加熟練掌握有關軟件，讓檔案管理工作中存在的問題可以及時

解決。

4 結語

綜上所述，可以了解到，人事檔案是十分重要的，它不僅可以促進機關單位的可持續發展，還可以為促進機關單位對人才的選拔。尤其是在新時期，對檔案的管理工作提出了新的要求。所以，各個機關單位一定要對自身檔案管理工作存在的不足進行研究，并根據新時期的發展特點，不斷進行檔案管理工作的創新。這樣不僅可以促進檔案管理工作的水平，還可以提高他們對檔案的有效應用。

參考文獻

[1]黃雄.事業單位改革與人事檔案管理創新[J].中共福建省委黨校，2003，（5）：26-28.

作者簡介

韓俊（1980-），女，漢，山西長治，長治縣人力資源和保障局，人力，中級，本科，研究方向：人事檔案管理。