關(guān)于做好鐵路工程建設(shè)檔案管理工作的思考

張瑩

摘 要：本文簡要分析了鐵路建設(shè)項目檔案的特點，簡要介紹工程施工文件組卷和裝訂整理的基本要求，總結(jié)分析了檔案形成過程中普遍存在的一些問題，提出了解決方案，并對加強鐵路建設(shè)項目管理企業(yè)檔案管理工作提出了合理化建議，可供鐵路建設(shè)項目或相關(guān)企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：鐵路;工程建設(shè);檔案;管理

1 鐵路工程項目文件歸檔整理過程中存在的問題及解決方案

1.1 鐵路工程項目文件涉及工程建設(shè)全過程，存在期限長、人員變動頻繁，造成收集歸檔困難

針對這一問題，我們在建設(shè)初始，下發(fā)檔案管理辦法，規(guī)定參建單位各層級應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。總結(jié)出了項目工程文件的“月檔案交接制度”，要求各施工工點，分別指定專人負(fù)責(zé)日常工程文件的收集、整理、填寫，月末向檔案室移交并辦理交接手續(xù)，由檔案室集中存放。這一做法的好處是：

1）避免了以往因工期長或人員更換造成項目文件遺失。

2）確保了檔案的齊全和真實。

3）對監(jiān)理工程師質(zhì)量把關(guān)起到督促作用。

4）清晰檔案管理責(zé)任，便于責(zé)任追究。

5）杜絕以往的檔案編制弊病：原始資料丟失、簽字不及、找不到資料原件而“閉門造車”等。

1.2 鐵路工程建設(shè)參建單位對文件形成及管理重視程度不夠

1）加強考核，納入公司日常管理制度。公司制定了一系列制度提出了具體要求，如：各參建單位必須按期移交完整齊全的項目文件，項目文件不齊全、不完整、不真實，驗收不合格的，不能進行末次驗工計價。日常管理中將工程文件的質(zhì)量納入信譽評價，納入安全質(zhì)量紅線管理。

2）加強日常檢查，樹立模板。日常加強對檢驗批、隱蔽工程的自檢及報驗、設(shè)計變更、施工日志填寫規(guī)范性的檢查，適時邀請上級單位檔案專家進行指導(dǎo)。評選出檔案管理較為規(guī)范的單位，組織全線進行觀摩，督促。

3）建立定期協(xié)調(diào)推進機制。定期召開歸檔推進會，會上對歸檔文件問題進行通報，對不合格文件整改及歸檔期限做出要求。對于歸檔不利的參建單位采取約談集團公司領(lǐng)導(dǎo)、通報批評等一系列措施。

通過以上措施，大力扭轉(zhuǎn)了參建單位對項目文件及歸檔工作的態(tài)度，壓實各參建單位的主題責(zé)任，做到責(zé)任劃分清晰，工作分工明確，響應(yīng)及時準(zhǔn)確，形成了上下聯(lián)動、高效協(xié)同、溝通到位的管理機制，提升了各參建單位歸檔工作積極性，提高了歸檔文件的質(zhì)量。

1.3 鐵路工程項目檔案著錄不夠規(guī)范

鐵路工程項目文件量大，工作人員素質(zhì)不一，造成鐵路項目檔案著錄不夠規(guī)范。主要體現(xiàn)為：著錄內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、著錄信息不完整。針對這一問題，我們采取一些列措施：

1）加強對檔案著錄人員進行培訓(xùn)。在著錄前對工作人員進行著錄原則、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的培訓(xùn)，提升著錄人員概括、分析問題的能力，講明著錄過程中應(yīng)注意的事項，明確工作計劃。

2）細(xì)化分工、增加專業(yè)人手進行指導(dǎo)。鐵路工程檔案量大，我們聘請原檔案館退休人員進行幫助指導(dǎo)著錄完畢后進行檢查整改，爭取條目完整清晰便于后期檢索利用。

3）加強審核，及時整改。工程部門對卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題等著錄內(nèi)容進行審核;上級檔案部門對著錄內(nèi)容進行抽檢。針對發(fā)現(xiàn)的問題舉一反三，進行整改，最終做到著錄規(guī)范，方便檢索利用。

2 關(guān)于加強鐵路檔案的幾點建議

2.1 增強責(zé)任感，加強檔案資源體系建設(shè)

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)管理工作水平和質(zhì)量效益的條件，在企業(yè)生存發(fā)展中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用。作為企業(yè)檔案管理人員，一是要具備高度的工作責(zé)任感，良好的工作素養(yǎng)，恪守職業(yè)道德，保守工作秘密，要本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的精神，盡心盡責(zé)做好本職工作。二是要樹立“大資源觀”，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，確保各門類檔案收集齊全完整。加強特色檔案資源建設(shè)，重點收集具有鐵路行業(yè)特點和鐵路企業(yè)重大活動的檔案，特別是聲像、實物檔案，不斷豐富和充實特色、專題檔案館藏，構(gòu)建覆蓋各系統(tǒng)、門類齊全、內(nèi)容豐富、載體多樣的檔案資源體系，以不斷豐富和優(yōu)化館藏，打造檔案信息競爭的新優(yōu)勢。三是增強工作的主動性和敏銳性，進一步拓寬檔案收集渠道，制定征集工作規(guī)劃和實施方案，除正常收集外，深入到各部門和車間，尋求散落的寶貴檔案，對珍貴的、有意義的檔案資料予以征集、購買，根據(jù)實際情況和需要，擴大檔案收集范圍，分批次、有組織、有計劃地開展對各種檔案的接收工作，不斷充實、豐富館藏，實現(xiàn)由單一化接收向多元化收集的轉(zhuǎn)變。四是利用現(xiàn)有館藏，主動地開展深層次的加工，做好檔案信息資源開發(fā)工作，編撰全宗介紹、大事記、專題概要、重要會議簡介、重大活動簡介等檢索工具，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用。

2.2 加強隊伍建設(shè)，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要：一是要建立檔案人員繼續(xù)教育制度，建立約束和激勵機制，激發(fā)檔案管理人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的積極性和主動性。二是培訓(xùn)內(nèi)容要與實踐相結(jié)合。按照“學(xué)做結(jié)合，按需設(shè)科，重視實效”的要求，遵守學(xué)以致用的原則，全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識及檔案管理各項規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，“知之愈明，則行之愈篤;行之愈篤，則知之益明”，理論學(xué)習(xí)之后要進行各門類和各種載體檔案的收集、整理、編目、保管、提供利用等方面的實務(wù)操作，通過學(xué)中干，干中學(xué)，以提高檔案人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能。三是要加強相關(guān)學(xué)科知識的學(xué)習(xí)。隨著鐵路企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級的深入和計算機技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越大，現(xiàn)有的管理方法和手段已不能滿足保管和提供利用的需求，因此要加強對檔案管理人員計算機、信息技術(shù)、檔案軟件等學(xué)科的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其成為集計算機管理、信息管理、檔案管理知識為一體的綜合型人才。

3 健全制度建設(shè)，確保檔案管理工作規(guī)范化

一是要建立鐵路企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理的模式。鐵路企業(yè)要建立黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各部門共同參與的檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)部門，配齊各項設(shè)施設(shè)備，實施檔案集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，為檔案的查閱利用和檔案信息資源的開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。二是建立健全檔案管理各項規(guī)章制度和崗位職責(zé)。應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，結(jié)合鐵路行業(yè)特點，建立檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、統(tǒng)計制度、鑒定銷毀制度、保密制度、檔案安全應(yīng)急制度、檔案工作流程和崗位職責(zé)等，確保檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是建立檔案驗收制度。檔案驗收是推進檔案管理規(guī)范化的重要途徑，是提高檔案專業(yè)化管理水平的有效載體。首先制定檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案資源、信息化、安全三大體系建設(shè)的具體要求，其次明確檔案機構(gòu)、隊伍、制度建設(shè)的具體內(nèi)容，使各級檔案人員對自己的工作目標(biāo)做到了然于心。在驗收過程中，通過查閱檔案臺賬和現(xiàn)場查驗相結(jié)合的形式，對各級基層單位檔案管理工作進行平推檢查驗收。驗收結(jié)束后，要根據(jù)驗收結(jié)果，對各單位檔案工作質(zhì)量進行綜合評價，排隊通報，對檔案管理工作的特色做法和典型經(jīng)驗進行總結(jié)、推廣，以不斷提升基層單位檔案管理水平。

4 結(jié)束語

鐵路建設(shè)項目工程文件的收集、整理和編制是一項細(xì)致繁瑣的工作，建設(shè)過程中技術(shù)工作人員不僅要熟悉資料的收集內(nèi)容、整理要求、編制方法，還需要有細(xì)心的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。負(fù)責(zé)鐵路建設(shè)的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、科研以及建設(shè)管理企業(yè)應(yīng)高度重視實施過程中的檔案工作，及時發(fā)現(xiàn)和處理過程中存在的問題，從加強檔案資源體系建設(shè)、提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和健全制度建設(shè)入手，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，實現(xiàn)項目檔案驗收與項目工程驗收同步，為切實發(fā)揮檔案的利用價值創(chuàng)造條件。