優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略分析

劉鵬 劉宏超

摘 要：檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，對(duì)于提升內(nèi)部管理工作的水平，保證醫(yī)院良好的運(yùn)營效果具有至關(guān)重要的意義。本文首先分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，之后闡述了優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略，創(chuàng)新檔案管理工作的方法與模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端問題，為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作與醫(yī)學(xué)研究工作的開展提供有效的參考依據(jù)，進(jìn)而提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，促進(jìn)國家醫(yī)療事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;質(zhì)量;策略

檔案是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中的重要信息資源，代表著醫(yī)院的精神與文化內(nèi)涵，也是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究工作的參考依據(jù)。當(dāng)前階段，由于管理人員的意識(shí)與能力不足，同時(shí)缺乏完善的檔案管理制度與體系，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作的效率和質(zhì)量較低，在很大程度上影響了醫(yī)院內(nèi)部管理工作的效果。因此，醫(yī)院需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作的水平，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理人員服務(wù)意識(shí)相對(duì)薄弱。當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中，由于管理人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)較低，進(jìn)而導(dǎo)致他們的服務(wù)意識(shí)較為薄弱，缺乏對(duì)服務(wù)對(duì)象的重視程度。在工作中，大部分管理人員的服務(wù)效率較低，缺乏正確的工作態(tài)度，行為散漫。同時(shí)，檔案管理人員通常年齡較大，文化水平偏低，在管理工作中仍然采用傳統(tǒng)、死板的方式，缺乏工作的靈活性，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)水平較低，不能及時(shí)對(duì)服務(wù)對(duì)象提供有效幫助。

2）缺乏健全的檔案管理體制。由于醫(yī)院管理者缺乏對(duì)檔案管理工作的重視程度，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏健全的檔案管理制度，檔案管理人員的工作無法做到有章可循，在沒有相關(guān)制度的規(guī)范與約束的情況下，檔案管理人員的職責(zé)劃分不明確，在工作中常出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的情況，協(xié)調(diào)性較差，難以保證檔案資料收集的連續(xù)性與完整性，導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以提高。

3）數(shù)字化程度偏低。當(dāng)前我國大部分醫(yī)院仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式為主，不僅增加了工作人員的工作量，同時(shí)，造成了管理步驟繁瑣，缺乏系統(tǒng)性的問題，不利于工作效率和質(zhì)量的提升，使得醫(yī)院檔案管理數(shù)字化程度偏低。部分醫(yī)院雖然采用了數(shù)字化檔案管理方式，但由于缺乏完善的檔案管理制度和規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，導(dǎo)致檔案管理過程中信息的搜集和整理與檔案的目錄不符。我國目前針對(duì)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展的問題缺乏統(tǒng)一的文件，導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過程中，缺乏可參考的數(shù)據(jù)依據(jù)。且醫(yī)院主要通過自主建立檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫，而大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫的功能目前只能停留在目錄檢索上，并未完全發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，進(jìn)而制約了醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展。

4）人才資源匱乏。醫(yī)院檔案管理工作需要管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，同時(shí)，能夠熟練操作與運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)而有效發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì)作用，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。但由于當(dāng)前大部分醫(yī)院缺乏專業(yè)技能型的人才，對(duì)檔案的管理工作流于形式，容易導(dǎo)致檔案資料的丟失，影響了檔案信息的安全性，在很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理工作的開展。

2 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略

1）提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。要提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，首先需要管理人員樹立正確的服務(wù)意識(shí)，明確醫(yī)院檔案管理工作的主要目的是提高檔案的綜合利用率。因此，在檔案管理工作中，工作人員需要時(shí)刻秉承著積極向上的服務(wù)理念，提升檔案管理工作的水平。醫(yī)院通過開展相關(guān)的服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)工作，有效提高管理人員的服務(wù)精神，并掌握專業(yè)的服務(wù)技巧。為幫助管理人員提升自身的服務(wù)水平，需要開展管理人員深入基層群眾走訪的活動(dòng)，充分了解大眾對(duì)檔案管理工作的要求，吸取更多的檔案管理的合理建議，進(jìn)而能夠?yàn)獒t(yī)院提供更好的服務(wù)。此外，管理人員在實(shí)際工作中需要針對(duì)醫(yī)院中的所有檔案進(jìn)行全面整理與保存，為醫(yī)院重大事項(xiàng)的決策提供準(zhǔn)確有效的依據(jù)。同時(shí)，對(duì)檔案的基本類別進(jìn)行分析，依據(jù)檔案管理的基本規(guī)律，合理設(shè)置關(guān)鍵詞，保證檔案查閱的效率，提升檔案管理工作的邏輯性，提高檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的效率。

2）建立健全的管理制度，優(yōu)化檔案管理工作流程。由于檔案管理制度缺失的問題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的流程缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，工作人員沒有做到嚴(yán)格按照工作步驟進(jìn)行操作，極大降低了醫(yī)院檔案管理工作的水平。因此，醫(yī)院需要依據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并加強(qiáng)在醫(yī)院內(nèi)部宣傳的力度，要求檔案管理人員明確自身的職責(zé)，保證他們嚴(yán)格按照工作的標(biāo)準(zhǔn)流程開展檔案管理工作。同時(shí)，管理人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并采取有效措施及時(shí)進(jìn)行整改，提高檔案管理工作的水平。此外，醫(yī)院需要建立專門的檔案管理部門，將醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的開展情況進(jìn)行有效整理與保存，為醫(yī)院的運(yùn)營和發(fā)展提供可參考的依據(jù)。

3）積極引進(jìn)專業(yè)技能較強(qiáng)的復(fù)合型人才。為提升檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院需要不斷完善獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，吸引大批專業(yè)技能較強(qiáng)的復(fù)合型人才，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)和能力。提高人才招聘的指標(biāo)和要求，需要人員掌握最基本的檔案管理知識(shí)和技能，還要具備互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)操作與運(yùn)用的能力。同時(shí)，定期開展教育培訓(xùn)工作和技術(shù)交流活動(dòng)，借鑒其他醫(yī)院優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)。此外，醫(yī)院還應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理安全培訓(xùn)工作的力度，提升管理人員對(duì)檔案信息保護(hù)的意識(shí)，并制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度，將管理人員的績(jī)效考核與檔案管理保護(hù)工作相掛鉤，一旦出現(xiàn)檔案信息丟失和泄露的情況，需要對(duì)管理人員進(jìn)行責(zé)任追究，有效提升檔案資料的安全性和完整性。

4）提升檔案管理的數(shù)字化水平。醫(yī)院首先要對(duì)檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，強(qiáng)化對(duì)檔案的收集、分類、整理、歸檔和保存工作的監(jiān)督力度，提升檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。同時(shí)，明確檔案業(yè)務(wù)處理的流程，確保各環(huán)節(jié)流程的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化程度，并制定技術(shù)性的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求管理人員按照技術(shù)的應(yīng)用與操作流程開展檔案的管理工作，避免由于技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息丟失情況的發(fā)生。醫(yī)院要依據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立功能全面的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并提高系統(tǒng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防御能力，避免由于非法侵入系統(tǒng)導(dǎo)致檔案信息被竊取問題的發(fā)生。此外，通過建立統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)，使檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)等形成有效鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，醫(yī)院各部門能夠借助信息化管理平臺(tái)搜索到需要應(yīng)用的檔案信息，有效簡(jiǎn)化了檔案檢索與借閱的流程，為醫(yī)院各部門工作效率的提升提供了可靠的技術(shù)支持。

3 結(jié)語

隨著國家新醫(yī)改方案的全面落實(shí)，對(duì)于醫(yī)院的內(nèi)部管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作作為醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)提高醫(yī)院的管理水平發(fā)揮著積極作用。因此，醫(yī)院需要不斷提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)與重視程度，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，提高管理人員的工作能力和水平，建立健全的檔案管理制度與體系，提升檔案管理工作的數(shù)字化程度，有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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