事業(yè)單位的檔案裝訂整理有效開展策略分析

摘 要：在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理則是其重要的工作內(nèi)容，而檔案裝訂整理作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，有效的開展檔案裝訂整理工作，能夠為事業(yè)單位各項工作的開展提供更好的指導(dǎo)。隨著時代的變遷，事業(yè)單位的檔案裝訂整理工作面臨的外部環(huán)境愈加復(fù)雜、嚴(yán)峻，檔案裝訂整理的過程中也存在著很多的問題，嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的開展，很難有效的保證檔案管理工作的質(zhì)量。鑒于此，本篇文章對事業(yè)單位檔案裝訂整理的有效開展策略進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;裝訂整理;開展策略

檔案管理對事業(yè)單位協(xié)調(diào)各項工作的開展具有重要的作用，而檔案裝訂整理則是其工作的重要環(huán)節(jié)，有效的檔案裝訂整理能夠為檔案管理工作的開展提供便利。裝訂整理后的檔案，不僅文件順序規(guī)整、外表美觀，還方便檔案管理人員對檔案的管理與保護(hù)，為今后檔案的調(diào)用提供便利，更好的為單位其他工作提供服務(wù)。因此，在現(xiàn)今這個時代下，事業(yè)單位則需要做好檔案裝訂管理工作，借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，探索出更多的檔案裝訂整理的方法，實(shí)現(xiàn)檔案裝訂整理工作的有效開展。

1 事業(yè)單位檔案裝訂整理的工作現(xiàn)狀

1.1 對于檔案裝訂整理工作不夠重視

很多事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，依舊停留在“你交我收，你不交我不管”的工作狀態(tài)，在檔案裝訂整理的過程中缺乏技術(shù)含量。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對于檔案裝訂整理工作的不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠有效的開展，很難為事業(yè)單位各項工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行提供服務(wù)。

1.2 檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

在很多事業(yè)單位的檔案管理中，一般是由文秘人員來兼職檔案的管理工作，并沒有設(shè)置專門檔案管理部門與人員的崗位與編制。但是，由于文秘人員還需要負(fù)責(zé)本單位的參觀接待工作，對于檔案的裝訂與整理缺乏責(zé)任意識，嚴(yán)重的影響到了檔案裝訂整理工作的效率與質(zhì)量。

1.3 檔案裝訂整理工作不夠規(guī)范化

事業(yè)單位在建立之初，一般是由政府各部門之間的協(xié)調(diào)與合作完成的，其中涉及的部門較多，資料涉及的范圍也較廣，檔案管理的工作內(nèi)容繁多，并且任務(wù)較重。但是，事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理部門，沒有形成健全的檔案管理機(jī)制，更沒有專業(yè)的檔案管理人員對文案資料進(jìn)行搜集與整理，最終導(dǎo)致檔案裝訂整理工作不夠規(guī)

范化。

1.4 檔案管理工作信息化程度不夠高

現(xiàn)階段的社會正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，信息化社會的發(fā)展趨勢已成為必然，信息技術(shù)得到了各個領(lǐng)域的應(yīng)用與推廣。在事業(yè)單位的運(yùn)行中，也逐漸的借助計算機(jī)開展檔案管理工作，有效的提升了檔案裝訂整理工作的效率與質(zhì)量。但是，事業(yè)單位對于信息技術(shù)的應(yīng)用處于淺層次的階段，并沒有將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，很難有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2 事業(yè)單位檔案裝訂管理工作的有效開展策略

2.1 優(yōu)化的檔案管理隊伍的建設(shè)

首先，在檔案管理部門的日常工作中，則需要定期對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核，不斷的提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平，為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，在檔案管理部門的日常工作中，管理層則需要對工作人員進(jìn)行思想政治教育，不斷的增強(qiáng)檔案裝訂整理人員的責(zé)任意識與政治覺悟，促使檔案裝訂整理人員能夠做好本職工作，不斷的提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

2.2 建立健全檔案管理工作機(jī)制

在檔案管理工作開展的過程中，必須建立健全檔案管理工作機(jī)制，確保檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格的遵守檔案管理的規(guī)章制度，有效的進(jìn)行檔案裝訂整理工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門就要建立健全檔案管理工作機(jī)制，通過管理方法與技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化與完善，有效的提升檔案裝訂整理工作的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位各項工作的順利進(jìn)行提供便利，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

2.3 規(guī)范事業(yè)單位的歸檔范圍

事業(yè)單位的歸檔范圍主要是以事業(yè)單位的實(shí)際活動為依據(jù)，檔案整理的內(nèi)容能夠清晰的反映出事業(yè)單位的每一項日常活動。因此，事業(yè)單位對于接收的資料，首先就要確定資料內(nèi)容的歸屬，確保事業(yè)單位的資料有效的實(shí)現(xiàn)歸檔，避免發(fā)生檔案遺漏的問題。另外，檔案整理的內(nèi)容也是對事業(yè)單位職能與業(yè)務(wù)方面的反映，其將單位的隸屬關(guān)系、運(yùn)用價值等作為歸檔的出發(fā)點(diǎn)，確保不會遺漏有價值的問價。此外，事業(yè)單位還需要增強(qiáng)對歸檔文件的裝訂整理，確保檔案的完

整性。

2.4 明確事業(yè)單位的保管期限

事業(yè)單位的檔案管理中，對于保管年限的分類，一般為永久和定期。永久保存則是指對檔案進(jìn)行永久保存管理，事業(yè)單位對具有長遠(yuǎn)價值的檔案則會定為無期限的保存。定期保存則是對檔案分期限進(jìn)行保存，一般為10年和30年兩種。明確事業(yè)單位檔案保管的期限，能夠為檔案歸檔編排裝訂提供便利，工作人員對檔案進(jìn)行編號時，可以依據(jù)檔案的保管期限進(jìn)行分類，永久保存的檔案編襯流水件號，而10年、30年保管期限的歸檔文件中不允許混編一個流水號。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化

在新時代的社會發(fā)展中，信息技術(shù)的優(yōu)勢越來越凸顯，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化也是時代發(fā)展的需求。因此，事業(yè)單位就要對當(dāng)下社會發(fā)展的形勢有清晰的認(rèn)識，不斷的增強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，事業(yè)單位就要增加對檔案管理投入，為其配置信息化設(shè)備，對工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，有效的保證工作人員能夠應(yīng)用計算機(jī)開展工作;其次，則需要事業(yè)單位借助計算機(jī)建立對應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對檔案資料信息實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)性的管理，有效的提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

3 結(jié)束語

如上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容，對于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行具有重要的作用。作為檔案裝訂整理的工作人員，就要依據(jù)本單位的檔案管理工作情況，不斷的學(xué)習(xí)與借鑒先進(jìn)的檔案管理方法，使檔案管理工作更好的適應(yīng)新時代的發(fā)展。另外，檔案裝訂整理工作人員還要具有較好的保密意識與責(zé)任意識，定期對檔案進(jìn)行整理，對檔案進(jìn)行妥善的保存，實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

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作者簡介

傅鴻飛（1985-），男，漢，湖北省漢川市，副科長，檔案館員，碩士研究生，研究方向：人事檔案。