探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

劉娜

摘 要：單位開展工作的過程中，辦公室成為核心部門，其中涉及的復(fù)雜的工作要進(jìn)行合理完善。檔案工作是辦公室工作中的重要方面。實(shí)行規(guī)范化管理工作模式，提升管理的效率和質(zhì)量。然后，從實(shí)際情況分析，檔案管理工作開展的過程中，涌現(xiàn)出了問題，這會影響檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案管理所彰顯出的系統(tǒng)性和專業(yè)性，要在規(guī)范化管理工作中，提升管理素質(zhì)和質(zhì)量。所以，文章立足檔案管理工作的實(shí)際情況，完成了規(guī)范化管理舉措。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;提高途徑

辦公室開展檔案管理工作的時候，要提升工作的效率和質(zhì)量。在提高工作效率質(zhì)量的過程中，制定出完善的途徑。從辦公室檔案管理的遵循原則出發(fā)，讓工作十分嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容上要十分準(zhǔn)確。同時，面對辦公室檔案管理中存在的問題，要對其引起重視，從問題的有效解決角度出發(fā)，對其進(jìn)行合理的完善和整合。通過優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作激發(fā)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的順利發(fā)展和進(jìn)步。

1 辦公室檔案管理過程中存在的問題

第一，沒有對辦公室檔案管理工作引起重視。在開展工作的時候，專門的檔案管理部門關(guān)注檔案管理，但是在其他的單位中就忽視了檔案管理工作。其他單位領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)注點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，明顯沒有十分重視檔案管理工作。同時，在沒有認(rèn)識到辦公室檔案管理工作重要意義的情況下，運(yùn)用傳統(tǒng)管理理念和形式進(jìn)行工作，資金等投入不夠完善導(dǎo)致檔案管理工作沒有充足的支撐。這樣，辦公室檔案管理工作擁有了安全風(fēng)險，對檔案管理工作的順利開展起到了不良影響。

第二，辦公室檔案管理工作開展的過程中，并沒有較強(qiáng)的信息安全意識。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在運(yùn)用的過程中，從社會發(fā)展角度出發(fā)，辦公室檔案管理工作隨之出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變。這樣，從之前的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息化儲存管理形式，管理理念上也出現(xiàn)了變化。由封閉式的管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的檔案管理形式。在這樣的環(huán)境下，也出現(xiàn)了很多安全性問題。一些人就會對其中存在的漏洞進(jìn)行檔案損壞，檔案信息面臨著泄露等不良安全問題[1]。在檔案庫遭受了攻擊的情況下，單位就會受到影響。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1 提高檔案管理工作的重視

對辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，實(shí)行多種的舉措，讓各個部門對其引起關(guān)注和重視。在此情況下，形成正確的認(rèn)識和理解。第一，辦公室檔案管理工作人員要對檔案管理工作引起一定的重視。針對工作人員開展定期的培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員對檔案管理知識和技巧進(jìn)行合理化掌握。在這其中，工作人員就可以認(rèn)識到檔案管理對辦公室發(fā)展所產(chǎn)生的重要意義。第二，形成科學(xué)和完善的獎懲機(jī)制，這可以對檔案管理人員進(jìn)行約束和監(jiān)督，實(shí)行嚴(yán)格和謹(jǐn)慎的態(tài)度。對檔案信息進(jìn)行合理處理，讓檔案工作人員開展管理工作的時候擁有十足的成就感。最終，讓各個部門工作人員為檔案管理工作做出自己的

貢獻(xiàn)。

2.2 強(qiáng)化信息安全技術(shù)的運(yùn)用

社會信息化發(fā)展步伐不斷加快的背景下，辦公室檔案管理工作開展十分關(guān)鍵，要在安全上引起一定的重視和掌握。這要形成十分明確的安全意識。工作人員積極參與到各種檔案信息防泄漏工作之中。在加大工作力度的情況下，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時，檔案管理工作人員還可以接受相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，單位內(nèi)部定期進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)。讓管理人員借助先進(jìn)的檔案管理理念和形式，讓工作人員擁有較強(qiáng)的安全意識，也會形成較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)[2]。這讓安全管理更加有效，防止出現(xiàn)較多的安全問題。工作人員形成完善應(yīng)急糾錯，針對檔案管理中存在的安全問題進(jìn)行解決。從合理的安全管理制度出發(fā)，對其中可能會存在的安全隱患進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)測。針對安全問題制定出合理的應(yīng)急處理舉措，讓問題的應(yīng)對機(jī)制十分優(yōu)質(zhì)，信息安全技術(shù)運(yùn)用帶動檔案管理工作的有效發(fā)展。針對辦公室內(nèi)部信息管理，開展加密處理模式。信息數(shù)據(jù)運(yùn)用時候，要以層層密鑰開啟為基礎(chǔ)，保護(hù)辦公室信息數(shù)據(jù)更加安全和高效。

2.3 實(shí)行規(guī)范化檔案信息管理

辦公室檔案管理工作開展的時候，存在一個十分明顯的特點(diǎn)就是管理的程序展現(xiàn)出規(guī)范化。辦公室檔案展現(xiàn)出程序化管理模式，其中涉及的內(nèi)容往往有檔案調(diào)卷、立卷和存檔。開展辦公室檔案程序化工作的時候，要在管理中對工程的簡單流程進(jìn)行確認(rèn)，讓檔案工作更加科學(xué)，祛除那些復(fù)雜的工作內(nèi)容和流程。檔案管理工作人員自身展現(xiàn)出較強(qiáng)的職業(yè)責(zé)任感，讓檔案信息更加準(zhǔn)確，讓檔案管理工作順利開展，擁有較強(qiáng)的準(zhǔn)確率[3]。這其中，檔案管理工作人員，會讓檔案變得真實(shí)，為其他工作的開展提供準(zhǔn)備。管理工作要指定專門人員進(jìn)行管理，開展權(quán)限管理模式。信息借閱和瀏覽等要實(shí)行申請等形式，這是進(jìn)一步規(guī)范檔案信息管理工作的基礎(chǔ)和前提。

2.4 提高管理人員的綜合素質(zhì)

開展辦公室檔案管理工作的時候，要讓工作人員認(rèn)識到自身能力對檔案管理工作進(jìn)行完善的重要意義。讓檔案工作人員擁有發(fā)展和學(xué)習(xí)的機(jī)會。向工作人員傳授更多的專業(yè)知識。檔案工作人員能夠?qū)ぷ髦兴婕暗母鱾€環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)把握，面對事件的時候應(yīng)有較強(qiáng)的處理能力。除此之外，還應(yīng)該給予檔案管理工作人員相應(yīng)的意見，讓各個部門之間工作人員進(jìn)行密切溝通和交流，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步和發(fā)展。同時，讓檔案工作人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作知識，提升操作技能和水平。這會進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。辦公人員要學(xué)會運(yùn)用辦公自動化軟件，將其和檔案信息管理結(jié)合，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作個性化發(fā)展和高效運(yùn)行。

3 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)單位想要獲得發(fā)展，辦公室的檔案管理工作就要不斷得到完善和升華。所以，開展辦公室檔案管理工作的時候，形成規(guī)范化的管理制度，讓管理工作的水平和工作質(zhì)量得到全面提升。日常開展檔案管理工作的時候，要對規(guī)范的流程進(jìn)行重點(diǎn)完善，讓辦公室檔案信息化管理工作擁有較強(qiáng)的工作支撐。工作人員素質(zhì)得到提升，為辦公室的檔案管理工作順利發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉洋.試論提高辦公室檔案管理工作效率的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）：86.

[2]林杰.提高辦公室檔案管理工作效率的途徑[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（14）：222+224.

[3]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：100.