提升文書檔案管理利用水平的措施

羅敏芝

摘 要：在社會(huì)發(fā)展中和企業(yè)管理中，文書檔案都是重要的信息載體，人們一直對檔案管理也是十分重視，在新時(shí)期環(huán)境下，人們對文書檔案管理的要求變得越來越高，越來越多的先進(jìn)管理方法也是逐漸被使用，為了更好發(fā)揮文書檔案工作的作用，就需要不斷提升文書檔案查詢利用的水平，下面，本文就針對提升文書檔案查詢利用水平的措施進(jìn)行分析，希望對文書檔案管理工作具有一定的幫助作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案查詢;檔案利用;提升措施

文書檔案記載著社會(huì)發(fā)展和企業(yè)運(yùn)行的信息，針對利用人的需求，很多文書檔案信息都有著多次利用的價(jià)值，其為社會(huì)和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供了重要的信息參考依據(jù)，這就需要做好對文書檔案查詢和利用。而因?yàn)殚L期發(fā)展勢必會(huì)造成文書檔案的信息量巨大，對查詢和利用造成一定的難度，因此，這就需要重視文書檔案管理工作，積極實(shí)施有效的措施加強(qiáng)文書檔案查詢利用水平的提升，這對社會(huì)和企業(yè)可持續(xù)性的發(fā)展具有重要的意義。

1 文書檔案管理概述

所謂文書檔案，主要是通過紙質(zhì)進(jìn)行信息記錄和保存的檔案，包括日記、信件、職工信息、圖紙、證書和合同等類型，而在新時(shí)期環(huán)境下，電子化文書檔案的數(shù)量也在逐漸增加。而文書檔案管理主要是對此類檔案進(jìn)行管理，檔案信息資料的收集和保存是其管理工作中重要的部分，由于文書檔案具有顯著的特點(diǎn)，對其檔案管理工作也提出了更高的要求。紙質(zhì)檔案主要呈現(xiàn)出穩(wěn)定性和安全性的特點(diǎn)，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案主要是通過紙張以及顏料和染料等制作的，這些材料具有良好穩(wěn)定性，其安全性主要是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案字跡存在難造假性，使其安全性得到提升。但紙質(zhì)檔案還存在不易保存的缺點(diǎn)，在紙質(zhì)檔案的保存中往往會(huì)受到地點(diǎn)和環(huán)境等影響，且不僅需要充足的空間進(jìn)行保存，還要投入大量維護(hù)的費(fèi)用，且紙質(zhì)的檔案在搬移和查閱等過程還可能會(huì)受到損傷，同時(shí)紙質(zhì)檔案在保管中還可能會(huì)由于潮濕、水災(zāi)或者火災(zāi)等遭受損壞，對其檔案完整性造成影響[1]。

2 文書檔案管理工作的意義

在新時(shí)期環(huán)境下，人們越來越認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，在實(shí)際生活中更是體現(xiàn)出對社會(huì)發(fā)展和企業(yè)管理等都具有重要的價(jià)值。在事業(yè)單位和社會(huì)企業(yè)中，資料管理是文書檔案的重要管理內(nèi)容，主要涉及各部門文件、行政和財(cái)務(wù)等各項(xiàng)的合同、各種工作人員的資料等，在文書檔案管理中通過對此類文書檔案的收集與保存，就能夠?qū)崿F(xiàn)對其發(fā)展歷程和發(fā)展?fàn)顟B(tài)的記錄與掌握，同時(shí)此類信息還能夠?yàn)楹笃诎l(fā)展提供依據(jù)，因?yàn)槠鋵挝坏母鞣N信息實(shí)現(xiàn)真實(shí)和全面的記錄，為單位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)展決策制定能夠提供有效依據(jù)，從而為單位工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃等制定提供參考依據(jù)，所以就一定要注重對文書檔案的管理，充分發(fā)揮其重要的價(jià)值，對社會(huì)以及企業(yè)單位的發(fā)展提供有效的信息參考支撐[2]。

3 文書檔案管理中查詢利用存在的問題

3.1 文書和檔案工作存在銜接的脫離

在文書檔案的管理中，想要保證檔案具有良好的質(zhì)量，前提是文書的質(zhì)量要滿足要求。文書以及檔案工作盡管各有分工，但也存在密切的關(guān)系，為了保證文書管理的質(zhì)量，需要兩者相互協(xié)調(diào)構(gòu)建完成完整性和系統(tǒng)性的管理機(jī)制。而在實(shí)際工作的開展中，往往文書以及檔案都是通過不同人員來管理的，而他們也存在溝通、交流的不及時(shí)，這就會(huì)造成文書工作同檔案工作的脫離情況，如公文格式的不規(guī)范以及處理辦法的不當(dāng)?shù)取Ｍ瑫r(shí)在企業(yè)、單位的發(fā)展中，往往對自身利益或者工作效率等比較關(guān)注，對文書以及檔案工作較為忽視，并沒有重視文書檔案的收集、保存和整理等，也沒有投入大量的精力和人力進(jìn)行文書以及檔案工作的開展，這就導(dǎo)致文書檔案存在工作混亂狀態(tài)，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案工作的質(zhì)量不足。

3.2 文書檔案的管理模式較為落后

在現(xiàn)階段文書檔案的管理中，很多單位和部門對文書材料主要還是通過紙質(zhì)類型文書檔案進(jìn)行歸檔管理，并未對檔案管理信息化的技術(shù)進(jìn)行積極引入，此種管理模式存在一定的落后性，已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求。一些單位和企業(yè)盡管也進(jìn)行了信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，但在實(shí)際的應(yīng)用中還存在信息化手段的使用不當(dāng)，一些工作人員由于自身綜合素質(zhì)的不足，在實(shí)際的操作中可能會(huì)存在不規(guī)范和錯(cuò)誤情況的出現(xiàn)，這對文書檔案的質(zhì)量就會(huì)造成影響。同時(shí)單位和企業(yè)在文書檔案的管理中，還存在管理標(biāo)準(zhǔn)和管理流程的不合理等情況，這就會(huì)造成文書檔案的管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤或者主觀性的影響，這都是文書檔案管理中需要注意的問題[3]。

3.3 文書檔案存在整體的配合度不夠

在文書檔案的管理中，文書材料的收集工作至關(guān)重要，其直接影響到檔案的質(zhì)量，而在文書材料的收集中，往往還受到諸多外部環(huán)境的影響。想要實(shí)現(xiàn)文書檔案的有效收集，需要各個(gè)部門能夠良好配合，但一些部門可能由于自身原因的存在，并不愿對文書檔案的工作積極配合，比如，一些部門可能較為特殊和私密性的檔案資料并不愿意在檔案員處統(tǒng)一進(jìn)行管理等，還有一些部門對于檔案資料工作的不重視，在實(shí)際工作的開展中因?yàn)闆]有進(jìn)行檔案資料的收集就不能為文書檔案管理人員提供有效的信息資源，從而影響文書檔案管理工作的開展。

4 提升文書檔案查詢利用水平的措施

4.1 做好文書歸檔工作和檔案管理工作有效銜接

為了保證文書檔案管理的質(zhì)量，一定要重視文書歸檔工作和檔案管理工作的有效銜接。在文書歸檔的工作中，相關(guān)人員要做好對文書材料有效整理，并將其實(shí)施及時(shí)的歸檔，在對文件的處理中，相關(guān)人員要具有良好檔案責(zé)任意識(shí)，使文書保持和檔案的協(xié)調(diào)性與統(tǒng)一性，同時(shí)相關(guān)人員還需要嚴(yán)格把握紙張大小和格式，確保文書材料具有良好質(zhì)量，從而為后期檔案工作的開展提供便利的條件;另外，相關(guān)人員在文書的工作中要對重要的文件及時(shí)處理，對文件的收發(fā)要進(jìn)行及時(shí)全面的記錄，防止文件資料出現(xiàn)缺失，在賬外的材料也要及時(shí)收集與整理，確保文件材料具有良好完整性。在檔案管理的工作中，相關(guān)人員要具有立卷歸檔或按件歸檔的管理意識(shí)，立卷歸檔和按件歸檔是檔案歸檔方法的兩種方式，不同檔案類型有不同的管理方法，一定要加強(qiáng)對此階段的專業(yè)學(xué)習(xí)和規(guī)范管理，保證文書材料準(zhǔn)確，使文件材料實(shí)現(xiàn)完整性歸檔[4]。為日后全面檔案數(shù)字化提供良好的前提條件。

4.2 創(chuàng)新和改進(jìn)文書檔案的管理模式

近年來，信息科技技術(shù)的發(fā)展為文書檔案的管理提供了良好的條件，單位和企業(yè)一定要認(rèn)識(shí)到信息科技技術(shù)的優(yōu)勢，積極引進(jìn)信息化的手段，來創(chuàng)新和改進(jìn)文書檔案的管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，提高文書檔案管理利用的水平和效率。單位可以為檔案部門在內(nèi)部的局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建文書檔案的網(wǎng)站和窗口，促進(jìn)相關(guān)的文書檔案信息能夠及時(shí)上傳，則用戶能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速檢索到所需的信息資料;同時(shí)在網(wǎng)頁還可以進(jìn)行電子文件的自動(dòng)上傳設(shè)置，使各個(gè)部門能夠及時(shí)進(jìn)行電子文檔的上傳，便于檔案部門能夠在統(tǒng)一的服務(wù)器上對其實(shí)施歸檔處理，從而對檔案的收集、存儲(chǔ)、整理和調(diào)用等程序?qū)嵤┖喕嵘臅鴻n案的管理質(zhì)量與效率。另外，文書檔案的信息化管理還能夠?yàn)橄嚓P(guān)管理人員提供先進(jìn)的管理方法，促進(jìn)他們文書管理的準(zhǔn)確性和完整性，提升文書檔案利用的價(jià)值。

4.3 加強(qiáng)各部門的文書檔案收集協(xié)作意識(shí)

在單位和企業(yè)內(nèi)，各個(gè)部門運(yùn)行和發(fā)展中都會(huì)產(chǎn)生很多具有高利用價(jià)值的檔案資料，而這些檔案資料都是需要進(jìn)行有效的收集，來轉(zhuǎn)變?yōu)槲臅鴻n案進(jìn)行管理，從而為后期的查詢和利用提供支持。為了更好實(shí)現(xiàn)對各個(gè)部門檔案資料的收集，充分發(fā)揮其檔案資料的價(jià)值，就需要做好對各個(gè)部門關(guān)系的處理，加強(qiáng)各部門的文書檔案收集協(xié)作意識(shí)。相關(guān)文書檔案的管理人員要積極和各個(gè)部門進(jìn)行有效的交流與協(xié)調(diào)，強(qiáng)化各個(gè)部門的檔案資料收集和上傳意識(shí)，并對各個(gè)部門工作與任務(wù)進(jìn)行了解，積極到各個(gè)部門交流來獲取和掌握更多有用的信息，并根據(jù)其實(shí)際發(fā)展情況和文書檔案工作進(jìn)行結(jié)合，從而更加全面和深入進(jìn)行部門檔案信息的獲取[5]。另外，相關(guān)文書檔案的管理人員要對檔案信息的收集進(jìn)行深入的分析，盡可能對能夠體現(xiàn)出發(fā)展歷史與運(yùn)行現(xiàn)狀的信息資料進(jìn)行收集，為其科研工作進(jìn)行價(jià)值信息資料的

提供。

4.4 建立和完善文書檔案管理機(jī)制

在文書檔案的管理中，想要充分保證文書檔案工作的有效開展和落實(shí)，還需要建立和完善文書檔案管理機(jī)制，為相關(guān)人員工作的實(shí)施提供制度依據(jù)。首先，要對文書檔案收集內(nèi)容和范圍進(jìn)行明確，在檔案收集中要遵照規(guī)模實(shí)施分類的收集，要對字跡相同載體文書實(shí)施統(tǒng)一化的歸檔，對立卷進(jìn)行規(guī)范，并按照文書檔案的保管期限來對文書實(shí)施分類整理與歸檔處理，保證文書檔案具有良好的針對性管理。文書檔案的出庫入庫都要有明確的記錄，誰用誰簽名，誰用誰負(fù)責(zé)，一定要嚴(yán)格依照規(guī)定程序?qū)嵤９ぷ髦芯唧w利用方面，還要進(jìn)行科學(xué)檢索系統(tǒng)的建立，檢索系統(tǒng)是文書檔案能夠有效查詢和利用的重要途徑，在檢索系統(tǒng)的建立中要建立專題目錄、案卷目錄等內(nèi)容，且對檢索的工作不斷進(jìn)行更新和完善，從而對文書檔案資料的迅速獲取提供便利。

4.5 創(chuàng)新文書檔案的利用模式

在新時(shí)期環(huán)境下，信息化技術(shù)得到了廣泛的運(yùn)用，其為文書檔案的利用提供了良好的條件，因此這就需要加強(qiáng)文書檔案信息化的建設(shè)，來促進(jìn)文書檔案數(shù)字化的管理和利用。通過信息化技術(shù)可以對紙質(zhì)的文書檔案實(shí)施掃描，后錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)生成相應(yīng)的電子檔案，為了提高文書檔案利用的效率，還要構(gòu)建檔案信息化和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對文書檔案的信息能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確和快速的檢索，同時(shí)借助數(shù)據(jù)分析的技術(shù)，能夠?qū)π畔?shí)現(xiàn)快速的提取與分析，為相關(guān)查檔需求人員進(jìn)行可靠數(shù)據(jù)的提供。

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理對單位、企業(yè)發(fā)展和人民群眾辦事都具有重要的價(jià)值，不僅能夠?qū)v史發(fā)展信息進(jìn)行記錄，還能夠?yàn)楹笃诎l(fā)展提供信息資料的提供，但在現(xiàn)階段文書檔案管理中還存在諸多的問題，因此，一定要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，正視文書檔案管理中存在的問題，并積極采取有效的措施提高文書檔案查詢利用水平，這對單位、企業(yè)及各階層民眾可持續(xù)性發(fā)展具有重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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