事業(yè)單位中人事檔案實施規(guī)范化管理的重要性

摘 要：信息時代背景下，事業(yè)單位中人事檔案所涉及的內(nèi)容越來越多，人事檔案管理難度也不斷增加，傳統(tǒng)人事檔案管理已經(jīng)暴露出了其局限性，新時期，應(yīng)積極對人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，從而更好地滿足事業(yè)單位不斷提高的要求。文章主要探討了事業(yè)單位中對人事檔案實施規(guī)范化管理的重要性及其策略，希望可以為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供有效參考與指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理

人事檔案是存儲人事信息的檔案，人事檔案具有憑證、參考作用，是事業(yè)單位開展對“人”的管理時不可或缺的重要依據(jù)。即使是在人事制度改革持續(xù)推進(jìn)的當(dāng)今時代背景下，人事檔案依然是事業(yè)單位接納人才的主要憑證。知識經(jīng)濟(jì)時代背景下，人力資源在事業(yè)單位中的重要性越來越突出，因此，事業(yè)單位必須高度重視人事檔案

管理。

1 事業(yè)單位中對人事檔案實施規(guī)范化管理的重要性

檔案是人類在各種社會活動中形成的具有保存價值的、形式多樣化的原始記錄，是寶貴的資料資源。人事檔案，是在人事管理活動中形成的、記述個人人生軌跡的載體，其中包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作狀態(tài)、社會關(guān)系、獎懲信息、勞動薪酬等原始記錄。事業(yè)單位可以主要利用人事檔案所提供的信息，來對個人進(jìn)行客觀、系統(tǒng)地了解、分析與評價。人事檔案在事業(yè)單位中有著十分重要的作用，是考察和選拔人才的重要依據(jù)，其信息的有效性、真實性備受關(guān)注。基于人事檔案的重要性，事業(yè)單位必須對人事檔案實施規(guī)范化管理，才能充分發(fā)揮人事檔案的作用，幫助事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

2 事業(yè)單位中對人事檔案實施規(guī)范化管理的策略

2.1 提高對人事檔案管理的重視

事業(yè)單位中，為實現(xiàn)對人事檔案的規(guī)范化管理，應(yīng)提高單位主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重視，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》等國家相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度，提高對人事檔案管理的認(rèn)識，意識到人事檔案管理的重要性，并在事業(yè)單位日常議事日程中納入人事檔案管理工作，采取強制性、權(quán)威性、具體性的行政措施，保障檔案制度在事業(yè)單位內(nèi)部的切實落實，這是實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的重要前提。

2.2 建立完善的人才戰(zhàn)略機制

事業(yè)單位中，對人事檔案實施規(guī)范化管理的時候，離不開專業(yè)、優(yōu)秀的人才。信息化時代背景下，事業(yè)單位的人事檔案管理面臨著以下幾個問題：如何將傳統(tǒng)人事檔案管理工作從單純的檔案收集、檔案整理、檔案保存、檔案被動利用的水平，提升至適應(yīng)新形勢下不斷提高的要求;如何建立規(guī)范化的人事檔案管理機制，實現(xiàn)對人事檔案的規(guī)范化、高效化管理與應(yīng)用;如何全方位地向個人、單位乃至于社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將人事檔案的應(yīng)有作用充分發(fā)揮出來。建立完善的人才戰(zhàn)略機制，是解決上述問題的關(guān)鍵所在。

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)關(guān)心、了解、支持人事檔案管理工作，并在具體工作中表現(xiàn)出來，提高人事檔案管理人員的待遇與地位，調(diào)動人事檔案管理人員的積極性，調(diào)動其創(chuàng)新意識、創(chuàng)造性，更好地開展本職工作。事業(yè)單位的相關(guān)管理部門，應(yīng)準(zhǔn)確掌握人事檔案管理人員的變動情況，做好對新進(jìn)人員的培訓(xùn)，并積極組織學(xué)習(xí)、交流活動，提高在職人員的業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)人事檔案管理團(tuán)隊綜合實力的增強。

其次，應(yīng)注意盤活人力資源。新時期，事業(yè)單位應(yīng)從高校、社會中招聘、引進(jìn)一些有技能、有知識、有技術(shù)的專業(yè)人才，對人事檔案管理隊伍進(jìn)行充實;應(yīng)在日常工作中貫徹以人為本理念，在事業(yè)單位內(nèi)部營造鼓勵、幫助、支持人才干事業(yè)的良好氛圍與環(huán)境，從而有效提高人才的主動性、積極性、創(chuàng)造性;事業(yè)單位人事檔案管理是一項連續(xù)性、專業(yè)性、知識性都比較強的工作，站在維護(hù)長遠(yuǎn)利益角度考慮，事業(yè)單位應(yīng)采取有效的措施，保持人事檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性，如幫助他們解決日常生活、工作中遇到的實際問題，使其安心本職工作，從而實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化、穩(wěn)定性。

最后，應(yīng)注重對人事檔案管理人員的培訓(xùn)。一是提高人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)。事業(yè)單位中，人事檔案管理人員對人事檔案的保密工作、開放利用等負(fù)有直接責(zé)任，因此，必須具備良好的政治素質(zhì)與法制意識。基于此，人事檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行國家、政府部門、機關(guān)的政策與指示，做到正確履職。二是提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。人事檔案管理人員應(yīng)加強對檔案管理基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)，并要了解與檔案工作相關(guān)的理論、文化、科技等方面的知識，致力于成為綜合能力強、業(yè)務(wù)能力優(yōu)、協(xié)調(diào)能力好的復(fù)合型人才。三是提高人事檔案管理人員的現(xiàn)代管理素質(zhì)。事業(yè)單位中，人事檔案管理人員應(yīng)具備市場意識，以市場實際需求為根據(jù)，對服務(wù)信息進(jìn)行開發(fā)、對服務(wù)措施進(jìn)行優(yōu)化，從而提升服務(wù)質(zhì)量，及時將可公開、價值高的檔案資源推向市場，充分發(fā)揮檔案資源的作用;人事檔案管理人員應(yīng)具備開拓創(chuàng)新精神，善于發(fā)現(xiàn)、利用檔案工作的新方法、新規(guī)律，積極探索檔案工作的創(chuàng)新與優(yōu)化策略，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的持續(xù)發(fā)展;人事檔案管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代化意識，時代是處于不斷發(fā)展過程中的，即在創(chuàng)新中變化、在變化中進(jìn)步，并且時代變化與進(jìn)步的同時，也會出現(xiàn)不同的接觸，有碰撞、有融合，因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員，應(yīng)具備現(xiàn)代化意識，追求檔案信息資源的快速發(fā)展、發(fā)揮檔案信息資源的時效價值，做到立足于當(dāng)下、適應(yīng)時代發(fā)展、順應(yīng)未來趨勢。

2.3 與時俱進(jìn)地推動檔案數(shù)字化建設(shè)

黨的十九大報告中指出，要貫徹新發(fā)展理念，建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系，推動實體經(jīng)濟(jì)與大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能的深度融合。這為我國檔案事業(yè)指明了發(fā)展方向，同時也是檔案工作的行動指南。就目前來說，很多事業(yè)單位已經(jīng)開發(fā)出文檔一體化管理系統(tǒng)，對內(nèi)部檔案進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)化管理與應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案日常工作的計算機處理以及檔案在線查詢、借閱、監(jiān)控等網(wǎng)絡(luò)化管理模式。但在當(dāng)下，各種新型載體檔案、新型存儲介質(zhì)以及新型信息技術(shù)不斷出現(xiàn)與應(yīng)用，導(dǎo)致檔案信息記錄、儲存的特殊要求也在不斷發(fā)生改變，基礎(chǔ)技術(shù)手段已不能確保文檔一體化管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，因此，必須要加快檔案數(shù)字化建設(shè)。事業(yè)單位中，數(shù)字化檔案，是以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如電子文件、檔案及其他信息資源等作為管理對象，涵蓋了文件生命周期管理實踐的全過程，有著集成管理、有序處理的功能，是以建立基礎(chǔ)應(yīng)用、信息服務(wù)應(yīng)用、業(yè)務(wù)應(yīng)用以及系統(tǒng)管理與維護(hù)的平臺作為遠(yuǎn)期目標(biāo)，可在真正意義上實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理在事業(yè)單位中有著重要的地位與作用，因此，事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案管理的重視、建立完善的人才戰(zhàn)略機制、與時俱進(jìn)地推動檔案數(shù)字化建設(shè)，從而實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理，提高人事檔案管理水平，為事業(yè)單位綜合實力的加強提供良好的支持。

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作者簡介

徐娜（1980-），女，漢，河北石家莊，大學(xué)，館員，研究方向：人事文書檔案管理。