關于檔案規范化管理的幾點思考①

李觀霞

摘 要：在管理工作中，檔案管理工作是一項基本性的工作，檔案管理工作的規范性和標準性將直接決定著檔案的完整性，同時也直接影響著未來的發展。本文對檔案管理工作規范化的作用、檔案管理工作現狀及問題以及加強檔案管理工作規范化的建議進行探究。

關鍵詞：檔案管理;規范化管理;思考

檔案的規范化管理無論是對于機關的工作順利地進行還是對于社會持續穩定的發展都具有重要的意義。檔案的規范化工作并不是一天兩天就能完成的，這是一個系統的過程，我們都應該耐心的一步步地去實現。

1 檔案規范化管理的作用

1）豐富現代管理方式。信息數字化是不斷發展的社會所需，也是信息技術發展的有效應用，而在這一應用過程中，數字化的應用使得辦公室可以引進諸多的現代化技術型設備，并應用這些設備進行輔助操作，使檔案規范化管理工作能夠順暢地實施下去。檔案管理具有相當系統化的特點，其要求檔案管理人員必須要進行系統化的工作，最重要的部分就是有效采集整理檔案資料，不僅要保證檔案資料的完整性，也要確保檔案資料的真實性，繼而使其能夠在日常應用時充分發揮其正常作用。也因此，規范化的檔案管理可以豐富著現代的管理方式，繼而提高人們的工作效率。

2）提升工作人員的綜合素質。檔案的規范化管理也能夠提升工作人員的綜合素質，主要包括從工作人員的培訓工作和工作人員的職責方面提升。工作人員的培訓工作方面，因為要進行檔案規范化工作，就必須要對檔案管理工作人員進行一定程度的培訓，要先從理論方面入手，熟知檔案規范化管理的相關概念和一系列操作流程，讓相關檔案管理工作人員能夠在接受培訓的過程中同步掌握到現代化的管理相關知識，提高自身知識水平和專業能力。而在工作人員的職責方面，在相關的檔案管理人員已經熟知檔案規范化理念的情況下，以往落后的檔案管理方式會慢慢替換與當下時代特征更貼合的檔案規范化管理模式，相關檔案管理人員的職責也會更加明確，繼而發現自己的工作特質，并逐一針對性的提升個體的工作能力和綜合素質。

3）增強單位和部門的管理水平。檔案管理隸屬于現代化管理中比較關鍵的部分，對任何單位或企業、組織而言都非常重要，關乎其正常運行。而單位或企業、組織的檔案主要分為兩部分，一部分是單位或企業、組織本身的業務相關信息記錄，一部分是單位或企業、組織的變動信息記錄。合理化、科學化、系統化的檔案管理模式能夠將檔案管理工作進行得更加規范化、更具有效性，使檔案管理工作的規范化流程一直持續下去，使其可以發揮最大作用。

2 檔案管理的現狀及所存在的問題

從目前檔案管理的現狀看，大部分機關都采用了信息化的方式來進行。但對于一些檔案，機關會采用雙重保存的方式來防止丟失，這種方式無疑加重了人力、財力、物力的投資。還有的單位忽視檔案的管理，存在重建設、輕管理的現象，這也導致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認真規范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機關中一些文檔案管理人員的素質也是有待提高的，很多由于缺人手或是節省人力，會出現一人身兼多職的現象。這樣他們沒有足夠的時間和精力專心的投入文檔的管理，也無法系統、持續、穩定的進行工作的開展，這導致了工作人員的不專業性，對待問題也是含含糊糊。另外，很多機關只追求檔案的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現混亂、難以查詢與利用的問題。

3 提高檔案管理規范化的措施

1）檔案管理要規范化、標準化。檔案工作標準化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節。做好文書工作是實現檔案工作標準化和標準化的重要基礎工作。越來越豐富的工作慣例表明，文檔處理任務和檔案任務各自具有不同的工作任務和相對獨立性，但這兩者在文檔工作流程中有著密切的關聯。我們要把握文書工作標準化和標準化的關口，做好實現文書工作標準化和標準化的基礎工作。為了獲得最佳檔案管理效果，必須關注人的科學組織，以提高檔案管理效率，并使檔案管理任務獲得更好的結果。此外，其他的部門領導要發揮好自己的監督職能，確保整個檔案管理工作的公開化、透明化。最后，整理所有檔案資料的時候，要把形成、整理、存檔等工作引入人為責任制，作為評價干部實際工作效果的主要依據，提高工作效率。對于文件的形成情況，事業單位要制定立卷制度，根據方案實際管理情況來制定管理體系，做好對其全面的掌握和認識，根據方案的實際管理情況制定管理體系，對整體掌握和認識。

2）加強檔案收集，全面建立資料收集網絡。檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機構的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問題，為了使檔案更加完整，必須加強檔案收集、整理和審查工作，并對檔案中的重要檔案內容和進度（包括個人數據、傳輸程序、審計文檔、鑒定意見等）進行嚴格的審查。檔案管理人員要集中一段時間，在將普通材料和特殊材料的收集相結合的基礎上，對同一節點、同一類別的檔案資料進行補充收集。一般收集是指能反映個人品格、技能、業績等的人員簡歷、評價書、調度表等相關資料，以及個人的品格、技能、業績等。特別收集包括干部審查記錄、表彰資料、處罰資料、政策執行等資料，這些資料通常不包含在檔案管理類別中。經過專門識別后，可以對這些資料進行多種處理。構建數據收集網絡時，必須整合檔案管理中不包含的數據、編制數據列表、獲得相關負責人的批準，以及在以后有個人監督的情況下集中銷毀這些數據。構建數據收集網絡的工作應分階段進行，包括檔案創建、檔案收集、材料改進、數據收集、程序處理等一系列任務，并建立全面的數據收集網絡并提高檔案收集能力。

3）完善檔案管理制度，確保制度落到實處。要健全檔案管理的相關制度，從制度上規范檔案的管理行為，保障檔案工作有章可循、有規可依，避免出現隨意性和盲目性。應該根據《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案工作規范》等國家有關檔案的規定，結合的具體情況，制定一套符合實際的、行之有效的檔案管理制度體系，明晰工作職責和任務，將檔案工作納入部門和相關人員的年度考核，并引入獎懲機制，將檔案工作表現與評優評先和職稱評審掛鉤，激發檔案管理人員的熱情和積極性。

4）加強檔案人員的隊伍建設。要想提高檔案管理的質量，必須要提高檔案管理人員的責任意識和業務素質。應該從源頭做起，通過公開招聘設置專職檔案員崗位，選用那些有檔案專業教育背景的、素質高的、責任心強的人員來擔任專職檔案工作，或加大人才培養力度，開辟檔案干部上升渠道，從內部培養檔案管理干部，鼓勵檔案管理人員學習新技術、新知識，參加業務交流與培訓，鍛煉其業務素質和綜合工作能力。

4 結束語

社會前進的浪潮不停翻涌，人們也逐漸進入信息化時代，信息技術的應用也越來越廣泛。在這種全新的時代背景下，計算機技術在不斷的發展，促進著現代社會前進的步伐，同時也推動著檔案管理規范化的不斷改進。

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