關于知識管理背景下企業檔案管理模式分析

囤昌華

摘 要：文章說明了知識管理和檔案管理的共性，分析傳統企業檔案管理模式中存在的主要問題，之后探討在知識管理背景下，如何進行企業檔案管理，構建新的檔案管理模式。

關鍵詞：檔案管理;知識管理

1 引言

新時期，信息技術的應用十分廣泛，信息資源成為企業發展的重要戰略性資源之一。檔案管理作為企業發展和運營的重要工作內容，在企業發展日新月異的情況下，也需要及時轉變管理理念和方法，才能跟得上企業發展的步伐。在檔案管理中，主要是對企業知識、資源和信息等的管理。在新的經濟形勢下，為了保證企業的競爭地位，需要在檔案管理中引進知識管理理念。知識管理是最新的管理理念，具體來說是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動，其與檔案管理相比，有一定的共性。在知識管理理念下開展的檔案管理，可以更好地發揮檔案資源的優勢和作用，為企業發展做出更大的貢獻。

2 知識管理與檔案管理的共性

知識管理是最新的管理思想與方法，融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業管理思想和現代管理理念等內容，是企業管理的一部分。對比知識管理和檔案管理，兩者的共性主要有四點：一是對象重疊，檔案管理是針對文件、檔案等書面或電子形式資料進行的管理，知識管理是對知識與信息進行的管理，其中文件與資料屬于知識的范疇。所以兩者在管理對象上存在一定重疊。二是目的相同，檔案管理是推動企業檔案信息實現共享，為服務對象提供更全面的信息查詢和使用服務;知識管理是促使知識信息的價值得以實現，提高服務對象的能力。所以兩者都是給服務對象提供知識或檔案的服務類型，為了滿足服務對象對于知識與檔案的使用需求。三是流程相似，檔案管理包括檔案資料的收集、整理、歸檔、監督、一體化管理等;知識管理包括知識的積累、匯合、整合、評價、傳輸等。兩者的管理流程十分相似。四是手段類似，在目前來說，兩者采取的管理方法基本都是信息化管理，借助信息技術和系統軟件等，對數據信息進行智能化管理。

3 傳統企業檔案管理模式中存在的主要問題

3.1 對其重要性認識不足

企業領導人員和檔案管理人員不重視檔案管理工作的開展，對其重要性認識不足。企業更重視業務工作的開展，忽視了對業務相關檔案資料的歸檔和管理，導致很多業務活動的資料出現遺失;檔案管理人員在進行管理時不夠仔細，敷衍了事，態度不認真，影響資料歸檔和工作開展，而且也影響檔案收錄信息的真實性和完整性，存在很多錯漏;在互聯網的沖擊下，企業多是普及使用信息系統進行檔案管理，但是基礎設施配備不足，檔案管理人員的信息化水平不高，不注意進行提升，影響信息化建設水平。

3.2 管理制度不規范

我國一直堅持推進企業檔案管理工作，建立了相應的管理制度和辦法，但因為企業檔案管理工作涉及的內容豐富，涉及面廣泛，政策性較強，變動較高，標準要求也較高，因此現有的管理制度和管理程序不太適合。特別是因為企業體制改革等事項的出現，使得檔案管理目前正處于新舊管理制度的交替時期，管理模式表現出舊制度的突破以及新制度的不足，所以導致整個檔案管理工作標準化和規范化不足，在檔案資料的歸檔、分類管理以及保存等都存在一定不足。

3.3 檔案管理人員能力不足

企業檔案管理人員的能力不足，當前企業招聘管理人員時對其專業性要求不高，很多時候都是關注表面工作，走后門現象非常普遍，所以真正有能力的檔案人員無法凸顯出來。很多檔案管理人員對自身的工作沒有責任心，法律意識不強，態度不認真，積極性較差，甚至可能出現違法亂紀行為，影響工作開展。部分檔案管理人員未經考核直接上崗，無法適應崗位要求，也影響檔案管理工作的實效性。

4 知識管理背景下的企業檔案管理模式構建策略

知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。在新時期，隨著時代的發展，企業之間的競爭越來越依賴于技術層面的競爭，因此企業所擁有的知識的力量對于占據良好的市場競爭地位有積極意義。但是如何借助知識管理為企業創造競爭優勢，保證企業的持續發展，是企業管理中遇到的挑戰。

4.1 創新管理理念

時代的發展使得信息技術在企業中的應用十分普遍，而檔案管理作為一項復雜的工作，引進先進的信息技術可以提高管理效率。在市場競爭越來越激烈的背景下，檔案信息資源的獲取和價值挖掘對于企業發展十分重要，這不僅是記錄企業發展歷程的資料，也是推動企業信息化建設的重要途徑。因此企業需要轉變檔案管理理念，引進先進的檔案管理模式和方法，重視檔案管理工作。

4.2 完善信息化管理手段

在互聯網時代，企業檔案中的電子文件越來越多，使用傳統的管理模式無法統一管理，所以企業要認識到信息化建設對于檔案管理的意義，積極引進先進的信息技術和設備，實現信息化檔案管理。檔案管理人員要有能力借助信息技術實現對檔案內容的詳細分類、歸納和整理，并借助軟件進行深入分析，分析檔案內容的實際價值，在此基礎上進行管理;將檔案信息化建設納入企業整體信息化建設的框架中，配合企業信息化建設工作的開展，建立檔案信息化管理系統，提供對檔案信息的實時更新、錄入、查詢等服務。另外要重視檔案信息的網絡安全水平，尤其是企業的電子檔案資料數目龐大，對于安全保存和保密有更高要求，需要重視網絡防護手段的提升。

4.3 建立科學檔案管理制度

在知識管理背景下，企業進行檔案管理還需要建立科學的管理制度。企業要按照檔案管理的標準和規定，針對知識管理的特點，建立科學的檔案歸類、整理、保存和利用程序和標準，實現規范化管理，保證檔案資料完整、及時收集;建立崗位責任制，定期對檔案管理工作進行檢查，對檔案資料和相應活動內容進行查對，出現偽造、遺失等情況時要及時追究相關人責任。

5 結語

檔案管理是企業信息資源管理的重點內容，在企業可持續發展戰略中發揮著重要作用。而知識管理是最新的管理理念，并與檔案管理表現出一定的共性。在知識管理背景下，企業需要創新管理理念，實施信息化管理，建立科學的檔案管理制度，提升檔案管理的水平和效率，從而為企業發展和決策提供合理依據，推動企業的良好發展。

參考文獻

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