檔案智能化庫房管理帶來空間集約化利用及服務效率提升

蔡苗苗

（國網寧夏電力有限公司銀川供電公司，寧夏 銀川 750001）

1 檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

為了適應新時代檔案發展的新要求，檔案庫房需要更新管理模式進行管理。檔案安全保護綜合智能管理系統，應符合《檔案建筑設計規范》（JGJ25-2010），《檔案設計》等與檔案安全保護有關的管理技術要求，例如《建筑標準103》。 -2008”（建筑標準103-2008）和“檔案庫房技術管理暫行規定”已經完成，重點介紹了“十項預防措施”（盜竊，火災和老鼠，潮濕，灰塵，高溫，光照，霉變，和有害氣體）要求，檔案庫房的安全保護需要從被動的人工管理轉變為現代，科學，智能和人性化的管理，在線使用計算機和空調，除濕機，溫濕度記錄儀或傳感器可以自動監控檔案庫房的溫度和濕度；計算機和攝像頭，煙霧探測器和警報器的在線使用可能意味著確定檔案庫房的安全狀態自動檢測，自動報警以及自動錄像和存儲[1]。

2 檔案庫房管理現狀及存在的問題

傳統的庫房管理基本上是由庫房管理人員手工完成的，存在工作量大，效率低，收集不透明，統計使用不便以及單一物理安全控制方法等問題。1）員工工作量大，工作效率低。由于實體是放置在架子上，從倉庫中取出或放入庫房等，因此需要通過庫房管理人員的個人記憶或查詢相應記錄來判斷特定實體文件的位置信息，這增加了庫房管理人員的工作量，并且與庫房管理有關。人員的專業水平更相關。庫房經理必須進行例行的溫度和濕度檢查，庫房檢查等，并且只能手動記錄檢查結果和檢查，而不能進行快速的統計和利用。實物檔案的存儲位置信息基本上由庫房管理員的內存或手動記錄來判斷。在應用物理檔案（例如咨詢和復制）期間無法快速定位位置信息，并且隨著館藏的增加，查找位置信息需要花費更長的時間。長期以來，工作效率相對較低。2）庫房管理不直觀，可視化程度低。庫房的庫存依賴于手動記錄或簡單的電子輔助記錄。除倉庫管理人員外，單位主管和其他人員無法了解庫房的實際布局，文件存放位置，庫房存放，溫度和濕度記錄，檢查等情況。在這種情況下，工作監督很難進行。3）文件實體幾乎沒有安全控制，因此無法追溯。按照檔案八防工作的要求，目前所有單位的檔案庫房基本采取防務策略，盡量減少檔案的實際使用，僅采取防盜等安全措施。缺乏有效的監視方法來對庫房內的歸檔實體進行安全控制。

3 “六維一體”管理創新智能化庫房管理

針對上述問題，建立了“六維一體”的智能庫房管理模型，以確保電力企業的檔案管理進入更高的層次。六維集成管理模型如圖1所示，包括網格管理，集約管理，信息管理，標準化管理，協作管理和現代管理，以提高電力企業檔案和倉庫的管理水平[2]。

圖1 “六維一體”檔案管理創新模式

1）實施檔案網格化管理，創新組織管理結構。實時智能庫房的網格管理是為了提高檔案管理的重要性，提高檔案管理的實施水平。通過網格管理，形成了四級管理模型。首先，以企業業務負責人為第一檔案管理負責人，確保檔案管理工作得到重視，并進行相關設施的采購和技術創新；企業部門首先收集，整理和分類檔案數據，并利用企業部門的專業人才來提高各部門檔案的專業化程度；引進檔案庫房專業人才，提高檔案管理人員的專業水平。良好的文件管理的第一篇文章極為重要。最后，實施文件管理輪換系統，通過輪換管理，可以有效地了解文件管理的弊端，提高企業文件管理的整體水平。

2）創新檔案集約化管理模式。集約化管理模式作為電力企業檔案管理的重要手段，對提高企業檔案收集能力具有重要意義。電力公司必須在公民和法人的日常工作中使用，因此，就電力用戶而言，它們具有大量數據流。其次，電力公司的組織結構包括縣級電力公司，鄉鎮電力公司以及各電力集團等部門，為了提高員工和用戶的檔案訪問和整體管理水平，必須進行集約化管理。集約化管理模式的創新主要體現在“先垂直后水平”模型的建立上。首先，建立市縣鄉鎮檔案館的集約化管理，建立三級垂直檔案館集約化。根據工作類型，部門和服務目標對所有文件進行分類，進行水平文件密集管理，通過對水平和垂直文件進行密集管理，確保文件檢索關鍵詞的效率和有效性，提高人力資源調度和業務管理調度服務水平。

3）標準化智能庫房管理。作為一種新型的檔案管理庫房，智能檔案庫房管理既具有傳統的庫房管理功能又具有網絡化的庫房管理功能。就其標準化管理而言，必須同時考慮傳統倉庫管理和網絡庫房管理。一種是有形管理，另一種是無形管理。存在某些差異和共同點。就通用性而言，檔案管理員僅需進行相應的管理和繼承即可確保工作的連續性。在差異化管理方面，有必要制定《網絡檔案平臺管理辦法》，《網絡檔案資源錄入管理辦法》，《在線檔案保密管理規定》等，開展在線檔案管理的各種規章制度，規范，統一和規范在線檔案平臺的管理[3]。

4）創新協同化管理模式，提升地區服務能力。隨著智能檔案庫房的建設，檔案管理已經實現了跨區域，跨空間的建設。取消了傳統的市縣行政區劃。鑒于智能庫房的建設，區域協調已成為檔案管理的新趨勢。這種協同包括各級協同，省市協同，市協同，市縣協同，市政系統和其他多級系統協同。在協同管理方面，要根據國家指導方針和省級檔案協同管理的要求，牢固建立市級協同管理體系，并按照協同管理體系實施協同管理計劃。電力企業檔案的協同管理除了要嚴格遵守國家和省級協同管理的要求外，還應在資源共享，數據共享，人才共享等各個方面進行共享。通過數據資源共享，有利于電力企業發展全市范圍的整體服務營銷。改善服務水平的策略；其次，必須制定協調的應對措施。面對省級重大檔案工作，縣級檔案管理部門要做好工作分配，共同努力，共同完成省市檔案研究項目，確保研究項目的廣泛性和針對性，以提高檔案館的管理水平。達到我國檔案管理水平，并提供協助以增強檔案管理實力；最后，必須確保人才共享，積極挖掘各種人才供企業使用。

4 結束語

檔案庫房的智能化管理是時代潮流，也是改善檔案管理的保證。為了做好檔案庫房的智能管理，筆者根據自己的工作經驗，提出了“六維一維”檔案管理模型，并通過創新的六維管理來確保智能庫房的管理水平。