如何做好辦公室行政管理工作

劉和忠

[摘 要] 辦公室行政管理工作是機關(guān)工作的重要組成部分，同時也是維護機關(guān)工作正常運行的保障。在進行辦公室行政管理工作的過程，將現(xiàn)代化、科學化的管理學理論知識體系充分應(yīng)用到機關(guān)行政管理工作中，以此為基礎(chǔ)建立完備的機關(guān)行政管理體系，可以有效提高員工綜合素質(zhì)，進而有效提高機關(guān)的整體工作效率，實現(xiàn)機關(guān)資源利用最大化。

[關(guān)鍵詞] 辦公室；行政管理

中圖分類號： D523 文獻標識碼：A

一、辦公室行政管理工作所具有的主要特點

辦公室行政管理工作是機關(guān)工作的重要組成部分，也是維護機關(guān)工作正常運行的保障，所以辦公室行政管理工作對于企業(yè)的發(fā)展與穩(wěn)定有著關(guān)鍵性的作用。日常的機關(guān)行政管理工作是非常煩瑣與錯綜復(fù)雜的，不僅要求在機關(guān)行政管理工作過程中要與機關(guān)的各部分相互溝通相互合作，充當各部門之間合作與聯(lián)系的橋梁，而且要求從事行政管理工作的相關(guān)人員建立豐富且完備的行政管理體系。行政管理工作雖然在日常工作當中顯得煩瑣與錯綜復(fù)雜，似乎在機關(guān)工作當中一直處于配角的身份，但其實行政管理工作對于機關(guān)工作的影響是方方面面的，直接影響機關(guān)健康穩(wěn)定地發(fā)展。尤其是針對辦公室當中的行政管理工作來說，其所具備的特點更加鮮明，能夠為機關(guān)長久穩(wěn)定健康發(fā)展提供保障。在機關(guān)當中，辦公室行政管理工作就如同四通八達的交通線路一樣將各部門緊密聯(lián)系在一起，使得機關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)與下層員工有著可以溝通交流的橋梁，使得各部門之間的工作配合可以有著快速的回應(yīng)，是機關(guān)內(nèi)部上上下下里里外外最重要的溝通與合作樞紐。同時，辦公室行政管理工作還負責機關(guān)與外部機關(guān)或企業(yè)等機構(gòu)合作與交流的工作，以及為機關(guān)各部門提供良好的后勤保障工作。概括的來說，辦公室行政管理工作是一個集聯(lián)絡(luò)、對外交往、運轉(zhuǎn)等多項職責于一體的機關(guān)重要組成部分。由于辦公室行政管理工作其獨特的性質(zhì)，對從事于辦公室行政管理工作的相關(guān)人員的綜合素質(zhì)以及能力提出了更高的要求，不僅要求辦公室行政管理工作相關(guān)人員具備豐富的專業(yè)知識以及完備的行政管理理論知識體系，還要具備良好的溝通能力以及優(yōu)秀的管理能力。辦公室行政管理工作對于機關(guān)對外形象的展示十分重要，容不得出現(xiàn)一星半點的差錯，否則就會對機關(guān)對外形象造成損害，甚至嚴重的還會對機關(guān)未來的發(fā)展造成深遠影響。辦公室行政管理的工作性質(zhì)要求工作人員要具備以下幾個特點：

（一）辦公室行政管理工作首先要具備的就是服務(wù)性

由于辦公室行政管理工作是溝通機關(guān)內(nèi)部的關(guān)鍵樞紐，同時也是對外交流與合作的關(guān)鍵部門，所以這就要求辦公室行政管理工作首先要具備的就是服務(wù)性。對于從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員來說，除了要負責日常工作當中煩瑣、錯綜復(fù)雜的行政管理任務(wù)外，還要和機關(guān)中的各個部門進行交流與溝通，同時要確保各部門之間的合作做好協(xié)調(diào)工作。從某種意義上來說，辦公室行政管理工作就是為其他各部門服務(wù)的工作，從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員就是為全機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與員工服務(wù)的人員，所以從事物的根本屬性上來看，行政管理部門在其本質(zhì)上就是一個服務(wù)性質(zhì)的部門，所以服務(wù)性作為根本屬性自然要排在辦公室行政管理工作所具備特點的首位[1]。

辦公室行政管理工作要為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。在辦公室行政管理工作的職責范圍當中，首要工作任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，在機關(guān)也主要是以領(lǐng)導(dǎo)的助手身份出現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)的工作能夠全面地鋪展開。這就要求從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員不要眼高手低，必須著眼于日常工作中的小事，認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖與目的，在工作當中全面提高自身的綜合素質(zhì)和能力。

辦公室行政管理工作要為各部門提供服務(wù)。從事辦公室行政管理工作的相關(guān)人員在機關(guān)當中除了主要作為領(lǐng)導(dǎo)的助手出現(xiàn)外，還承擔著聯(lián)絡(luò)各部門進行交流與溝通的關(guān)鍵樞紐責任。機關(guān)各部門之間的協(xié)調(diào)合作、穩(wěn)定發(fā)展離不開辦公室行政管理人員的統(tǒng)籌調(diào)度，機關(guān)的高效運行離不開辦公室行政管理工作相關(guān)人員的維護。

（二）辦公室行政管理工作所具備的煩瑣性

在辦公室行政管理工作當中所具備的另一明顯特點就是煩瑣性。在辦公室行政管理的日常工作中，機關(guān)大大小小的事情都少不了行政管理工作人員的參與。從事物的表面上來看，辦公室行政管理工作似乎都是在處理一些雞毛蒜皮的小事，但正是這些小事影響著機關(guān)運行的方方面面，一個雞毛蒜皮的事情不大，但要是許許多多雞毛蒜皮的小事累積起來那就是足以決定機關(guān)面貌與效率的大事。以高速公路管理局高速公路路政總隊的辦公室行政管理人員來說，所實行的就是精細化管理。辦公室行政管理要對各部門明確分工，壓實各級部門的責任，確保機關(guān)整體可以全面有序地向前推進，并且要對總隊及支隊進行全程跟蹤，強化督導(dǎo)職責，保證精細化管理措施落實到位[2]。

二、如何做好辦公室行政管理工作的方式方法

在高速公路管理局高速公路路政總隊機關(guān)當中，要想要做好辦公室行政管理工作的首要任務(wù)就是要科學化、系統(tǒng)化地運用行政管理理論知識體系，靈活運用管理學相關(guān)知識，爭取機關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)對于行政管理的重視以及團結(jié)各部門以保證日常工作的開展。

（一）不斷加強對于員工的思想作風建設(shè)

行政管理作為機關(guān)的關(guān)鍵樞紐機構(gòu)，肩負著協(xié)調(diào)機關(guān)各部門穩(wěn)定運行的重要職責。這就對從事辦公室行政管理的相關(guān)人員提出了更加嚴格的要求，要求行政管理人員不僅要具備機關(guān)內(nèi)各部門的相關(guān)知識，而且要有比較強的交際能力以及危急時緊急處理相關(guān)事務(wù)的能力，必須要具備行政管理相關(guān)理論知識以及自身要具有良好的思想道德修養(yǎng)。所以，機關(guān)內(nèi)辦公室行政管理工作必須做也是要馬上做的就是搞好思想作風建設(shè)，提高辦公室行政管理工作員工的思想道德修養(yǎng)。

理論是實踐的前提，要搞好辦公室行政管理工作的思想作風建設(shè)就必須先提高機關(guān)內(nèi)全體員工的政策理論水平，要做到無論是向上對于領(lǐng)導(dǎo)的報告，還是向下對于員工的公文，或者其他工作內(nèi)容的處理工作，都要做到使行文格式內(nèi)容符合上級領(lǐng)導(dǎo)所指定的各項標準，要做到行文不偏離中國共產(chǎn)黨的政治方向，要做行文到符合機關(guān)的規(guī)章制度、流程要求[3]。

辦公室行政管理工作并不是僅僅局限在辦公室之內(nèi)，更要深入到一線工作崗位，從實踐出發(fā)，并以此為基礎(chǔ)獲得最前沿的資料，并及時向機關(guān)上層領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)情況的匯報。

（二）優(yōu)化辦公環(huán)境，全面提高工作效率

對于優(yōu)化辦公室行政管理工作的辦公環(huán)境，全面提高工作效率可以從兩方面進行。一方面要加強對于辦公場所、宿舍的美化工作；一方面要大力提倡節(jié)儉，將“降本增效”融入機關(guān)文化當中。以高速公路管理局高速公路路政總隊為例，在措施實行后，總隊機關(guān)辦公用電減少了百分之八，油耗降低了百分之十一，而在安裝了執(zhí)法終端、執(zhí)法記錄儀等設(shè)備后總隊及支隊的工作效率有了明顯提高。

（三）健全行政管理機制

良好的行政管理工作的開展離不開健全制度的保證。在實現(xiàn)精細化管理總隊、支隊、大隊的三級覆蓋后，機關(guān)全體員工的主觀能動性被充分調(diào)動起來，實現(xiàn)了機關(guān)的高效運行。在行政管理工作當中，要立足于路政管理工作的現(xiàn)實實際，對于考核測評體系進一步完善，做到公平公正公開，使其獲得全體機關(guān)員工的一致認同。

三、結(jié)語

辦公室行政管理工作是機關(guān)的關(guān)鍵性樞紐，具有聯(lián)通機關(guān)上下內(nèi)外的重要職責，是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，是機關(guān)各部門背后的協(xié)調(diào)工作者，是員工身邊的服務(wù)者。雖然機關(guān)日常工作總是一些雞毛蒜皮的小事，但對于機關(guān)來說同樣是必不可少的，缺乏行政管理往往會導(dǎo)致機關(guān)工作的一地雞毛。辦公室行政管理工作人員要不斷提高自身綜合素質(zhì)，以此為基礎(chǔ)來更好地為機關(guān)穩(wěn)定高效運行提供保障。

參考文獻：

[1]安燕萍.淺談高校院系辦公室如何做好行政管理工作[J].大學教育，2018（07）：139-140.

[2]王紅艷.淺談如何做好辦公室行政管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（11）：57-58.

[3]李莉.淺談如何做好房地產(chǎn)管理檔案工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：169.