企業辦公室綜合事務管理現狀及改進策略

劉姜鈞泰 張娟

[摘 要] 對于企業單位而言，辦公室主要是針對企業的日常綜合事務進行處理的部門，其職能在于傳遞上級命令、反饋下級建議。因此，提升辦公室的綜合事務管理水平直接關系到企業的發展。文章就企業辦公室綜合管理現狀以及改進措施進行分析，希望可以促進企業辦公室綜合事務管理的發展，僅供企業相關人員參考。

[關鍵詞] 企業；辦公室；綜合事務管理

中圖分類號：C931.3 文獻標識碼：A

辦公室作為企業的綜合事務管理部門，是企業開展各項管理工作的關鍵所在。就企業辦公室部門而言，其本身工作存在較大的提升空間，存在諸多需要改善的地方。所以，作為企業辦公室人員要擺正心態，嚴格要求自己，努力提升服務意識和政治素養，為企業的發展提供后備保障。

一、企業辦公室綜合管理工作的意義

（一）規范企業管理，提高管理水平

在企業中，辦公室處于管理工作地核心地位，其本身是需要實現對企業政策規章制度擬定與起草的部門。在日常的辦公室綜合管理工作中，需要管理體系實現相應的支持，并且配合章程辦事，讓企業管理更加規范化與科學化。企業辦公室綜合管理工作針對企業的各項資源進行合理有效的分類管理，讓各個部門職能得以優化，做到物盡其用，這樣才能實現企業部門管理水平的全面提升。在提高了企業部門管理水平之后，企業的管理水平也會相對應的提升。要提升管理水平企業需要考慮從辦公室入手，規范員工行為，最終讓辦公室成為企業發展的重要推動力[1]。

（二）促進企業良性發展

辦公室作為企業后勤保障與管理的核心部門，其職能與員工的日常工作有著直接的關聯。所以，辦公室各項工作的開展離不開員工的支持，營造良好的辦公氛圍，讓員工產生幸福感和職業感。團隊的穩定性會加強辦公室員工的團結，同時還會促進企業的發展。當員工對企業有了歸屬感之后，就會減少企業優秀人才的流失，從而能夠有效提升企業的穩定性。企業的穩定性可以讓核心技術、優秀人才、知識經驗都得到最好的保存，在有新鮮血液加入企業的時，也可以為企業的可持續發展注入生機與活力。

二、企業辦公室工作的現狀分析

辦公室的綜合事務管理可以協調企業各部門之間的關系，可以優化企業內部的環境，發展與完善企業辦公室綜合事務管理。但是僅僅基于企業部門的設置，可能會導致辦公室工作被忽視，這主要是因為企業管理者對辦公室工作的重視度不足，最終讓辦公室工作的開展受到諸多的限制。例如辦公室綜合事務管理缺少有效的人員配置，使得部分辦公室工作員工身兼數職，這樣不僅會加重員工工作方面的負擔，也會加重員工精神方面的負擔。同時，隨著企業員工逐漸趨于年輕化，辦公室年輕員工工作經驗不足，再加上外界的干擾，可能會導致辦公室年輕員工責任使命感不強，進而影響辦公室工作的順利開展。辦公室員工工作效率的進一步提升，可以提高企業整體的實際效率。此外，辦公室相應的規章制度需要進一步的完善，考慮到有時不夠明確的部門職責、工作計劃性不強、對于突發事件處理不及時等問題，都是因為工作制度不規范造成的；甚至是出現雖然辦公室工作制度已經非常詳細，但是在實際工作之中得不到落實，進而影響辦公室綜合職能的發揮。這些問題嚴重降低了辦公室的工作效率，這樣不僅會影響企業的正常運轉，也會導致企業經營受損，影響其經濟效率[2]。

三、提升辦公室綜合事務管理水平的有效途徑

（一）提高辦公室的職能地位

在企業發展中，辦公室綜合管理事務管理水平的提升，可以提高對企業日常工作秩序的有效維護，實現對員工行為的有效約束，推動企業發展任務的落實與貫徹，從而實現各個部門之間的相互協調。企業辦公室的職能地位，只能加強，不能削弱，只有這樣才能滿足企業的發展要求。辦公室的綜合事務管理工作，基于企業實際的工作流程，這就需要讓辦公室的綜合事務管理變得更加的規范與優質，并且基于不同程度的事務要求，享受到一定的參謀協調權。所以，企業要注重辦公室職能地位的進一步強化；并且要求將辦公室的基本作用在生產經營之中有效發揮，積極主動地參與企業工作、政策的制定，做好基層員工與企業管理層之間的協調工作，提高辦公室決策參謀的實際效果，以此來促進企業各項工作的順利完成。

（二）重視辦公室制度建設

辦公室制度建設就是基于企業辦公室各項工作的具體要求，基于條文的方式來實現企業各項行為的規范，進而闡述企業的各項質量標準和對應的實施準則。

第一，落實崗位責任制度。為了讓辦公室事務管理流程得以規范，需要利用崗位責任制度來實現辦公室工作內容的落實。在實踐環節，需要明確企業的定責、定崗計劃，明確每一個員工在辦公室綜合管理事務中的職責。第二，合理利用獎懲制度。對于辦公室管理工作而言，獎懲制度是非常有效的。通過在辦公室管理工作中融入獎懲機制，可以有效加強對于辦公室員工的考核，進而基于獎懲制度作為基本依據，落實具體的考核方案，最終促進辦公室各項工作的有效實施。例如在辦公室的獎懲制度中將文書書寫情況、出勤情況等作為主要依據進行相應的獎懲，并且利用榜樣作用構建理想的辦公室環境[3]。

（三）優化辦公室員工結構與工作流程

在當今市場經濟下，任何一個企業想要站穩腳跟，都需要對辦公室的員工結構實現合理的優化，再搭配工作流程的設置，就可以促進企業辦公室綜合管理水平的全面提升，以此來保障企業管理的合理性與科學性。企業在梳理管理內容時不僅要完善管理結構，還要從辦公室員工的選擇入手，確保辦公室員工的專業素養達標，從而相應的優化員工結構，實現員工素質的持續性提升。辦公室的綜合事務管理是企業的一個縮影，也是的企業風向標。企業辦公室綜合事務管理是非常煩瑣的，并且還會直接觸碰到企業的機密信息等內容，所以只有實現企業工作流程的優化才可以確保企業朝著正確的方向發展。

（四）設置辦公室綜合事務管理系統

1.系統需求

在日常的企業辦公室管理中，會涉及諸多方面的工作，如企業領導事務管理、績效考核等。如何將這部分工作真正從傳統模式中解放出來就成為企業辦公室綜合事務管理中需要重點考慮的問題。針對企業辦公室綜合事務管理系統用例圖所示（見圖1）。

2.系統功能分析

基于企業辦公室綜合事務管理的總體需求，需要針對其目標系統進行深入的分析，從而確保其配置功能模塊得以實現。針對企業辦公室綜合事務管理系統功能的結構圖，具體見圖2所示。

通過圖2所展示的企業辦公室綜合事務管理系統功能模塊示意圖，可以將對應的基本內容加以明確，這對于后續的企業辦公室綜合事務管理工作實施提供良好的基礎條件，確保各項工作順利開展。

（五）明確崗位責任，提升職業素養

對于辦公室綜合事務管理工作而言，辦公室員工的職業素養對于企業辦公室綜合事務管理是非常關鍵的；這就需要將員工的責任與權限明確，提高辦公室綜合事務管理工作的效率，并且強化服務意識，增強對業務方面的學習，這樣才能貫徹與落實企業領導決策層的基本意圖，以此來服務各個部門工作的有效實施。身為辦公室員工，還要懂得開放思路，及時掌握市場的發展趨勢，通過創新思維模式，從而擺脫傳統工作理念與方式的束縛，保障每一項工作任務都能順利完成。

四、結語

對于企業而言，其整體形象會受到辦公室綜合事務管理水平的影響。所以，企業要不斷提升辦公室的綜合事務管理水平，進一步提高辦公室的工作質量和效率，以此來促進企業的全面發展。

參考文獻：

[1] 麻雨欣.淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑[J].改革與開放，2016（14）：122+124.

[2] 陳歡.淺析如何加強辦公室綜合事務管理[J].低碳世界，2016（03）：160-161.

[3] 李欣.淺析如何提升辦公室綜合事務管理水平[J].辦公室業務，2015（01）：7.