信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理

馬春華

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與普及性應用，信息技術(shù)管理業(yè)已成為提高企業(yè)管理水平的重要手段之一。綜合檔案室是進行企業(yè)全部檔案統(tǒng)一管理機構(gòu)，它的建立既能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案進行統(tǒng)一的、集中式的管理，還可以將企業(yè)檔案管理工作延伸至企業(yè)的各項管理工作之中進而為促進企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文就信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理進行系統(tǒng)闡述，以期為企業(yè)綜合檔案室的數(shù)字化建立與管理水平提供更多的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);綜合檔案;企業(yè);檔案管理

企業(yè)檔案是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中逐步形成的全部檔案總和。企業(yè)綜合檔案則涵蓋了人力資源、財務管理、生產(chǎn)經(jīng)營以及黨、政、工、團等方面的全部檔案，這些檔案中包括各種文書、照片、圖紙、影音資料、圖表等一些文字材料及非文字材料。企業(yè)綜合檔案室的檔案既是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，更是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展及普及性應用，企業(yè)也應在綜合檔案室的建立與管理過程中有機地融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此來提高企業(yè)綜合檔案室的建立步伐與管理水平，進而為全面提高企業(yè)檔案應用效率、促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展提供更多的保障。本文就信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理進行系統(tǒng)闡述

一、信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）各部門歸檔材料不全

在信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室建立過程中，往往出現(xiàn)各部門歸檔案材料不全問題，甚至還會出現(xiàn)檔案遺失無法歸檔等現(xiàn)象。企業(yè)綜合檔案室建立過程中，檔案收集工作既是綜合檔案室建立的基礎(chǔ)和起點，也是直接影響到企業(yè)綜合檔案室建立與管理的直接因素。出現(xiàn)歸檔材料不全問題的主要原因是由于原有檔案多由各部門分設(shè)、分管，個別部門管理層認為關(guān)鍵的、核心的檔案材料一旦交到企業(yè)綜合檔案室后會在部門需要利用、查找時產(chǎn)生諸多不便，還不如自己保管方便;也有個別企業(yè)的生產(chǎn)部門認為：生產(chǎn)類檔案材料是在自身在日常生產(chǎn)、管理工作中逐步形成的，應由生產(chǎn)部門來保管。另外，也有的部門因不了解綜合檔案室歸檔范圍，進而將一些不屬于歸檔范圍的檔案材料也進行了歸檔，卻將一些關(guān)鍵性的圖紙、圖片等留為自用，進而也造成了檔案材料流失問題。

（二）檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)不高

目前一些企業(yè)在企業(yè)綜合檔案室建設(shè)過程中往往未配置專職、專業(yè)的檔案管理人員，且由于多數(shù)檔案管理人員多為“半路出家”“兼崗”，這也直接造成企業(yè)綜合檔案室工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)較低現(xiàn)象，這對企業(yè)綜合檔案室的信息化、數(shù)字化建設(shè)進程與質(zhì)量也會產(chǎn)生直接影響。

（三）綜合檔案室的信息利用率過低

很多企業(yè)在建立綜合檔案室后，其最終目的僅僅是為了進行企業(yè)內(nèi)部檔案的保存與管理，缺乏對檔案的深層次應用與開發(fā)。如一些企業(yè)在綜合檔案室建設(shè)過程中，雖然能夠?qū)⒏鞑块T分散的檔案加以有效歸檔，但仍將一些核心的、有應用價值的檔案束之高閣，最終造成檔案失去了其應用的價值。另外，因一些企業(yè)綜合檔案室的管理人員缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng)，未能對綜合檔案室內(nèi)的相關(guān)檔案進行科學、合理的編纂，進而也導致了檔案信息失去了應用價值，甚至還會造成企業(yè)綜合檔案室的建設(shè)與發(fā)展。

二、信息技術(shù)管理視域下企業(yè)綜合檔案室的建立與管理策略

（一）豐富綜合檔案室檔案資源，將之建成企業(yè)的信息中心

大數(shù)據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”以及信息技術(shù)管理背景下，企業(yè)在綜合檔案室的建立過程中，必須充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)及相關(guān)管理手段來不斷豐富企業(yè)檔案資源、更新管理理念，將企業(yè)綜合檔案室建設(shè)成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的信息中心。同時，還要結(jié)合檔案歸檔制度將企業(yè)各部門（或分支機構(gòu)）的檔案應納入到綜合檔案室之中，以提高企業(yè)綜合檔案室檔案資源。另外，企業(yè)還要利用現(xiàn)代信息技術(shù)作為企業(yè)內(nèi)部檔案的接收、采集、整理的手段，如利用現(xiàn)代信息技術(shù)將更多的文字檔案轉(zhuǎn)化成為圖片、視頻檔案，或是將原有的影像檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字視頻檔案等，在全面豐富綜合檔案室檔案資源的同時，也能夠加快綜合檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的進程。檔案管理人員更要借助信息技術(shù)管理手段來深度開發(fā)各類檔案資源，使之能夠真正成為促進企業(yè)發(fā)展的信息中心。

（二）提高檔案人員的信息技術(shù)素養(yǎng)，提高綜合檔案管理質(zhì)量

企業(yè)綜合檔案室的檔案工作具有較高的專業(yè)性，且不同門類、不同載體的檔案管理對檔案工作人員的要求也不盡同。因此，企業(yè)必須加強對綜合檔案室的檔案工作人員的培訓與再教育的力度，使之能夠不斷更新檔案管理理論知識與技能、更要不斷提升自身的信息技術(shù)素養(yǎng)，使之能夠真正利用現(xiàn)代信息技術(shù)來進行綜合檔案的數(shù)字化管理與應用。企業(yè)還要定期或不定期地組織綜合檔案室工作人員進行業(yè)務交流、業(yè)務創(chuàng)新研究討等，還可以通過企業(yè)之間檔案工作人員的交流、學習等來提高企業(yè)綜合檔案室工作人員的整體專業(yè)素養(yǎng)與管理水平，進而才能為提高企業(yè)綜合檔案室管理與服務質(zhì)量提供保障。

（三）加強綜合檔案室數(shù)字資源建設(shè)，提升企業(yè)檔案服務應用的安全性

企業(yè)在綜合檔案室建設(shè)過程中必須充分利用信息技術(shù)，不斷加強綜合檔案室的數(shù)字化資源建設(shè)，以提高企業(yè)綜合檔案室的服務與利用水平。首先，企業(yè)應保障綜合檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如實現(xiàn)綜合檔案室的庫房恒溫、恒溫要求，配置獨立中央控制空調(diào)、溫濕度控制儀等;同時，還要加強綜合檔案室的安全管理工作，如安裝門禁設(shè)備、電子監(jiān)控設(shè)備、報警設(shè)備等，以提高企業(yè)綜合檔案室的安全。其次，加強企業(yè)綜合檔案室保密安全工作。企業(yè)應通過第三方就企業(yè)綜合檔案室的保密安全系統(tǒng)進行全方位的設(shè)計，既要實現(xiàn)數(shù)字檔案應用系統(tǒng)的“三員分立”，還要在系統(tǒng)中為用戶分配相應的權(quán)限、設(shè)定相關(guān)人員的密級、檔案資源查閱的權(quán)限等，并通過“數(shù)據(jù)權(quán)限”+“功能權(quán)限”方式進行用戶、信息、系統(tǒng)訪問控制權(quán)的管理，最大限度地保障企業(yè)綜合檔案室管理、應用的安全性。

（四）不斷拓展電子檔案利用途徑，提高企業(yè)綜合檔案利用率

企業(yè)綜合檔案的建立，應基于信息技術(shù)管理基礎(chǔ)之上，不斷豐富企業(yè)檔案資源，如通過完成企業(yè)檔案以及相關(guān)的行業(yè)知識、標準、期刊論文、電子公文、制度文檔等資源的“一站式”檢索功能，來實現(xiàn)“以知識管理為導向”的企業(yè)綜合檔案室的管理，進而全面提升企業(yè)綜合檔案的數(shù)字化利用效用。另外，企業(yè)綜合檔案室管理人員還要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的數(shù)據(jù)搜索技術(shù)構(gòu)建相應的搜索行為模型，并依照不同的企業(yè)檔案信息屬性來設(shè)計不同的分類瀏覽、引擎搜索方式，以提高檔案信息的搜索、查閱的精準度。企業(yè)還可以將綜合檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)管理平臺相結(jié)合，并利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)將檔案中的“相似檔案”“技術(shù)型檔案”“核心檔案”等加以分類整理，如以圖表、柱狀圖等形式進行分類，以提高對各類檔案管理、應用效率。檔案工作人員還可以基于人工智能技術(shù)中的智能檢索將各類檔案的關(guān)鍵字、各字段進行加權(quán)混合索引處理，還可以將最相關(guān)的檔案信息列在最前面（或最上方），以提高檔案檢索速度與準確率，這對提高企業(yè)綜合檔案的利用率具有積極的促進作用。

結(jié)束語：

總之，企業(yè)應在信息技術(shù)管理視域下依托現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢來逐步完成企業(yè)綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)，并以電子文件、專業(yè)數(shù)據(jù)庫等新型檔案資源歸檔為綜合檔案室建設(shè)的重點。同時企業(yè)檔案工作人員還可以利用大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)等來實現(xiàn)企業(yè)各類檔案的智能化識別、檢索、定位、管理、監(jiān)控等，進而才能為企業(yè)及檔案使用人員提供更加便捷的檔案信息服務，才能最大限度地提升出企業(yè)檔案的利用率，為促進企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展提供更多的信息技術(shù)保障。

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