淺談《總裝技術(shù)信息指示書》無紙化管理優(yōu)點(diǎn)

邱婷

摘 要：公司旨在創(chuàng)建綠色、提質(zhì)增效、無應(yīng)用場(chǎng)景障礙的智能無紙化辦公系統(tǒng)，本文將總裝工藝目前的技術(shù)信息指示書管理方式與無紙化管理進(jìn)行利弊分析，希望可以通過建立總裝技術(shù)信息指示書無紙化系統(tǒng)管理，提升工作效率，優(yōu)化管理。

關(guān)鍵詞：增效降本 閉環(huán)管理 無紙化系統(tǒng)

Brief Discussion about the Advantages of Paperless Management of “General Assembly Technical Information Instructions”

Qiu Ting

Abstract：A company aims to create an intelligent paperless office system that is green， improves quality and efficiency， and has no application difficulties. This article analyzes the advantages and disadvantages of the current technical information instruction management method and paperless management of the final assembly process. The paperless system management of the final assembly technical information instructions improves work efficiency and optimizes management.

Key words：Increase of efficiency and reduction of costs， closed-loop management， paperless system

1 前言

隨著公司快速發(fā)展，員工對(duì)辦公系統(tǒng)有了更高的要求，目前《總裝技術(shù)信息指示書》管理流程無論從文件編制、審批、發(fā)行、回執(zhí)反饋都占據(jù)員工大量的工作時(shí)間、且整個(gè)流程無法得到很好的管控。因此，《技術(shù)信息指示書》無紙化管理系統(tǒng)的需求迫在眉睫。

2 目前《總裝技術(shù)信息指示書》管理流程

總裝技術(shù)信息指示書（下文簡(jiǎn)稱技指）：將公司的《設(shè)計(jì)變更實(shí)施通知書》、《產(chǎn)品技術(shù)通知書》（下文簡(jiǎn)稱設(shè)變）中涉及到影響總裝生產(chǎn)的變化點(diǎn)轉(zhuǎn)化成特定的文件形式，用于指導(dǎo)總裝作業(yè)，確保變化點(diǎn)順利實(shí)施。

目前總裝技指的編制、審批、發(fā)行、接收、回執(zhí)反饋等流程（圖1所示）均是人工化，紙質(zhì)化管理。

（1）技指編制：技術(shù)員以設(shè)變中涉及到影響總裝生產(chǎn)的變化點(diǎn)為依據(jù)，將變化點(diǎn)按照技指模板（如圖2所示）轉(zhuǎn)換文件;

（2）技指發(fā)行：文件經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審簽字后方可發(fā)行，目前發(fā)行方式是通過科室專職的規(guī)格管理員將文件下發(fā)至總裝科;

（3）總裝接收：總裝科專職的規(guī)格管理員接收相關(guān)技指，并在總裝科內(nèi)審批，針對(duì)下發(fā)有問題的技指需要再退回給技指編制人進(jìn)行重新編制;

（4）技指實(shí)施/回執(zhí)反饋與記錄：變化點(diǎn)實(shí)施后，現(xiàn)場(chǎng)班組需及時(shí)反饋?zhàn)兓c(diǎn)實(shí)施情況，總裝科規(guī)格管理員收集變化點(diǎn)實(shí)施情況后并做相關(guān)記錄及保存。

3 目前技指管理流程存在的問題

目前技指存在編制工作量大、回執(zhí)率低、聯(lián)簽周期長(zhǎng)、文件易丟失問題，且無法完全避免。

（1）勞動(dòng)負(fù)荷量大：以2019年為例，技指編制約2000份，人均耗時(shí)3h/天;關(guān)聯(lián)文件簽字約50000次/年。

（2）主觀性強(qiáng)：人為轉(zhuǎn)化文件，常有轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤出現(xiàn)，且無法避免;

（3）效率低：文件編制到發(fā)至現(xiàn)場(chǎng)，耗時(shí)長(zhǎng)，易出現(xiàn)文件漏發(fā)放/簽收。目前我司有廣州/新疆/宜昌/杭州工廠，針對(duì)異地工廠和廣州工廠因?yàn)榈乩碓颍募l(fā)放存在不同的方式：異地工廠以郵件形式發(fā)放文件，廣州工廠以紙質(zhì)形式發(fā)放文件，整體效率低。

（4）閉環(huán)管理困難：對(duì)接窗口及發(fā)行數(shù)量多，技指管理各流程得不到實(shí)時(shí)監(jiān)控，依靠人工實(shí)現(xiàn)整個(gè)技指流程閉環(huán)管理，難度大。

（5）紙張消耗量大：以2019年為例，技指預(yù)計(jì)使用3462張A4紙，2308張A4紙，紙張費(fèi)用約3931.7元/年。

4 技指無紙化管理流程建立的優(yōu)點(diǎn)

針對(duì)目前技指管理流程的問題，公司正在大力推進(jìn)技指無紙化系統(tǒng)管理（圖3所示）的實(shí)施，無紙化系統(tǒng)建立后技指所有環(huán)節(jié)均可在系統(tǒng)上完成，實(shí)現(xiàn)制作、審批、下發(fā)、簽收、實(shí)施、反饋全流程閉環(huán)管理（如圖4所示）。

（1）文件自動(dòng)轉(zhuǎn)化生成：工作效率、文件準(zhǔn)確率得到極大提升;

（2）多終端、多場(chǎng)合審批及簽收：打造綠色、提質(zhì)增效、無應(yīng)用場(chǎng)景障礙的智能無紙化辦公系統(tǒng);

（3）實(shí)現(xiàn)制作、審批、下發(fā)、簽收、實(shí)施、反饋全流程閉環(huán)管理，各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)上均可實(shí)時(shí)監(jiān)控;

（4）節(jié)約紙張。

5 結(jié)語

大力推進(jìn)技指無紙化系統(tǒng)管理，可有效提高員工的工作效率，規(guī)范工作的管理流程，響應(yīng)公司增效降本號(hào)召，促進(jìn)公司高速發(fā)展。

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