《出生醫(yī)學(xué)證明》歸檔方法及效果評價

【摘要】目的：《出生醫(yī)學(xué)證明》是一個自然人的人生第一份檔案材料。它不僅可以證明新生兒出生時的自然狀態(tài)，證明新生兒的血親關(guān)系，還是新生兒戶籍登記的法定依據(jù)和新生兒獲得保健服務(wù)的憑證。隨著改革開放的深入，《出生醫(yī)學(xué)證明》使用范圍越來越廣泛，如幼兒入托入園，長大了入學(xué)，出國留學(xué)，申請移民等等。可見，《出生醫(yī)學(xué)證明》對個人而言，意義重大。所以，做好《出生醫(yī)學(xué)證明》的收集整理歸檔工作，既豐富了醫(yī)院檔案資源，又可以服務(wù)民生，服務(wù)百姓，是創(chuàng)造和諧環(huán)境，構(gòu)建和諧社會的具體體現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】出生醫(yī)學(xué)證明、歸檔方法、效果評價

【中圖分類號】R876

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B

【文章編號】2095-6851（2020）03-143-01

一、概念

《出生醫(yī)學(xué)證明》是證明新生兒出生時健康和自然狀況;證明新生兒血親關(guān)系;是戶口登記機(jī)關(guān)對新生兒進(jìn)行戶籍登記的法定醫(yī)學(xué)依據(jù);是新生兒依法獲得保健服務(wù)的憑證等等。可見，《出生醫(yī)學(xué)證明》作為一個自然人的第一份檔案材料，意義重大。

《出生醫(yī)學(xué)證明》的簽發(fā)單位是具有助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)資質(zhì)的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)。分為首次簽發(fā)、換發(fā)和補(bǔ)發(fā)三種。

《出生醫(yī)學(xué)證明》由正頁、副頁、存根組成。正頁由新生兒父母（申領(lǐng)人）保存，副頁作為戶口登記機(jī)關(guān)戶籍登記之用，并由戶口登記機(jī)關(guān)拆解和保存（自行拆解無效），存根則由簽發(fā)單位存檔保管。

二、建檔背景

我院是一家具有助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)資質(zhì)的二級甲等綜合性醫(yī)療機(jī)構(gòu)，每年在我院婦產(chǎn)科出生的新生兒在2500-3000人次余。因此，我院承擔(dān)著這些新生兒《出生醫(yī)學(xué)證明》的簽發(fā)和對《出生醫(yī)學(xué)證明》存根進(jìn)行存檔保管的責(zé)任和義務(wù)。2011年4月之前，我院的《出生醫(yī)學(xué)證明》材料是和產(chǎn)婦的病史檔案一起由病案室存檔保管。保管期15年。

當(dāng)前在注重民生，關(guān)注民生，服務(wù)民生，構(gòu)建和諧社會的大背景下，國家檔案局在2008年、2010年相繼提出了建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)民生、服務(wù)人民群眾的檔案利用體系以及確保檔案安全保密的檔案安全體系，三個體系建設(shè)。

2012年8月上海市發(fā)布了民生檔案建檔指導(dǎo)目錄，《出生醫(yī)學(xué)證明》被列入民生檔案的范疇。

2011年4月，《上海市<出生醫(yī)學(xué)證明>管理辦法》出臺，（滬衛(wèi)疾婦[2007]7號），“管理辦法”第五章第27-28條規(guī)定，簽發(fā)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理要求，對每一位新生兒出生狀態(tài)材料進(jìn)行歸檔，永久保存。這些材料包括：1、《出生醫(yī)學(xué)證明》首次簽發(fā)登記表（《出生醫(yī)學(xué)證明》存根粘貼于首次簽發(fā)登記表）、2、《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)須知、3、新生兒父母身份證復(fù)印件。4、假如領(lǐng)取《出生醫(yī)學(xué)證明》不是新生兒母親，還應(yīng)該提供由新生兒母親簽字的委托書和領(lǐng)取人的身份證復(fù)印件。

根據(jù)上述文件精神，自2011年4月起，我院由醫(yī)院檔案室全面負(fù)責(zé)《出生醫(yī)學(xué)證明》的存檔工作，負(fù)責(zé)相關(guān)材料的收集、整理、鑒定和保管、利用，歸入醫(yī)院文書檔案業(yè)務(wù)類，永久保存。

三、工作方法

1、收集歸檔時間提前：《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料主要產(chǎn)生部門在產(chǎn)房，產(chǎn)房專門指定人員負(fù)責(zé)材料的收集、歸檔。因?yàn)槊磕甑牧勘容^多，所以在當(dāng)年的9月份左右，檔案部門即與產(chǎn)房負(fù)責(zé)人員聯(lián)系溝通，把當(dāng)年1-6月份的材料先歸入檔案室，

作者簡介：高彩娟，館員。

檔案室人員可以先把收集到的材料予以整理、編號、錄入、裝訂，以減輕第二年醫(yī)院各部門材料集中歸檔的壓力。

2、積極溝通：在整理、鑒定的過程中，對不符合歸檔要求的材料及時與產(chǎn)房溝通，以便在今后的工作中改進(jìn)。比如：（1）建議每年編一個大流水號，從1月1日零點(diǎn)到12月31日24點(diǎn)整 。（2）及時指正填表書寫的不規(guī)范，這些材料的書寫有的是院方填寫、有的是家屬填寫，所以填寫要規(guī)范，字跡端正，選用水筆或鋼筆，藍(lán)黑色或黑色，避免用圓珠筆填表;（3）紙張大小盡量使用A4紙，避免大大小小不規(guī)范用紙。

3、做好信息化建設(shè)工作：把整理好的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，做好檔案的信息化工作，便于檔案的保管和利用，提高工作效率和工作質(zhì)量。

四、建檔體會

從檔案利用看民生檔案建檔的重要性：

自2011年4月《出生醫(yī)學(xué)證明》建檔以來，有這樣兩個利用案例記憶深刻

案例一：有一位外省戶籍的產(chǎn)婦2011年6月在我院分娩一男孩，在回老家途中，把《出生醫(yī)學(xué)證明》弄丟了，回家報不了小孩戶口，來到檔案室查檔，要求補(bǔ)發(fā)證明，經(jīng)電腦查檔，很快查到了小孩的信息，并與產(chǎn)房聯(lián)系，產(chǎn)房按照補(bǔ)發(fā)證明的相關(guān)手續(xù)要求，給她開具了證明材料。產(chǎn)婦焦急的心情也放松了，她非常感謝我們的辦事效率。

案例二：2012年3月某一天，有一個年齡在35歲左右婦女，她因?yàn)閺男∮绅B(yǎng)父母撫養(yǎng)長大，只知道生父母生她是在我們醫(yī)院，今天來到檔案室，想查一下她出生時相關(guān)記錄，找到親生父母的線索。遺憾的是，30多年前的出生材料是和產(chǎn)婦的生產(chǎn)病史檔案合并一起的，當(dāng)時的存檔要求不同現(xiàn)在，要查30多年前的病史檔案，很難！最后只能勸他們另想別的途徑，檔案室愛莫能助，只能看著他們失望離去的背影。

可見，沒有檔案資源，就談不上檔案利用，也就無法滿足人民群眾的檔案信息需求。

我院自2011年4月，按照上級文件精神，對《出生醫(yī)學(xué)證明》進(jìn)行了規(guī)范化歸檔，信息化檢索，大大方便了查檔利用。在每年的《出生醫(yī)學(xué)證明》存檔情況年度檢查中，得到了老師的肯定。

《出生醫(yī)學(xué)證明》的建檔，是為每一個新生兒管好“人生第一檔案”，為今后服務(wù)民生積累豐富的檔案資源。

作為基層檔案管理部門，收集好、整理好、保管好、利用好民生檔案，科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管檔，為老百姓解決生活中實(shí)際困難，方便老百姓辦事，不僅是每一個檔案管理人員的職責(zé)，也是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、踐行黨的群眾路線，促進(jìn)社會和諧的具體體現(xiàn)。