淺談怎樣做好檔案這道“題”

摘 要：本文就怎樣做好檔案管理工作中收集、鑒定、著錄、統計等基礎工作，做好這些基礎工作的作用進行了簡單闡述，以及對檔案工作以后的需求、服務和發展方向進行了簡要分析。

關鍵詞：檔案管理;基礎工作;展望

檔案管理工作不是簡單的將各個部門文件收一收、理一理、放一放就好的資料收集，而是對單位各項工作原始記錄材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、檢索、掃描、裝訂、入庫、利用、統計的系統處理。

1.判斷題

單位和職工在日常工作、科研課題研究，政治、軍事、經濟、文化、宗教活動等過程中會產生各種各樣的文件，要求齊全完整、真實可靠和及時有效，包括紙質和電子文件材料都可作為歸檔文件，但它們不可能都作為檔案來保存。文件和檔案是同一物體在不同階段的兩種表現，現在的檔案就是過去的文件，現在的文件可能就是將來的檔案[1]。

想要做好這道題就必須熟悉本單位的職能和主要任務，將單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料價值，確定出本單位的歸檔范圍。這是對文件選擇的過程，說到底就是看該文件是否有保存價值。瞻前思后、去粗取精，甄別剔除沒有保存價值的文件，是“走”是“留”需要對它做一個歸檔與不歸檔的判定。這是做好文件歸檔的第一關，也是鑒定檔案的重中之重。

2.選擇題

檔案保管期限分為永久、30年期、10年期。是獲得永生，還是只有30年或10年的“壽命”，是對于檔案具有至關重要的選擇題。文件的保存價值和保管期限成正比，這是對歸檔文件的價值鑒定是對文件特性進行分析的過程，絕不能憑個人感覺、喜好、感情來做決定。

做好這道“題”首先要根據相關文件、條例制定適合自己單位的保管期限表，并以此為依據把本單位、本系統及與本單位密切相關的機構作為主體來進行劃分，對文件價值做進一步判定。相關聯單位形成的歸檔文件保管期限相對較長，涉及人事更是“就高不就低”。是決定檔案命運的關鍵所在。

3.填空題

3.1檔案著錄

檔案著錄工作就是對檔案“身份證”的填寫，它對檔案檔號登記、內容介紹、檔案類型等基本信息進行編輯，是檔案管理中必不可少的一項，形成的歸檔文件目錄就是歸檔文件的“戶口簿”。隨著電子文檔管理系統的廣泛應用，電子歸檔文件目錄具有規范、整齊、簡潔、方便等特點，傳統的手工目錄已逐漸被其取代。

3.2電子文件內容掛接

“無紙化”辦公已是趨勢，利用辦公平臺進行文件的交換、下發、上報在提高辦公效率的同時，也給檔案管理工作者帶來便利，可直接將數據從平臺中導出再導入檔案管理系統就完成檔案歸檔工作;紙質檔案通過掃描數字化處理后的電子原文與對應的檔案條目掛接到位;這兩條腿同時動起來即可完成數字檔案室的基礎數據建設。

完成好這道“題”，就要提升檔案人員的自身素質需具備一定的計算機操作能力熟練應用Word、Excl、Photoshop等相關應用軟件，現代檔案管理離不開新的作戰裝備，實現了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉化，這是歷史發展的必然趨勢。為檔案的檢索、統計和編研等工作的開展提供了基本條件。

4.分析題

4.1檔案再鑒定

隨著檔案數量的不斷增加，有的檔案失去了保存價值，致使庫存檔案顯得龐雜起來[2]。須對檔案價值再鑒定，確定檔案是升高還是降低保管期限或移出銷毀。這項工作必須以文件內容為主全面考察，切忌片面地、機械地強調某一方面而忽略其他方面;遵循保存從寬，銷毀從嚴，“以短從長”的原則，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。

4.2統計工作

檔案統計是對檔案管理工作的一個真實反映，是有較強的目的性是一項長期的基礎工作，不得弄虛作假。通過數據分析對檔案做到心中有數，為領導提供可靠的決策數據。

這道“題”做好后，可以通過從質和量的聯系中進行觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的過程、現狀及其一般規律性，是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。為檔案事業發展規劃提供建設性意見，對檔案的長足發展極其重要。

5.檔案發展及其面臨的問題

今天的檔案工作與時俱進，檔案數字化使其煥發出勃勃生機，在管理和利用起來更是得心應手。以能用、有用、好用為目的，提供省時、省事、省心的服務，實現只需在相應系統錄入關鍵字實現檢索，就可以得到“原汁原味”的電子檔案，隨時隨地提供可以“觸手可及”的檔案資料;這是我們追求的目標，也是社會發展走向。

雙套質管理讓其綻放出新的光彩，彰顯了現代檔案的精髓。擁有紙質和電子版兩套，再將電子版異地保存，為它上個“雙保險”，既保證檔案實體安全使“原始”檔案得到了體貼入微的保護，又實現檔案信息安全，實現雙贏。

就檔案數字化衍生出的問題也有很多，如何讓電子檔案擁有合法、真實、有效的外衣。目前應大力開展針對檔案電子文件真實性、完整性、可用性、安全性保障以及全程管理、風險管理、應急管理、電子證據采信等理論研究，加強元數據收集、數據封裝、長期保存、數據分析等相關應用技術攻關。建設電子文件標識服務系統，完善電子文件交換服務，滿足跨地區跨部門電子文件交換共享需求;推動開展驗證服務，為其提供在線或離線的可信驗證，確保它的原始性從而達到其使用、利用等價值。

檔案事業大有可為，檔案這道“題”期待越來越多的你進行攻關和參與。努力現實讓數據多“跑步”，讓群眾少“跑路”，不斷推進自身改革，全面提升檔案在各部門的服務質量。

參考文獻

[1]唐明瑤，劉益芝.檔案管理[M].北京，科學出版社，2016年：1.

[2]唐明瑤，劉益芝.檔案管理[M].北京，科學出版社，2016年：63.

作者簡介：

湯加蘭（1978-）女，漢，重慶，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：四川省攀枝花市農林科學研究院）