利用“修訂”功能記錄修改痕跡

王志軍

職場實踐中，涉及一些重要的表格，可能需要經過多輪的反復修改，如何將這些修改的痕跡記錄下來呢？利用Excel的“修訂”功能，可以輕松解決這一問題。

如果是2016或更高的版本，首先請從開始菜單打開“Excel選項”對話框，選擇“自定義功能區”，在右側窗格的“從下列位置選擇命令”下拉列表框選擇“不在功能區中的命令”，找到“接受/拒絕修訂”“突出顯示修訂”“共享工作簿（舊版）”這三個功能，將其添加到右側的功能區。可事先創建一個名為“修訂”的自定義組，如圖1所示，點擊右下角的“確定”按鈕即可生效。

切換到“審閱”選項卡，現在可以發現剛才新創建的“修訂”自定義功能組，點擊“突出顯示修訂”按鈕，打開“突出顯示修訂”對話框。首先請勾選“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”復選框，指定需要突出顯示修訂的單元格位置（可在工作表中直接選擇），如圖2所示，最后點擊右下角的“確定”。

現在當我們修改指定區域內的任意單元格時，會在單元格的左上角發現一個藍色的帽子，當鼠標移到該單元格上時，會彈出批注，如圖3所示，這里記錄了修改人、時間、位置、修改內容等詳細的信息。

提示：如果需要批量查看修改痕跡，可以保存工作簿，再次打開“突出顯示修訂”對話框，勾選“在新工作表上顯示修訂”復選框，保存之后會在一個新的工作表上顯示修訂的痕跡，效果如圖4所示。