城建檔案利用中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

段增艷

摘 要：城建檔案管理工作是城市建設(shè)與發(fā)展中的重要組成部分，對(duì)城市資源的合理配置有推進(jìn)作用。本篇文章就城建檔案利用中存在的問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)相應(yīng)論述。首先在檔案利用特點(diǎn)和難點(diǎn)上進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，如地域性和經(jīng)濟(jì)性特點(diǎn)以及管理模式落后和資源信息不全等難點(diǎn)。隨后闡述了提高城建檔案利用價(jià)值的對(duì)策，包括健全檔案管理體系、創(chuàng)新服務(wù)管理模式、完善信息資源內(nèi)容和構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)，希望能對(duì)有關(guān)學(xué)者的研究提供有利參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案;信息管理;制度

城建檔案利用及管理在城市規(guī)劃與建設(shè)中扮演著關(guān)鍵性角色，與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及人們的工作生活有著密切聯(lián)系。因此對(duì)城建檔案的利用要點(diǎn)與方向進(jìn)行進(jìn)一步探討，對(duì)提高信息資源利用率有積極影響。

1.城建檔案利用特點(diǎn)分析

1.1地域性

城建檔案管理與城市發(fā)展相互制約、相互影響，而把握檔案利用的地域性特點(diǎn)有利于提高城建信息的針對(duì)性和經(jīng)濟(jì)性價(jià)值。由于城建檔案在實(shí)際管理中需要先對(duì)其進(jìn)行區(qū)域內(nèi)的分類(lèi)管理，才能為后續(xù)檔案信息的規(guī)范利用奠定良好基礎(chǔ)。所以有些管理機(jī)構(gòu)會(huì)根據(jù)檔案的所屬地以及城市規(guī)模等來(lái)發(fā)揮檔案的地域性特點(diǎn)，為區(qū)域內(nèi)服務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展以及跨區(qū)域服務(wù)的協(xié)調(diào)帶來(lái)便利條件。

1.2經(jīng)濟(jì)性

科學(xué)利用城建檔案能為城市建設(shè)的效率與質(zhì)量提供很大幫助，對(duì)實(shí)現(xiàn)資金資源的充分應(yīng)用有正面影響。因?yàn)楹芏喙こ添?xiàng)目在開(kāi)展期間不僅會(huì)使用到大量的人力及物力資源，在資金成本上也會(huì)有大量消耗。而在城建檔案的利用下，工程團(tuán)隊(duì)可以對(duì)其中涉及到的圖表信息或工程數(shù)據(jù)等進(jìn)行對(duì)比參考，從而為當(dāng)前城市工程的開(kāi)展帶來(lái)經(jīng)驗(yàn)性質(zhì)上的借鑒。這樣工程內(nèi)部的各項(xiàng)資源就能發(fā)揮出更有效的價(jià)值，減少工程成本的浪費(fèi)，減輕城市發(fā)展負(fù)擔(dān)。

2.城建檔案利用中存在的難點(diǎn)問(wèn)題

2.1檔案管理模式落后

有些地區(qū)的城建部門(mén)在運(yùn)行發(fā)展中會(huì)將更多的精力與時(shí)間投入到城市區(qū)域規(guī)劃或建設(shè)方案的擬定中，而在城建檔案管理模式的優(yōu)化上卻有所忽視，使得檔案管理水平得不到有效提升，既增加了資源信息的利用難度，又給城市化進(jìn)程的推進(jìn)帶來(lái)了阻礙。如在長(zhǎng)期的檔案管理中一直采用固定的管理理念和形式，就會(huì)因難以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求而逐漸形成封閉式的管理體制，導(dǎo)致城建檔案信息存在失真或不全面等問(wèn)題。若忽視了信息化管理理念的融入，還會(huì)在一定程度上增加城建檔案管理中人力與時(shí)間成本上的消耗，降低了內(nèi)部資源的配置效果。

2.2檔案資源信息不全

城市建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，如工程圖紙、施工記錄以及市場(chǎng)資源周轉(zhuǎn)等，其中的信息資料經(jīng)過(guò)匯總整理后，都對(duì)城建檔案信息庫(kù)的構(gòu)建有支撐性作用。但有的管理機(jī)構(gòu)會(huì)因檔案信息來(lái)源的不確定因素而難以保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，如檔案信息的獲取途徑不正規(guī)或信息資源的全面性沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求等，都會(huì)給后期檔案管理的開(kāi)展增加一定負(fù)擔(dān)。在完善與補(bǔ)充檔案信息期間還會(huì)因市場(chǎng)運(yùn)行、城市規(guī)劃政策的變化或一些不可抗力而影響新舊信息的契合度，給城建檔案的高效利用帶來(lái)了不利影響。

2.3檔案利用效率不高

當(dāng)城建檔案因法律政策的約束而難以發(fā)揮共享功能時(shí)，就會(huì)隨著時(shí)間的推移而逐漸降低其自身的利用效率，使得信息資源出現(xiàn)浪費(fèi)情況。如有關(guān)檔案管理法規(guī)中會(huì)對(duì)一般檔案信息的開(kāi)放時(shí)間有所限制，但在城建檔案的公開(kāi)范圍和時(shí)間規(guī)劃中卻會(huì)存在模糊地帶，使得城建檔案的利用難以得到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化上的保障。對(duì)于一些存放時(shí)間較長(zhǎng)的城建檔案，若管理部門(mén)沒(méi)有結(jié)合區(qū)域內(nèi)的城建現(xiàn)狀對(duì)以前的檔案信息進(jìn)行整改處理，那么時(shí)間間隔較大的數(shù)據(jù)資料就難以在當(dāng)前的城市建設(shè)中發(fā)揮出參考價(jià)值，同時(shí)還會(huì)給后續(xù)的檔案管理增添無(wú)形的壓力，降低了檔案的利用率。

3.提高城建檔案利用價(jià)值的對(duì)策

3.1建立健全的檔案管理體系

要想有效提高城建檔案的利用效果，為城市化進(jìn)程的加快提供可靠力量，有關(guān)機(jī)構(gòu)就要在檔案管理體系的科學(xué)建立上提高重視。首先，要對(duì)當(dāng)前所實(shí)施的管理體系進(jìn)行全方位分析，明確新增規(guī)章制度與原有制度之間的共通性和差異性特點(diǎn)，從而為體系運(yùn)行機(jī)制的強(qiáng)化提供參考依據(jù)。其次，對(duì)于城建檔案管理體系中存在的漏洞問(wèn)題和不足之處，除了要及時(shí)找到問(wèn)題的根源所在，還要結(jié)合城市建設(shè)方向和檔案管理實(shí)際情況來(lái)補(bǔ)充缺失的制度準(zhǔn)則，從而為檔案信息的充分利用創(chuàng)造有利條件。最后，在城市不斷建設(shè)與發(fā)展中，管理機(jī)構(gòu)要注重對(duì)檔案管理體系的階段性更新，在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展節(jié)奏的同時(shí)，讓更多的檔案信息得到實(shí)用性價(jià)值的升華。

3.2創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式

傳統(tǒng)死板的管理與服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段城建檔案的利用需求，需要管理機(jī)構(gòu)將創(chuàng)新型理念融入到日常檔案利用工作中，主要可以從以下幾點(diǎn)入手。第一，檔案管理部門(mén)要把控好城建檔案的利用目的、形式和方向，根據(jù)需求者在區(qū)域內(nèi)的分布范圍和服務(wù)訴求等，靈活轉(zhuǎn)變不同的服務(wù)觀念和管理模式，以此來(lái)達(dá)到滿足不同需求者對(duì)檔案利用的目的。第二，有關(guān)機(jī)構(gòu)要做好城建檔案利用中的監(jiān)管工作，對(duì)于監(jiān)管過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不良利用行為和服務(wù)問(wèn)題等，不僅要對(duì)其進(jìn)行有效的防控，還要及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)層，從而將強(qiáng)化后的管理及服務(wù)模式快速落實(shí)到檔案利用中。第三，管理機(jī)構(gòu)需要注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理人員工作水平的提升創(chuàng)造有利條件，也為城建檔案的動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，以此來(lái)保證檔案信息的合法利用。

3.3完善檔案信息及資源內(nèi)容

全面的城建檔案信息能為各城市建設(shè)工程的順利開(kāi)展提供數(shù)據(jù)上的支持，有利于城市建設(shè)步伐的加快，因此在完善信息資源內(nèi)容時(shí)要對(duì)以下幾方面提高重視。首先，檔案管理機(jī)構(gòu)要保證信息獲取渠道的正規(guī)性與安全性，防止城建檔案信息中存在虛假或不充足等問(wèn)題。其次，所采集的檔案信息其時(shí)效性和真實(shí)性除了要滿足城市建設(shè)實(shí)際需求，還要能從城建檔案的側(cè)面信息中分析出其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而為其他城建檔案的利用設(shè)置一個(gè)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，以免給后續(xù)檔案管理增添不必要的困擾。最后，管理機(jī)構(gòu)可以借助計(jì)算機(jī)及信息化技術(shù)來(lái)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理和利用，對(duì)于不同模塊下缺少的信息資源加以補(bǔ)充，而對(duì)超出時(shí)效期內(nèi)的城建檔案進(jìn)行妥善處理，來(lái)保證信息資源的豐富與完整。

3.4構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

城建檔案管理與利用中需要專(zhuān)業(yè)的人力資源作為支持，這樣在利用城建檔案信息時(shí)才能得到更專(zhuān)業(yè)的指引，來(lái)提高檔案信息的利用質(zhì)量。如管理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的方式，來(lái)讓檔案管理人員在深造學(xué)習(xí)中不斷提高自身專(zhuān)業(yè)能力與水平，并逐漸掌握城建檔案的利用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)，為需求者提供更有效的服務(wù)。另外，管理機(jī)構(gòu)也可以對(duì)人員管理機(jī)制和理念進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，并將人性化觀念落實(shí)到檔案管理中，以此來(lái)留住寶貴的人才資源，為后期城建檔案管理隊(duì)伍的構(gòu)建帶來(lái)更多可能。

4.結(jié)論

在國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷提升和城市化進(jìn)程的加快下，很多地區(qū)的管理機(jī)構(gòu)都對(duì)城建檔案的利用提高了重視，以此來(lái)為城市環(huán)境的優(yōu)化和人們生活質(zhì)量的提升帶來(lái)更多可能。對(duì)于城建檔案管理與利用中存在的細(xì)節(jié)問(wèn)題，管理團(tuán)隊(duì)也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并結(jié)合檔案資源的管理理念和形式等制定出具有針對(duì)性的解決方案，防止檔案信息泄露或丟失問(wèn)題的出現(xiàn)。部分機(jī)構(gòu)還會(huì)將先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到城建檔案管理中，為檔案高效利用提供便利條件。

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（玉溪市城建檔案館? 云南? 玉溪? 653100）