河北省高校人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化對(duì)策研究

張珺 張玉梅

摘要：在當(dāng)前信息、網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理和服務(wù)體系建設(shè)中也逐漸引入了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，人事檔案呈現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展，人才服務(wù)逐漸信息化，人事檔案管理和人才服務(wù)工作質(zhì)量得到了有效的提升。數(shù)字化人事檔案和信息化的人才服務(wù)，對(duì)于高校人事檔案和人才服務(wù)質(zhì)量的提升能夠起到顯著的效果。

關(guān)鍵詞：河北省；人事檔案；數(shù)字化；信息化

一、河北省高校人事檔案數(shù)字化管理及人才服務(wù)信息化建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）缺乏完善的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系

當(dāng)前，高校在人事檔案管理中大多都提高了對(duì)數(shù)字化技術(shù)的重視，但是受到起步較晚的影響，仍然沒有建立起完善的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，沒有在考慮數(shù)字化管理實(shí)際需要的基礎(chǔ)上對(duì)于保管、錄入、掃描、歸檔等的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化的修訂與執(zhí)行。

（二）人事檔案信息安全缺乏保障

伴隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，數(shù)字化的人事檔案逐漸適應(yīng)發(fā)展需要，不僅使得檔案查找的工作得以減重，同時(shí)，在保存和閱覽中損壞的概率也得到了顯著的降低。但是隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，泄露的風(fēng)險(xiǎn)也隨之而來。電腦黑客盜用信息，電腦病毒也會(huì)造成數(shù)據(jù)的損失，總而言之，對(duì)于數(shù)字化的電子檔案便利了檔案管理，但是還有待完善。

（三）數(shù)字化技術(shù)落后

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的查找都是人工進(jìn)行，但是因?yàn)闄n案數(shù)量較多，檔案的查找很難及時(shí)完成。電子化的人事檔案管理工作，在提升質(zhì)量和效率的同時(shí)，也要注重信息的更新，更重要的是做好安全管理。因此，要緊跟時(shí)代發(fā)展，對(duì)于檔案信息技術(shù)也要及時(shí)的更新。

二、強(qiáng)化高校人事檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）提高對(duì)檔案收集、整理和審核工作的重視

信息準(zhǔn)確性的保證是在整個(gè)檔案管理中都要重視的，有利于后續(xù)工作的有序進(jìn)行。此外，對(duì)于檔案信息的不同要進(jìn)行分類，編號(hào)序號(hào)，整理出清晰的目錄；第二，對(duì)于檔案要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)，一旦發(fā)現(xiàn)信息缺乏，應(yīng)立即與相關(guān)人員取得聯(lián)系進(jìn)行整理補(bǔ)充。避免出現(xiàn)重復(fù)記錄或者不規(guī)范填寫等問題，使得檔案的完整性和準(zhǔn)確性得以切實(shí)的保障；第三，對(duì)于人事檔案，要按時(shí)開展檢查，爭(zhēng)取盡早發(fā)現(xiàn)問題并處理，不斷推動(dòng)工作機(jī)制的完善，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程的快速有效推進(jìn)。

（二）基于現(xiàn)實(shí)情況建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

首先，推動(dòng)檔案信息資料庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化建立，建立身份驗(yàn)證機(jī)制，使得公積金、社保等既有數(shù)據(jù)在進(jìn)行識(shí)別、搜索時(shí)能夠直接錄入；其次，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的操作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善，檔案信息處理中運(yùn)用的整理和搜索等技術(shù)能起到監(jiān)督和對(duì)比后臺(tái)的作用， 在紙質(zhì)和電子材料之間進(jìn)行更精準(zhǔn)的校對(duì)，使得檔案數(shù)據(jù)的完整性和精準(zhǔn)度得以切實(shí)提升；最后，針對(duì)于檔案信息的錄入、更新等不斷進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的更新，使得技術(shù)得以保證。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全管理

首先，對(duì)人事檔案的錄入、審核、歸檔等工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，將人事檔案儲(chǔ)存的地方和辦公的地方要分開設(shè)立，為避免檔案被管理人員以外的人員翻閱，要設(shè)立獨(dú)立的檔案室和錄入室；其次，檔案管理相關(guān)人員要簽訂保密協(xié)議和承諾書，對(duì)于自己的工作內(nèi)容和責(zé)任要做到清晰明確；第三，對(duì)于數(shù)據(jù)泄露行為要制定相關(guān)規(guī)章制度，并加大懲罰力度，實(shí)現(xiàn)保護(hù)和封閉數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建項(xiàng)目的數(shù)據(jù)接口，對(duì)于無線網(wǎng)絡(luò)搭建、服務(wù)器等設(shè)備要做到有效禁止；第四，注重檢查和維護(hù)檔案保存設(shè)備和系統(tǒng)，要定期進(jìn)行，對(duì)于有安全隱患的系統(tǒng)和軟件要及時(shí)的進(jìn)行淘汰并更換。

三、促進(jìn)河北省高校人才服務(wù)信息化建設(shè)的有效措施

（一）對(duì)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善和統(tǒng)一

首先，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一，并建立與之相匹配的人才信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；其次，在進(jìn)行管理人才信息化系統(tǒng)操作過程中，在不同資源中借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享，使得服務(wù)的質(zhì)量和效率得以切實(shí)提升；第三，在進(jìn)行人才服務(wù)信息化建設(shè)過程中，要運(yùn)用統(tǒng)一的技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)，使得不同領(lǐng)域之間實(shí)現(xiàn)；良好的合作，避免重復(fù)收集和重疊信息的出現(xiàn)；第四，為使人才服務(wù)效率得以提升，要在堅(jiān)持“人性化”原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行共性網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建，并推動(dòng)便捷化信息檢索系統(tǒng)的建立。

（二）注重信息技術(shù)人才的培訓(xùn)

其一，針對(duì)信息技術(shù)成立專門的培訓(xùn)小組，成員由信息技術(shù)專家以及具備豐富經(jīng)驗(yàn)的人員組成，針對(duì)企業(yè)中參與信息化建設(shè)的員工展開培訓(xùn)，提升其專業(yè)技術(shù)能力；其二，為了提升人才服務(wù)信息系統(tǒng)的針對(duì)性，信息化建設(shè)小組必須要對(duì)人才服務(wù)需求做到深入了解，因此，應(yīng)當(dāng)注重與其他部門的密切溝通。其三，為了使信息化建設(shè)人員的專業(yè)能力提升，服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)其信息技術(shù)知識(shí)、綜合素質(zhì)以及人才服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)發(fā)展。

（三）建立信息技術(shù)專業(yè)機(jī)構(gòu)

結(jié)合當(dāng)前人才服務(wù)信息化建設(shè)切實(shí)的發(fā)展情況，聘任具有較高信息技術(shù)專業(yè)水平的人員構(gòu)建起信息技術(shù)專業(yè)機(jī)構(gòu)，更好的做到監(jiān)督、更新以及完善人才信息系統(tǒng)，并能為更多職工進(jìn)行培訓(xùn)做好準(zhǔn)備，除此之外，管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，進(jìn)而為運(yùn)營(yíng)機(jī)制能夠保持高效運(yùn)作提供保障。

（四）人才服務(wù)體系結(jié)構(gòu)通過信息技術(shù)得以創(chuàng)新和完善

人才服務(wù)機(jī)制借助信息化技術(shù)機(jī)制的作用促進(jìn)信息化水平得以提升；通過辦公設(shè)備的更新，促使辦公逐漸向信息化發(fā)展；對(duì)于人才資料的搜集、整理以及后期的管理使用，全部運(yùn)用信息技術(shù)完成，促使人才服務(wù)的質(zhì)量和效率得以有效提升。

四、結(jié)語

伴隨著信息化、數(shù)字化的快速發(fā)展，人們對(duì)于人事檔案管理和人才服務(wù)的要求越來越高，既要提升管理的水平和服務(wù)的質(zhì)量，更要注重其自身數(shù)字化和信息化的快速發(fā)展，因此，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高校必須要對(duì)人事檔案和人才服務(wù)進(jìn)行數(shù)字化和信息化的發(fā)展。就目前情況來看，無論是數(shù)字化的人事檔案還是信息化的人才服務(wù)工作，都面臨著一定的困難，為了解決這些問題，就需要對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立并完善，對(duì)人事檔案質(zhì)量管理體系進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，并對(duì)與之相關(guān)的工作人員展開專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，進(jìn)而有效推動(dòng)高校數(shù)字化人事檔案和信息化人才服務(wù)的發(fā)展。

河北省人力資源和社會(huì)保障廳課題：河北省高校人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化對(duì)策研究（課題編號(hào)：JRS-2020-3072）。