探析信息化背景下的交通運輸檔案信息化管理

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前言

交通運輸業是我國經濟建設的重要組成部分，而檔案管理作為交通運輸部門工作的重要內容之一，對交通運輸發展有很大影響。隨著信息化時代發展，傳統檔案管理的弊端日益顯著，要求管理人員注重檔案管理方法，實行檔案信息化管理模式，提高交通運輸檔案信息管理質量和效率，實現信息資源的合理調用。

一、信息化背景下的交通運輸檔案信息化管理現狀

信息化背景下，交通運輸檔案管理工作越來越重要，區別于其他行業的檔案管理，交通運輸檔案管理更加注重檔案信息數據的真實性和完整性，而隨著科學技術的發展，傳統人工管理方式已經無法適應大數據時代下交通運輸檔案管理需要，推行檔案信息化管理逐漸成為現階段交通運輸檔案管理的首要目標。交通運輸部門采用信息化管理手段進行管理，充分發揮信息化管理全面性、時效性等優勢，減少了檔案信息管理問題，確保檔案信息安全可靠。同時，應用信息化管理模式，構建檔案信息管理平臺，強化信息資源的共享性，在短時間內完成檔案信息查找、傳送、保存等工作，在保證檔案信息管理質量的基礎上，提高了檔案信息管理效率，減輕了管理人員的工作壓力，節省了交通運輸部門管理成本。但信息化時代為交通運輸檔案管理帶來便捷的同時，也帶來了許多管理問題，如在實際管理中缺少從事交通運輸檔案信息管理的專業人員，以及參與檔案管理的工作人員信息技術水平不夠，不能熟練操作計算機管理設備，導致檔案信息管理質量不高。此外，因檔案管理人員缺乏安全意識和責任意識，未做好電子文件安全管理工作，對防火墻修復不及時，也會出現交通運輸檔案信息發生泄露、丟失等情況，造成嚴重的經濟損失和風險損失[1]。

二、信息化背景下的交通運輸檔案信息化管理對策

(一)做好傳統檔案信息轉移管理工作

檔案信息轉移是交通運檔案信息化管理的重要環節，一般情況下，在紙質版檔案信息轉移計算機數據庫過程中，需要管理人員保證原始檔案信息的完整性和真實性，才能確保電子化檔案轉移質量。一方面，管理人員在整理紙質版檔案信息時，要做好原始信息數據的保存和管理，將檔案密封保存，放置安全位置，以免檔案信息丟失。另一方面，管理人員要加強檔案轉移管理，優化電子化檔案轉移結構，保證交通運輸中車輛運輸信息、道路運輸信息、物流運輸信息等交通線路信息真實可靠，落實好檔案信息記錄、整合、保存及管理工作，提高傳統檔案信息電子化轉移質量，為交通運輸檔案信息化管理打好基礎。

(二)構建規范化的檔案信息管理平臺

信息化背景下，交通運輸檔案管理更注重對現代信息技術和計算機網絡技術的應用，在實際檔案管理中，采用檔案信息化管理模式，實行檔案信息自動化、智能化管理，能夠極大提高交通運輸檔案信息化管理效果。首先，交通運輸部門要建立符合檔案管理要求的網絡信息管理系統，加強對新軟件的開發和利用，不斷完善計算機系統硬件設備，強化信息化管理作用。同時，完善網絡服務系統，提高檔案管理服務質量，促進檔案管理信息化、服務化方向發展。其次，運用現代信息技術建立規范化的網絡信息管理平臺，打破管理時間和空間的局限，便于管理人員利用網絡平臺進行管理，通過平臺搜索引擎輸入查詢關鍵詞，在短時間內完成檔案信息查找工作，有效提高檔案信息化管理效率。此外，交通運輸部門借助網絡信息平臺發布信息化管理相關內容，強化管理人員對信息化管理的認識，促進交通運輸檔案信息化管理工作順利進行。

(三)加強電子文件檔案信息安全管理

檔案信息管理容易受到外部多種因素的影響，導致發生檔案信息泄露、丟失等問題，造成嚴重的風險損失，尤其在交通運輸檔案信息化管理中，需要管理人員樹立風險防范意識，事先做好安全防護措施，落實好電子文件檔案信息安全管理工作，確保檔案信息數據的安全。一方面，建立和完善數據庫系統，應用數據庫保存電子檔案信息，提高信息數據儲存的安全性。同時，強化數據庫系統監控功能，做好檔案信息監督及管理工作。另一方面，定期進行計算機網絡系統安全排查，檢查計算機網絡系統運行情況，下載殺毒軟件和防火墻裝置，減少計算機網絡系統故障及安全問題的發生，保障交通運輸檔案信息數據的安全。

(四)定期開展檔案管理人員組織培訓

在信息化背景下，落實好交通運輸檔案信息化管理工作，要求交通運輸部門積極引進先進的檔案管理技術，招募更多的復合型和技術性人才，從根本上保證檔案信息化管理質量和效率。首先，交通運輸管理部門應合理運用現代信息技術，利用網絡平臺發布招聘信息，拓展用人渠道，有效解決交通運輸檔案管理人員不足的問題。其次，管理部門要加強人才培訓，定期開展檔案管理人員培訓活動，及時更正管理人員在檔案信息化管理中存在的問題，引導管理人員掌握計算機設備操作方法，提高管理人員的技術水平和業務能力。同時，做好檔案管理人員思想工作，強化管理人員的責任意識和安全意識，使管理人員嚴格要求自己，不斷提升檔案管理服務水平，落實好檔案信息化管理工作。最后，交通運輸管理部門應結合檔案管理工作內容及部門管理具體情況，制定合理的考核獎勵制度，促使管理人員做好檔案信息管理以及安全預防等工作，提升交通運輸檔案信息化管理整體效果[2]。

結論

檔案管理信息化是交通運輸業發展的必然趨勢，在信息化背景下，做好交通運輸檔案信息化管理工作，需要管理部門注重信息技術與檔案管理相融合，構建規范化的網絡檔案信息管理系統，優化檔案管理平臺，加強對檔案信息的安全管理，保障檔案信息的安全和完整，滿足信息背景下交通運輸檔案管理的需要。