事業單位檔案管理規范化措施探析

韓雪飛 雙遼市王奔鎮綜合服務中心

引言：檔案管理工作是事業單位發展過程重要部分，通過規范化的開展檔案管理工作，提高檔案管理以及利用效率。因此，作為相關工作人員，要加強檔案管理能力，要重視規范化管理工作的開展，從而保證工作效率，下面具體分析。

一、事業單位檔案規范化管理的內容

（一）檔案收集階段

檔案管理的工作，開始于對檔案收集的階段，所以該階段很重要，在實際工作中發揮著積極作用。而收集檔案看起來并不難，但也要注意收集檔案的全面性，收集檔案的真實性，否則對于后續的工作開展會有影響，因為檔案管理是環環相扣的，哪個環節都不能產生失誤。第一，檔案資料的收集，必須確保數量，還要保證檔案的真實性。第二，確保檔案整理，檔案編目、檔案鑒定等多方面工作的準確性，進而全面提高檔案管理工作質量。第三，增強與其他部門的良好溝通，收集檔案要根據具體的工作流程開展，進而讓檔案工作收集得以完成，然后把檔案交給專門負責的人員，由其整理好入卷，如此才更加有利于檔案的保存。

（二）檔案整理階段

檔案的管理，前文提到環環相扣，那么完成收集后就到了檔案的整理階段，這里的整理需要讓檔案更加清晰，具有條理性，所以包括具體的檔案分類，檔案組合、檔案的編制。該階段工作必須要做好，發現組合整理的不合理性要進行整改，不要讓檔案沒有秩序性，分辨不出實際的內容，讓應用率減少。作為事業單位，檔案整理的過程中要詳細檢驗并確認好收集階段的工作質量，進而確保符合標準再實施檔案的全面整理。

（三）檔案保管階段

完成了檔案的收集，檔案的整理，接下來要做的就是規范化的管理，當保管環節失誤，檔案的應用率就會有所降低。第一，良好的檔案保管能夠讓檔案的價值增大。相反，保管工作不到位就會致使檔案丟失，檔案泄露的情況發生，對于事業單位的發展來講非常不利。第二，檔案保管與單位的其他管理有著密切的聯系，實施保管的過程中，必須確保負責檔案管理的人工作人員與管理者能夠在工作上形成默契，并產生很好的配合效果，以此確保檔案保管的順利實施。

二、事業單位檔案管理規范化策略研究

（一）強調責任

所謂檔案管理的規范化，是在確定管理流程，確定管理標準的前提下進行檔案資料管理的一項工作。為此，要想讓檔案管理工作的整體效率得到提高，一定要確保工作的責任，責任主體要落實到人，以此讓管理人員自覺投入到工作當中。第一，作為事業單位，檔案管理的作用不能停留在表面，這不是在短期就能看到效果的，必須要做好每一個細節。第二，有的單位領導在檔案管理上沒有很好的認識，不重視檔案管理與單位的關系，致使檔案發揮不出應用價值。第三，檔案管理工作效率的不斷提高，先要把該工作納入到單位的工作項目上，并不斷規范管理的制度，以此讓實際的責任能夠得到落實。第三，檔案管理工作要定期檢查監督，明確開展過程中的每一個細節。

（二）完善制度

沒有規矩不成方圓，管理就是規矩，規矩就是制度。在檔案管理中要不斷完善管理制度，讓監管的辦法更加的規范化才能給檔案管理的優化提供保障。第一，依據檔案管理的有關條例，聯系單位情況，有效建立完善的檔案信息化策略，并設計好檔案管理的考核辦法，依據法律法規嚴格對檔案做出管理，推動檔案管理工作的實行。第二，利用實際的管理，向社會公開監督的形式，敢于接受群眾的監督，并排除檔案管理中遇到的問題，進而營造有效的信息化管理氛圍。第三，作為事業單位，要持續開展學習，深入學習法律法規中的檔案管理規范，加強對于檔案管理制度的認識。第四，不斷完善檔案管理評估的體系，進一步考核檔案管理工作的科學合理性，從而確保信息化管理的效果，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。

（三）推進各項建設

檔案管理工作的主要參考者是管理人員，檔案管理工作效率要想不斷提高，一定要強化對自身的專業修養，并在先進設備上加大投入的力度。第一，事業單位要給檔案管理更大的空間，不斷完善基礎性設施的有效建設，推動管理的順利實施。第二，避免檔案在管理中受到潮濕，或是遭遇火災的情況，這就需要有完善的設施做保障。第三，檔案管理工作的效率提升最為主要的是靠人才資源來實現。所以事業單位要重視培養人才，實施招聘的時候要選擇專業能力強的檔案管理人才，并通過考核合格上崗。第四，對于已經在職的檔案管理人員，必須利用定期培養的形式，幫助他們提高素質和能力，進而確保在職檔案管理人員可以滿足社會的需要。第五，單位要加強投入檔案管理的基礎性設施，讓強大的檔案資源能得到更好的保護。除此之外，信息化技術不要忽略，利用該技術可全面提高檔案管理的效率。

（四）數據記錄標準化

當前，事業單位生產管理的信息，因為缺乏規范化的管理，致使數據統計比較混亂，阻礙了發展的進程。為了讓生產體系管理更加的標準化，必須要用規范的數據記錄格式，有效減少數據的分歧，進而建立統一的記錄形式。另外，要讓所有管理標準都能夠統一化，主要包括產品制作，質量檢驗、工作監控等方面的統一，進而形成標準化的生產管理體系。

結束語：總之，在研究事業單位檔案規范化管理工作過程，要結合事業單位發展實際，不斷完善管理制度，優化管理體系。希望通過以上分析，能進一步加強事業單位檔案規范化管理水平。