淺談企業(yè)基建工程檔案的收集、管理與應(yīng)用

陳媛

摘 要：當(dāng)前是信息化時代，基建檔案管理就是對各種信息的整合，網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展給基建檔案管理帶來機遇的同時，也帶來了許多挑戰(zhàn)，急需高度關(guān)注和積極應(yīng)對。尤其是當(dāng)前基建檔案管理已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)中，但網(wǎng)絡(luò)時代信息龐雜且容易丟失，為了避免信息的遺失和泄露，就必須做好基建檔案管理工作，并積極應(yīng)用當(dāng)前的信息管理技術(shù)，實現(xiàn)基建檔案管理的數(shù)據(jù)自動化和科學(xué)地查閱、歸檔、管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)基建工程;檔案收集;管理

引言

基建工程建設(shè)周期長，在工程項目開展過程中有多個參建主體參入，基建工程整體過程會產(chǎn)生數(shù)量巨大、類型多樣的資料。基建工程數(shù)據(jù)主要以文字、圖片、影像音像資料為主，原始數(shù)據(jù)具有較高的參考價值，可指導(dǎo)工程后期的擴建與維修，因此要做好數(shù)據(jù)的歸檔工作，不斷提高電子檔案管理質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)背景下基建工程電子檔案管理工作應(yīng)做好創(chuàng)新發(fā)展思考，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)價值，建立完善高效的管理模式，全面實現(xiàn)電子檔案優(yōu)化管理。

1企業(yè)基建工程檔案管理的重要性

依照國家相關(guān)規(guī)定，從基建工程立項開始到后期的設(shè)計以及施工竣工驗收形成的文件，都需要依照一定的規(guī)范要求進(jìn)行分類和裝訂，加強基建工程檔案管理顯得非常重要，在一批材料進(jìn)場之后需要仔細(xì)對材料是否符合國家要求進(jìn)行查驗，并且收集國家規(guī)范所規(guī)定的合格證，將這些合格證歸檔之后進(jìn)行后期操作，如果一支施工團隊進(jìn)場時需要依照規(guī)定對是否有上崗證進(jìn)行檢查，另外還需要判斷是否購買保險的憑證，需要依照這些資料進(jìn)行歸納整理。在項目開工時也需要進(jìn)行開工申請，竣工時需要通過這些資料進(jìn)行竣工驗收，因此檔案是基建工程項目管理過程中的重要資產(chǎn)，也是保證施工質(zhì)量的重要依據(jù)。

2企業(yè)基建工程檔案收集措施

2.1將檔案收集工作納入項目管理文件，明確收集范圍與職責(zé)

在基建工程檔案收集管理過程中，管理方法力求多樣性，因此，合理的經(jīng)濟與管理手段不可或缺。工程項目合同簽訂階段，就需要對檔案收集、形成以及移交時間等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，將其作為合同條款的一部分，同時對違規(guī)做法也要給予重視。例如，為了將工程項目檔案管理工作落到實處，可以結(jié)合投資規(guī)模，規(guī)定合適比例的檔案保證金，以便增強檔案收集與整理的實效性，保證檔案收集范圍與編制責(zé)任的明確性。結(jié)合不同部門的差異性以及工程性質(zhì)，對檔案收集職責(zé)進(jìn)行梳理，使得不同領(lǐng)域的檔案資料能夠及時全面地向檔案部門移交。需要注意的是，在施工結(jié)算階段，檔案管理人員的簽字確認(rèn)是必不可少的環(huán)節(jié)，只有檔案工作圓滿結(jié)束，才能提請財務(wù)結(jié)算。只有工程資料與文件的完整性得到維護(hù)，才能有效避免流失，保證歸檔的及時性。

2.2提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，保證檔案收集的全面性與規(guī)范性

在基建工程檔案管理中，檔案管理人員發(fā)揮著核心作用，其專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力是影響檔案收集的重要因素。縱觀基建工程檔案工作，工作方式多為被動，檔案收集與應(yīng)用都缺乏主動性，檔案工作思路狹隘，很難保證檔案收集的全面性，從而造成有價值的信息被遺漏。鑒于檔案收集積極性的欠缺，加之監(jiān)督檢查及收集服務(wù)工作的不到位，在很大程度上制約了檔案應(yīng)用的熱情，從根本上對檔案收集工作產(chǎn)生了阻礙。因此，為了適應(yīng)新時期基建工程檔案收集的要求，檔案管理人員要重視終身學(xué)習(xí)，尤其要關(guān)注檔案收集方面的新規(guī)定，并結(jié)合行業(yè)發(fā)展積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案收集手段，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。另外，要重視與各部門進(jìn)行實時溝通，尤其要構(gòu)建與施工、管理等多部門的協(xié)作關(guān)系，以便盡早地參與工程建設(shè)實踐，掌握項目建設(shè)的最新動態(tài)，保證與工程建設(shè)的同步性，全面參與項目的設(shè)計、施工、驗收等工作，及時收集相關(guān)資料，避免遺漏與遺失。遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把工程檔案資料質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題與不足，制定針對性的整改措施，促使檔案收集工作按部就班地進(jìn)行，確保主動性與計劃性。

3企業(yè)基建工程檔案管理應(yīng)用措施

3.1樹立正確基建檔案管理意識和觀念

做好基建檔案管理工作的前提條件就是要樹立正確的基建檔案管理理念。只有認(rèn)識到這項工作的重要性，才能引起管理部門和工作人員的重視，激發(fā)其工作的積極性和責(zé)任感，督促其認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)的基建檔案管理知識和方法。只有轉(zhuǎn)變正確的觀念和意識，才能使各部門認(rèn)識到問題的重要性，引導(dǎo)各部門協(xié)調(diào)合作，做好基建檔案管理工作。

3.2構(gòu)建科學(xué)合理基建檔案管理制度

構(gòu)建科學(xué)合理的基建檔案管理制度，有利于引導(dǎo)基建檔案管理部門按部就班地開展工作，規(guī)范性的工作有助于提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。有了科學(xué)、合理的制度，各部門才能做到分工合作、權(quán)責(zé)分明。同時，要建立工作的獎懲機制，有效調(diào)動相關(guān)工作部門和檔案管理人員的工作積極性，使基建檔案管理工作能夠依據(jù)正規(guī)的流程有序進(jìn)行，以此提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3掌握基建工程電子檔案管理規(guī)律

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展推動了基建工程檔案管理的現(xiàn)代化改革，開展檔案管理工作首先要加強管理制度建設(shè)，通過構(gòu)建現(xiàn)代化、完整性的檔案管理制度與體系，結(jié)合行業(yè)發(fā)展不斷優(yōu)化增強檔案管理觀念，將現(xiàn)代化管理模式融入電子檔案管理工作中，形成科學(xué)、合適的基建工程檔案管理模式，全面提高檔案數(shù)據(jù)收集、整理、歸納質(zhì)量。基建工程電子檔案管理要實現(xiàn)專業(yè)化發(fā)展，將數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理，在工程范圍內(nèi)形成數(shù)據(jù)信息共享體系，將管理工作責(zé)任到人，切實有效地推行管理工作的開展。對基建工程電子檔案管理規(guī)律進(jìn)行分析，確保管理模式與工程項目的匹配度，加強數(shù)據(jù)管理整體流程與各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)市場不同發(fā)展特點構(gòu)建信息采集制度，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)作用探索更多信息數(shù)據(jù)收集渠道，以此推進(jìn)基建工程電子檔案管理的信息化、制度化建設(shè)。

3.4利用新一代信息技術(shù)完善檔案利用體系，增強檔案服務(wù)意識

（1）借助新一代信息技術(shù)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了基于網(wǎng)頁的檔案收集、錄入、檢索功能，一些系統(tǒng)還設(shè)計了電子文件的自動歸檔接口，可以實現(xiàn)在線實時文件上傳和收集，極大提高了檔案人員收集和整理的效率。通過AI智能圖像識別，有些平臺還可以自動掃描后錄入項目文字信息，通過智能檢索工具的應(yīng)用，突破傳統(tǒng)文本檢索，實現(xiàn)了圖像檢索等新方式，提升了數(shù)字化檔案的檢索效率和查準(zhǔn)率，讓檔案管理的數(shù)字化和企業(yè)管理的信息化有效融合，才能真正為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造價值。

（2）對公司內(nèi)部提供工程審計、工程質(zhì)量監(jiān)督、工程效益評估等檔案服務(wù)。只有通過優(yōu)良的檔案服務(wù)，才能更好地發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、決策和技術(shù)支持等諸多方面的核心支撐作用。尤其是公司基建工程廣泛涉及到水利、農(nóng)田、水產(chǎn)、交通等社會民生的重點工程，要為這些工程提供檔案查詢、檔案統(tǒng)計服務(wù)，為工程質(zhì)量和后續(xù)工程提升改造，提供基礎(chǔ)工程檔案數(shù)據(jù)和技術(shù)保障，為為政府決策提供檔案資料參考。

結(jié)語

綜上，要結(jié)合新時代，秉承與時俱進(jìn)的思維，腳踏實地落實基建工程檔案收集、管理以及利用方面的工作，尊重自身發(fā)展實際，將收集與日常管理工作落到實處，強調(diào)過程控制，應(yīng)用科學(xué)高效的管理模式，增強基建工程檔案各項工作的規(guī)范性與科學(xué)性，以信息化建設(shè)為方向，全面提升基建工程檔案現(xiàn)代化與科學(xué)化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王琳，曾晨，何西攀，甘海峰.基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討[J].現(xiàn)代國企研究，2019（12）：64.

[2]彭力.新時代基建工程檔案管理工作的思考[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技，2019（10）：246.

[3]林玉娟.基建工程檔案信息資源共享實踐分析[J].城建檔案，2019（4）：20-21.

（中鐵隧道集團三處有限公司 ?廣東 ?深圳 ?518000）