加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析

李玉榮

摘 要：近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的人開(kāi)始意識(shí)到檔案信息資源的重要性，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案管理工作也是其學(xué)校管理的一項(xiàng)重要組成部分，教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作以及高校實(shí)踐活動(dòng)的重要載體資料，加強(qiáng)對(duì)其的管理能夠有效提升高校管理水平，提升高校競(jìng)爭(zhēng)力，更好的促進(jìn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展，當(dāng)前，部分高校教學(xué)檔案管理工作在實(shí)踐中還存在一些不足之處，基于此背景下，本文針對(duì)加強(qiáng)高校檔案管理的策略做出了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案管理;策略

一、加強(qiáng)高校檔案管理的重要意義

所謂的高校教學(xué)檔案，其的本質(zhì)是高校在進(jìn)行教學(xué)管理工作以及所開(kāi)展的一系列教學(xué)活動(dòng)中所形成的材料信息，其的形式并沒(méi)有直接界定，一般會(huì)根據(jù)實(shí)際情況而以文字、影像或圖表等形式存在，高校檔案可以說(shuō)記錄了高校發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)重大環(huán)節(jié)，其互相之間也或多或少的存在一定的聯(lián)系，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，實(shí)際管理質(zhì)量高低與否會(huì)直接影響到高校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)水平，另外，高校重視對(duì)于教學(xué)檔案的管理，能夠在很大程度上促進(jìn)高校自身的發(fā)展進(jìn)步，并且通過(guò)對(duì)于教學(xué)檔案的整合與利用去吸取教訓(xùn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，能夠充分的發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值，為高校教學(xué)與發(fā)展過(guò)程中所需要做出的一系列決策提供強(qiáng)有力的信息依據(jù)，從而推動(dòng)高校更好的發(fā)展，落實(shí)對(duì)于學(xué)生全面綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，而現(xiàn)如今，隨著時(shí)代的進(jìn)步與科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，數(shù)據(jù)信息的種類(lèi)與數(shù)量也在呈井噴式涌現(xiàn)，其給傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理工作帶來(lái)了很大的影響，因此高校檔案管理工作也需要應(yīng)時(shí)而動(dòng)，如何在時(shí)代的發(fā)展中找到屬于自身的教學(xué)檔案管理方式，從而不斷增強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展成為了越來(lái)越多人關(guān)注的問(wèn)題[1]。

二、高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案管理的設(shè)施條件不足

多數(shù)高校在開(kāi)展實(shí)際的教學(xué)檔案管理工作的過(guò)程中，其還是沿襲著以保管紙質(zhì)檔案與實(shí)體形式為主的方式，如此一來(lái)，就要求高校需要建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，然而實(shí)際上，多數(shù)高校由于辦公場(chǎng)地有限而不會(huì)去建設(shè)檔案儲(chǔ)存室去專(zhuān)門(mén)存放教學(xué)檔案，這就導(dǎo)致檔案不夠集中，只是零散分布在各個(gè)辦公室內(nèi)的收納盒或鐵柜中，隨著高校辦學(xué)年限的不斷增加以及高校內(nèi)師生人數(shù)的上漲，越來(lái)越多的教學(xué)檔案已經(jīng)沒(méi)有足夠的擺放空間，普遍存在檔案材料隨處在辦公桌周邊的現(xiàn)象。

（二）高校對(duì)于教學(xué)檔案管理工作重視不夠

在高校的管理工作及教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中，還是顯著存在部分高校管理部門(mén)對(duì)于教學(xué)檔案管理工作不夠重視的情況，因此很多高校領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校的管理工作部署中，往往容易忽略對(duì)于教學(xué)檔案管理的安排，這就導(dǎo)致相關(guān)部門(mén)的管理人員在針對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，因?yàn)榉止げ幻鞔_、負(fù)責(zé)人未落實(shí)而出現(xiàn)互相推諉的問(wèn)題，另外，從學(xué)生及教師角度出發(fā)來(lái)看，部分學(xué)生很容易出現(xiàn)在參與教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)或?qū)嶒?yàn)項(xiàng)目的過(guò)程中，不夠重視檔案材料的提交，導(dǎo)致其的實(shí)踐報(bào)告或?qū)嶒?yàn)記錄等內(nèi)容出現(xiàn)漏交或應(yīng)付式的摘抄網(wǎng)絡(luò)上的內(nèi)容，再者，部分教師也存在不夠重視教學(xué)檔案管理的情況，其在工作中需要整體歸納的一系列教學(xué)方案、教學(xué)總結(jié)、期末分析材料等等材料要么不交要么延期，由于這一系列問(wèn)題的影響，使的高校教學(xué)檔案的完整性受到很大的影響，導(dǎo)致學(xué)校的教學(xué)管理等工作的開(kāi)展受到嚴(yán)重阻礙[2]。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)

管理人員是教學(xué)檔案管理工作的主要執(zhí)行者及主導(dǎo)者，現(xiàn)如今，多數(shù)高校為了縮減辦學(xué)成本，其不會(huì)特意去組建專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)，通常其會(huì)交由非專(zhuān)業(yè)的教師進(jìn)行管理，甚至有教師找尋自己班內(nèi)的學(xué)生促使其去進(jìn)行教學(xué)檔案管理的一系列工作，這就使得教學(xué)管理工作的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，教學(xué)檔案的管理存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)范制度有待完善

無(wú)規(guī)矩不成方圓，教學(xué)檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展也需要相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度來(lái)做出，而多數(shù)高校并未建立相關(guān)的管理章程，使得教學(xué)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都沒(méi)有明確的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，使得該工作松散懈怠，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，過(guò)于敷衍。

三、高校教學(xué)檔案管理的有效策略

（一）建立完善的教學(xué)檔案管理制度

為了能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)檔案管理工作提供依據(jù)，相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)于教學(xué)檔案管理制度的健全與完善，其可以立足于自身現(xiàn)存的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，去制定相對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，不同類(lèi)型的教學(xué)檔案都需要根據(jù)自身的特點(diǎn)去針對(duì)規(guī)格、保存、分類(lèi)等內(nèi)容做出細(xì)致合理的規(guī)定，從而使得管理工作人員能夠在每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的制度化，系統(tǒng)化發(fā)展，在此基礎(chǔ)上，高校還可以將教學(xué)檔案與教學(xué)評(píng)估資料進(jìn)行結(jié)合，使兩者能夠得到科學(xué)合理的銜接及融合，以此有效規(guī)避檔案資料片面性或檔案材料重復(fù)堆砌等問(wèn)題，此外，對(duì)于管理人員的職權(quán)還需要進(jìn)行細(xì)致合理的劃分落實(shí)，使管理工作能夠秩序井然的開(kāi)展。

（二）提升教學(xué)檔案管理重視加強(qiáng)檔案利用

高校需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視，正確認(rèn)識(shí)檔案材料的價(jià)值，從而確保檔案管理工作的順暢合理運(yùn)行，但不能僅僅局限于對(duì)檔案的管理，還需要加強(qiáng)對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)利用，從而為教學(xué)工作、教學(xué)研究、學(xué)生服務(wù)等工作提供有效的助力，充分發(fā)揮檔案材料的價(jià)值，促進(jìn)高校與學(xué)生的全面發(fā)展[3]。

（三）組建專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)

專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠在很大程度上提升教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，高校要重視專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的組建，基于此，其需要選聘具備良好的信息技術(shù)，檔案管理系統(tǒng)知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn)等優(yōu)勢(shì)的先進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，并確保其專(zhuān)業(yè)技能以及綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平能夠滿(mǎn)足高校檔案管理工作的發(fā)展需求，以此不斷優(yōu)化管理工作，使其朝著規(guī)范化、精細(xì)化的管理方式轉(zhuǎn)變，另外，不同教學(xué)單位之間還需要加強(qiáng)交流與溝通，不斷提升自身的管理能力，還可以學(xué)習(xí)其他高校的管理方式，從而不斷完善自身的管理觀念以及管理模式。

（四）借助先進(jìn)技術(shù)與方式促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)難以滿(mǎn)足高校的發(fā)展需求，因此高校檔案管理部門(mén)也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷優(yōu)化創(chuàng)新，基于此，其首先需要完善教學(xué)檔案管理相關(guān)的設(shè)施，加大對(duì)其的成本投入，針對(duì)檔案盒，檔案柜、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施進(jìn)行合理的配備，以此為部分以紙質(zhì)形式存在的檔案材料的管理提供便利，另外，為了不斷提升檔案信息的安全性與完整性，高校需要落實(shí)信息化管理手段，比如建立檔案信息管理系統(tǒng)，借助安全度高且容量較大的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案的歸檔備份，并根據(jù)管理人員自身的職責(zé)進(jìn)行檔案權(quán)限的建立，以此杜絕檔案的損壞及丟失問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案的查找，調(diào)閱等工作的規(guī)范化發(fā)展[4]。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，高校教學(xué)檔案管理工作在高校的發(fā)展過(guò)程中有著舉足輕重的地位，但其難免存在一些問(wèn)題，因此高校管理人員要采取有效措施，規(guī)避不足，更好的提升管理工作的質(zhì)量，推動(dòng)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王爽.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，0（2）

[2]嚴(yán)繼瑩，方文彬.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析[J].浙江檔案，2018，0（4）

[3]黃媛.高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及其改善策略[J].西部素質(zhì)教育，2019，5（14）

[4]李小云.淺談加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的策略[J].學(xué)理論，2015，0（29）

（重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院 ?400021）