檔案信息化建設的必要性分析和有效措施

劉宇

一.檔案信息化建設的必要性分析

傳統的檔案管理方式存在諸多問題，管理方法相對陳舊和落后，整理檔案需要耗時的時間較長，短時間內難以形成有效的檔案管理，完成效率較低 ，無法對檔案進行快速分類，從而增加了工作人員的管理負擔。

其中影響檔案信息化建設的因素有很多，其中之一是沒有引進先進的信息技術，沒有全面使用硬件，達不到信息管理文件的目的。同時，由于傳統觀念的影響，檔案管理者沒有意識到跟蹤的時間，不注重學習先進的管理方法，導致檔案不能迅速分類整理，對一些寶貴的檔案資源的保存不嚴密，造成檔案的保存易丟失，對檔案管理工作重視程度不夠。

二、檔案信息化建設的有效措施

1.利用信息平臺實現動態檔案管理的目標

在新時期的形勢下，檔案管理要重視信息化建設，使用信息平臺。隨時了解各種類型檔案的存在;改變傳統的管理方式，進一步實現動態檔案管理目的，利用信息網絡技術了解檔案存儲時間，全面認識檔案的動態變化，在信息技術的幫助下建立動態管理系統，方便檔案管理人員及時更新個人和檔案信息，使檔案管理更快，更信息化，要做到動態化。

2、使用先進信息技術提高歸檔管理的安全性

積極引進先進的信息技術，減少檔案管理在安全方面的漏洞，進一步推動檔案管理信息化建設，在檔案管理方法中探索創新，改變陳舊的管理觀念。使用高級信息技術，歸檔管理員可以加密和管理關鍵歸檔，只有在需要指定的密碼時才能使用它們，從而有效防止歸檔丟失，并確保歸檔管理的安全性。將紙張歸檔集成到適當的信息數據庫中。執行歸檔管理的信息化處理。擴大了檔案空間，強化了檔案管理的嚴密性，在存取檔案的過程中需要輸入指定的密碼，更好的保護了重要的檔案，改變了傳統的管理方式，并提高了歸檔管理的安全性。發揮出了檔案管理的優點和特點，顯示了檔案管理信息化建設的重要性。

3.對陳舊的檔案管理方式進行改變

隨著時間的推移，可以使用信息技術來管理檔案，改變傳統的管理方式，提高處理信息技術的能力，電子紙歸檔，文檔存儲，通過搜索快速查找所需文件，刪除特定位置的文件，并與方便的檔案管理員組織大量檔案，以彌補傳統檔案管理的不足。各企業的檔案管理人員可以交流管理經驗，共同進步，達到電信和傳輸目的，推動檔案管理信息化建設，解決檔案管理中存在的問題。

綜上所述，加強新時期的檔案管理信息化建設是非常有必要的，要充分利用信息平臺快速組織和加密文件，避免檔案丟失，逐步提高檔案管理的安全性和嚴密性。同時檔案管理人員創新傳統的檔案管理方法，有效地實施檔案管理，以達到最佳的管理效果，從而提高檔案管理的效率。

（張家港市公安局）