信息時代企業檔案信息資源的開發與利用

朱亞娟

摘 要：隨著社會的不斷發展進步，人們迎來了新的信息化時代，在新的發展機遇和大環境之下，傳統的企業檔案信息管理方式很難更好的滿足日常工作的需求，為了實現企業的可持續發展進步，需要相關的工作人員在思想上進一步的重視信息化技術手段的應用，要結合企業實際工作過程中暴露的問題及時的采取針對性的措施進行應對和處理，進而才能夠真正的提升檔案信息資源開發和利用的效率，為企業的穩定發展提供保障。本文主要對目前企業檔案信息資源開發和利用過程中暴露的問題進行了分析，并且提出了一些建設性的意見。

關鍵詞：信息時代;企業檔案;信心資源;開發應用

引言：在新的時代發展大環境下，企業要及時的轉變發展的思想意識和觀念，堅持與時俱進的原則，做好企業檔案信息資源的科學開發和應用，為實現企業可持續發展的目標提供堅實的保障，只有這樣才能夠確保企業的穩定健康成長。

一、目前企業在進行檔案信息資源開發和利用過程中暴露的一些缺陷問題

目前我國企業雖然已經意識到了檔案信息資源開發和應用工作的價值以及重要性，并且及時的采取了有效措施進一步推動檔案信息化、數字化的發展，并且取得了不錯的效果，但是結合實際情況分析依舊暴露出現了一些問題，主要可以從以下幾點進行分析：

（一）在進行檔案信息化建設的過程中缺少了有效的基礎設施的支持

在針對企業檔案進行信息化建設的過程中需要依靠硬件和軟件環境的協同支持，其中硬件環境是整體檔案信息資源的開發、應用的基礎，主要有檔案信息的管理系統、儲備檔案、計算機機械設備、資金的投入等。目前，我國有一些企業沒有在思想上對檔案信息資源建設和管理有足夠的關注，導致這個問題出現的主要原因是由于在短期內企業沒有及時看到對檔案信息資源建設和管理產生的經營成效，所以企業不能夠為檔案的信息化管理配備足夠充分的人力和資金，使得企業檔案信息資源建設和管控的水平得不到有效的提升，整體的發展速度也較為緩慢。而所謂的軟件環境主要是企業管理層對于檔案信息資源開發以及應用的關注程度、基礎的制度保障、員工的檔案管理意識等，這些都是未來實現企業檔案信息化管理的基礎。

（二）檔案信息化的規范標準缺乏及時性

目前我國的企業檔案信息資源的整體開發和應用往往處于一種初期探索和實驗過程中，有很多的企業單位在對檔案信息資源的信息化建設和管控過程中應用的手段較為保守和傳統，比如有些單位沒有利用檔案管理軟件進行信息數字化管理，還停留在手工編制案卷目錄、查閱紙質檔案等。透過這些問題進行分析，能夠發現一個更為突出的問題，就是企業對于檔案信息化資源的信息化、數字化建設沒有制定一個嚴格可行的標準。目前，檔案信息資源的建設之路依舊處于初期的摸索階段，傳統的關于檔案的法規體系和制度雖然能夠應對企業檔案信息化資源建設和管控中的部分問題，但是依舊有一些新的問題是得不到解決和處理的，這種不相匹配的矛盾會隨著時代的進步日益突出，如果不能夠制定出一個嚴格有效的標準來處理問題，很容易影響未來企業檔案信息資源的整體開發和應用。

（三）檔案信息資源整體的安全面臨較大的挑戰

企業檔案信息資源的開發和應用的主要目的是為了更好的幫助企業實現經濟活動的目標，為企業的可持續發展提供保障。但是檔案信息資源的整體開發和應用過程都需要依靠軟件、硬件的相互支持，其往往處于一種較為開放的網絡環境之下，這就會導致檔案信息安全面臨較大的威脅。過去較為傳統的企業檔案管理工作往往具備低應用率和封閉化的特色，但是整體安全性卻很高。然而，是整個檔案信息資源不斷開發和應用的過程中，網絡環境具有很大的開放性特點，這會留下很大的安全隱患。企業檔案的內容往往是一些較為敏感的企業信息亦或者是經營數據，如果這些商業緊密信息遭受破壞亦或者被盜取，很容易讓企業面臨不可估量的損失。所以，企業在未來進行檔案信息開發和利用的過程中要確保采取更加有效的措施提升整個系統的安全性和穩定性。

二、如何有效的實現企業檔案信息資源的開發和應用

檔案信息資源的開發和應用往往都需要依靠現代化的網絡新技術，在進行檔案編研過程中需要對數字檔案進行合理的利用，編研的成功也需要借助網絡化和數字化的推介。檔案資源的整體開發和應用都需要檔案資源網絡化以及數字化建設工作，兩者是相互依存和銜接的關系，為了更好的實現企業檔案信息資源的科學開發和應用，落實到實際的工作中分析可以從以下幾個方面入手：

（一）做好企業檔案資源有關的數字化建設工作

在對企業相關檔案信息資源進行開發和應用初期，一定要達到充分的數字化建設，在企業中完善數字檔案信息移交體系，做好數字檔案文件管理系統的構建、數據庫完善等，加快建設數字檔案館以及電子文件中心。特別是在進行企業檔案編研以及開發的過程中，一定要強化數字化技術的實踐應用，對檔案進行多次反復的審核檢查、調閱等，不斷優化工作步驟，最終有效提升整體工作的成效。

（二）將網絡作為重要的媒介以便達到信息的及時溝通交流

在網絡環境中也要充分的利用好多媒體等多種技術對企業相關的檔案進行編研，可以有效的實現檔案通過圖片、音頻、文字等多種豐富方式進行編研，可以在視覺方面給予瀏覽者更多的震撼，也能夠確保企業檔案編研工作切實的發揮出應有的服務價值和能力。企業需要在檔案信息資源的傳播和展示平臺開發中投入更多的精力，基于新平臺，能夠確保將檔案編研成果的應用價值發揮到最大程度。檔案信息資源也可以借助網絡媒介有效達到快速高效遠距離傳輸，真正的便利了選題立項、信息反饋、結果展示以及溝通交流，這也更加符合檔案資源開發和應用的初衷，能夠將檔案資源的最優結果展現與大家面前。

（三）為企業檔案信息資源建設提供堅實可靠的安全保障體系

企業要在思想上重視安全問題，重點防范不法分子對檔案管理體系的不良攻擊，這種攻擊行為往往都是黑客傳播的系統病毒，當檔案管理系統遭受病毒入侵以后，很容易面臨檔案信息資源的破壞、被盜，如果未及時處理病毒，很容易讓檔案管理系統處于崩潰的狀態。所以，在未來工作的過程中，檔案管理系統要強化安全認證，比如及時的對網絡訪問用戶進行身份的識別，通過密鑰等方式做好系統的防護工作，一旦用戶不能夠正確輸入信息被識別的時候，系統會自動做出反應及時的阻止這些用戶訪問系統。除此之外，也可以通過計算機防火墻系統對整個網絡信息系統進行及時全面的監控分析，定期的做好維護、更新殺毒軟件，避免外網過多的和檔案管理系統內網有太多的關聯，及時的做好檔案信息資源的備份工作，總的來看這樣才能夠從多個角度入手做好檔案信息資源的安全保障。

總結：根據上文所說，我們可以知道在新的時代背景下，企業檔案信息資源的開發和應用工作變得更加重要，這樣是企業未來實現檔案信息化和數字化的重要基礎工作。落實到實際的工作中分析，想要充分的對檔案信息資源進行開發和應用，不僅僅要做好基礎的企業檔案資源的數字化建設工作，也需要借助網絡媒介的作用做好信息的有效交流，而且也要保障整個體系的安全和穩定，真正的為企業檔案信息資源的開發和利用構建安全穩定的環境。

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