基于Word 2010郵件合并功能的實(shí)例應(yīng)用

唐春芳 張立鑒

摘 要：“郵件合并”功能是Office辦公軟件的一個(gè)高級(jí)應(yīng)用，應(yīng)用“郵件合并”功能，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。筆者以學(xué)生成績(jī)通知單的制作為例，詳細(xì)介紹了郵件合并功能的應(yīng)用，希望能對(duì)廣大讀者有一定借鑒作用。

關(guān)鍵詞：郵件合并;主文檔;數(shù)據(jù)源;合并域;合并文檔

0引言

按照筆者所在學(xué)校的要求，期末考試后班主任要給家長(zhǎng)寄成績(jī)通知單。有些班主任先做一個(gè)模板，然后往模板里復(fù)制粘貼學(xué)生信息及成績(jī)。這種方法比較費(fèi)時(shí)，且不能保證信息100%正確。那么有沒(méi)有一種方法既能省時(shí)省事，又能保證信息的正確性呢？郵件合并功能就能快速的解決此類(lèi)問(wèn)題。WPS，Office等的辦公軟件都能實(shí)現(xiàn)郵件合并功能，本文基于Microsoft Office Word 2010，來(lái)介紹郵件合并功能。

1郵件合并概述

所謂郵件合并，就是在主文檔內(nèi)容變化的位置，合并數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，批量生成所需要的合并文檔。

1.1主文檔

主文檔是一個(gè)Word文檔，包括所有文件共同的內(nèi)容，如圖1所示。圖1是一份學(xué)生成績(jī)通知單，圖1的內(nèi)容是固定不變的，即每一份通知單共同的內(nèi)容，這些內(nèi)容就由主文檔來(lái)決定。圖1空著需要填入具體信息的部分表示變化的內(nèi)容，也就是說(shuō)每個(gè)學(xué)生的信息和成績(jī)都不一樣，具體內(nèi)容就由數(shù)據(jù)源決定。

1.2數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源一般是一個(gè)Excel文檔，當(dāng)然也可以是Word表格，access表格等數(shù)據(jù)庫(kù)文件。數(shù)據(jù)源包括所有變化的信息，如圖2所示。圖2是由Excel制作的表格。制作數(shù)據(jù)源的時(shí)候需要注意，表格的第一行是字段名，即郵件合并中的域名，第一行不能出現(xiàn)空行，也不能出現(xiàn)合并單元格。第一行為標(biāo)題記錄，第二行起為數(shù)據(jù)記錄。

1.3合并文檔

合并文檔也是Word文檔，合并文檔融合了主文檔和數(shù)據(jù)源的所有信息，體現(xiàn)了批量生成的概念。合并文檔可以保存為Word文檔，可以打印出來(lái)，也可以以郵件形式發(fā)送出去。[1]

2快速制作學(xué)生成績(jī)通知單的應(yīng)用

2.1創(chuàng)建主文檔

利用Word基礎(chǔ)知識(shí)，根據(jù)需要建立一個(gè)名為“學(xué)生成績(jī)通知單.docx”的Word 2010文檔，如果已經(jīng)有模板，直接打開(kāi)模板。如圖1所示。

2.2準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

打開(kāi)Excel，按要求制作一個(gè)含有“學(xué)生成績(jī)表.xlsx”的工作表。生活中，往往已經(jīng)有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)源，比如班主任已經(jīng)從教務(wù)系統(tǒng)下載了學(xué)生成績(jī)。對(duì)已有的數(shù)據(jù)源，需要打開(kāi)查看一下格式是否符合要求，第一行是字段名，不能出現(xiàn)空行，不能有合并單元格。如果格式不正確，則需進(jìn)行調(diào)整。如圖2所示。

2.3連接數(shù)據(jù)源

連接數(shù)據(jù)源就是將主文檔與數(shù)據(jù)源進(jìn)行連接。具體操作如下：

打開(kāi)主文檔，單擊“郵件”→“開(kāi)始郵件合并”→“選擇收件人”→“使用現(xiàn)有列表”命令，打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框中選擇已經(jīng)建立好的數(shù)據(jù)源文件，單擊“打開(kāi)”[2]，此時(shí)，彈出“選擇表格”對(duì)話(huà)框，如圖3所示。因?yàn)镋xcel數(shù)據(jù)源文檔里，一個(gè)工作簿可能有多張工作表，選擇需要的工作表，確定。至此，主文檔和數(shù)據(jù)源就進(jìn)行了有效連接。

2.4插入合并域

插入合并域是郵件合并的關(guān)鍵步驟。數(shù)據(jù)源是一個(gè)一維表格，其中每一列對(duì)應(yīng)的字段是一類(lèi)信息，這一類(lèi)信息就稱(chēng)之為合并域。插入合并域具體操作如下：

如在主文檔學(xué)號(hào)后面的空格里插入具體的學(xué)生學(xué)號(hào)，首先將光標(biāo)定位到需要插入合并域的空格上，單擊“郵件”→“編寫(xiě)和插入域”→“插入合并域”，在彈出的下拉菜單中選擇“學(xué)號(hào)”。用同樣的方法插入其他合并域。注意，插入合并域后，主文檔顯示的是數(shù)據(jù)源中的字段名加書(shū)名號(hào)，如圖4所示。

2.5完成并合并

單擊“郵件”→“完成”→“完成并合并”。如果保存為Word文檔，就選擇“編輯單個(gè)文檔”，彈出“合并到新文檔”對(duì)話(huà)框，如圖5。在對(duì)話(huà)框中選擇“合并記錄”，如全部合并，選“全部”;只合并當(dāng)前記錄，就選擇“當(dāng)前記錄”;合并數(shù)據(jù)源中一部分記錄，就選擇“從 ? 到 ? ”，然后輸入范圍。現(xiàn)在我們要制作全班同學(xué)的成績(jī)通知書(shū)，就選擇“全部”，“確定”。至此，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)信函文檔，為數(shù)據(jù)源中的每個(gè)學(xué)生生成一份如圖6所示的成績(jī)單，保存即可。此外，還可以直接“打印文檔”，“發(fā)送電子郵件”。

對(duì)郵件合并步驟還可以執(zhí)行操作：“郵件”→“開(kāi)始郵件合并”→“郵件合并分步向?qū)А保蜷_(kāi)郵件合并任務(wù)窗格，根據(jù)向?qū)崾镜牟襟E來(lái)完成。

3結(jié)語(yǔ)

生活中，凡是在固定的格式中輸入變化的數(shù)據(jù)[3]，都可以利用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)，如批量生成榮譽(yù)證書(shū)，批量生成工資條，批量制作賀卡，批量制作準(zhǔn)考證等等。郵件合并功能作為Office辦公軟件的高級(jí)應(yīng)用，既能節(jié)省時(shí)間，又能保證信息的正確性，大大提高了工作效率，在實(shí)際生活中得到了廣泛的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 百度百科：https：//www.baike.baidu.com

[2] 劉永生，郭永莉，何蓉.大學(xué)計(jì)算機(jī)教程——醫(yī)學(xué)應(yīng)用基礎(chǔ)（Windows7+Office2010）[M].北京：科學(xué)出版社.2017.

[3] 晏素芹.妙用“郵件合并”，批量制作成績(jī)單——以Word 2010版本為例[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2019（29）：164-165.

（保山中醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校 ?云南 保山 ?678000）