協同辦公在那佳—南慶隧洞工程中的應用

朱振華，廖承浩

（浙江省第一水電建設集團股份有限公司，杭州 310000）

1 概述

浙江省第一水電建設集團股份有限公司承建的廣西左江治旱馱英水庫及灌區工程總干渠那佳—南慶隧洞工程Ⅰ標段主洞長7870 m，明渠段長287 m。項目部設置在崠橋工區，項目部到那佳工區和崠樣工區之間的交通距離均為16 km。本工程屬于典型的點多面廣線長的工程，由于各工區之間距離較長，且穿越的村莊較多，從一個作業面至另一個作業面行車時間少則半個小時，多則一個小時。施工現場管理人員和項目部之間主要靠電話或實時微信聯系。月底制作工資表和進行班組結算時，項目部通知各個作業面的現場管理人員向項目部報送考勤編制和工資、進度、消耗材料用量等。由于作業面較多且距離較遠，報送的時效性較差，且報送過來的單據均為現場管理人員手寫，匯集到項目部的材料，需要反復詢問核對。為了提高項目部的管理效率，減少工區和項目部之間的紙質文件報送頻次，同時也為了能更加有效的搜集現場資料。2019年9月項目部通過研究決定，將協同辦公引入到工程管理中，提高信息搜集的時效性和便捷性，以達到資源共享、信息在線編輯實現協同辦公的目的。徹底改變項目部內部信息不對等，溝通不及時的現狀。由于施工現場沒有寬帶網絡，充分利用現場管理人員的智能手機進行辦公成為唯一可供選擇的方式。經過項目部人員的探索和實踐終于找到了解決問題的方法。

2 協同辦公

2.1 云盤存儲

現場管理人員在工作過程中會拍攝很多現場照片，但是有限的手機內存為現場施工管理人員帶來了不小的困擾，為解決照片占用手機內存的問題，項目部申請了天翼云盤賬號，所申請云盤賬號的容量為10T。該賬號為公共賬號，項目部所有管理及辦公人員在手機上下載安裝天翼云盤APP，登錄項目部申請的公共賬號，云盤管理人員建立本項目專用文件夾，并分工區和事項建立分級文件夾。一級文件夾為：崠橋工區、崠樣工區、那佳工區、各級安全檢查、會議照片、管理人員個人文件夾等，在一級文件夾內建立二級文件夾，如崠橋工區的二級文件夾有：速凝劑進場照片，石子進場照片，砂進場照片、水泥進場照片、鋼材進場照片、試驗檢測照片、工序驗收照片、抽排水照片等。在每個二級文件夾內根據月份或工程部位等建立三級文件夾，根據需要在三級文件夾內建立四級文件夾。管理人員可以隨時將自己工作中拍攝的照片上傳到相應的文件夾中，供項目部所有人員共享。這就方便了項目部搜集各種影像資料，天翼云盤還可以保存工程施工過程中的所有文檔，以及將來的竣工資料。天翼云盤的應用有效解決了現場人員因手機內存不足不斷刪除手機中工程照片造成前期照片丟失的問題。即便多年以后還可以隨時在云盤找到工程的相關資料。極大地提高了工程資料的完整性、安全性和持久性。

2.2 TIM協同辦公平臺

天翼云盤有強大的信息共享和儲存功能，能提高工程資料的完整性、安全性和持久性，但不能滿足施工現場管理人員在線文字編輯、資料填報等的辦公要求。為了彌補天翼云盤在協同辦公上的缺陷，項目部希望能找到可以在線辦公的平臺，但是功能強大的在線辦公平臺都是針對企業提供的付費服務，對于一個工程項目來說顯得沒有必要。在經過多個平臺和云服務的對比篩選后，項目部最終選定了騰訊公司的TIM 協同辦公平臺，項目部TIM協同辦公管理人員申請有100 G 的永久免費容量，在平臺內建立本項目的文件夾，并根據需要建立崠橋工區、崠樣工區、那佳工區等一級文件夾，在一級文件夾內上傳用電腦編輯好的EXCEL文檔，如材料進場臺賬、材料消耗臺賬、爆破進度臺賬、考勤表等EXCEL表格。

所有管理人員和TIM 協同辦公管理人員為QQ好友即可，各自在手機上下載TIM移動端APP，登錄QQ 賬號，可以簡單的把TIM 說成是QQ 的辦公版本，TIM 可以在線聊天、語音、發送文件等，QQ 的實時通訊功能TIM都具備。TIM協同辦公管理人員根據需要將每個EXCEL 表格對相應的人員設置相應的權限，以崠橋工區爆破進度臺賬為例，兩個現場管理人員具有編輯權，項目部其他人員和主管本項目的公司領導具有查看權限，沒有設置權限的好友不能查看和編輯文檔，這樣保證了資料的安全性，避免有人誤刪數據等內容。現場管理人員通過手機在TIM平臺編輯錄入每天的進尺樁號，項目部所有人員和公司主管領導可以實時查看現場進度情況，這樣實現了施工現場和項目部辦公室之間的信息同步，減少的項目部各管理部門和人員之間報送環節，也減少了項目部向公司主管領導的實時匯報工作，真正實現了公司、項目部和施工現場三級信息同步，極大地提高了信息流通的時效性，提高了本項目的辦公效率。

由于手機的屏幕較小，表格較大，為有效解決編輯過程中的表格定位問題，TIM 協同辦公管理人員將EXCEL表格表頭和時間列進行窗格凍結，無論界面如何移動，表頭和時間列始終顯示在手機界面，這就輕松地解決了填報表格時的表格定位問題。在使用TIM平臺的時候，項目部將復雜的表格在計算機上編輯完成，然后傳至TIM 平臺，施工現場管理人員只需在手機端填寫簡單的數據即可。通過計算機、EXCEL表格的強大編輯功能和TIM在線信息協同共享功能的有效結合。極大提高了項目部的信息收集效率。TIM 上的EXCEL 表格和WORD文檔可以直接導入到計算機上，直接打印或電子版歸檔。

由于天翼云盤和TIM 的信息實時共享功能，公司領導對項目部、項目部對施工現場可以進行實時監督和督促，在一定程度上對工作人員的積極性起到了督促鞭策作用。

3 結語

為更好地讓項目部人員和現場管理人員能夠熟練應用以上兩個軟件，項目部先后兩次組織管理人員進行交流培訓，對所有人員進行現場指導。經過一段時間的實踐，天翼云盤和TIM協同辦公平臺確實有效解決了項目部的信息收集、流通、儲存中存在的問題，提高了項目部的運行效率，在工程的精細化管理上發揮了較大的作用。