大數據時代背景下的檔案管理分析

李鳳蘭

摘 要：大數據時代的到來，大數據對企業檔案管理產生了一定程度的影響，提高了檔案管理的水平。大數據時代背景對檔案管理有著積極的促進作用，檔案管理應該和大數據技術結合起來，本文主要探討大數據時代背景下檔案管理的相關工作。

關鍵詞：大數據;檔案;管理

企業在經營和發展的過程中產生了大量的數據信息，比如圖片、影音、文件等，這些資料都是檔案管理的主要對象。企業在大數據時代下檔案管理受到了明顯的影響，檔案管理中積極落實大數據技術，合理運用大數據技術，提高檔案管理的水平。企業中已經意識到大數據技術在檔案管理中的重要性，把大數據技術和檔案管理結合起來，確保檔案管理能夠滿足企業的需求。

1、大數據技術在檔案管理中的作用

大數據技術在檔案管理中有著明顯的作用，主要表現在兩個方面，分別是：（1）大數據技術提高了檔案管理的效率，大數據技術對檔案管理產生了很大的影響，最明顯的就是提高檔案管理效率，減少檔案管理的工作負擔，企業檔案管理內容越來越多，檔案管理中對大數據有更高的要求[1];（2）大數據技術提高了檔案的存儲質量，大數據技術采用信息化技術、信息存儲技術，實現了檔案管理的信息化，解決了紙質容易受損、丟失的問題，進而提高檔案信息的存儲質量，同時保障檔案的完整性。

2、大數據時代下檔案管理面臨的挑戰

大數據時代背景下企業檔案管理面臨著一些挑戰，本文中分析了企業檔案管理在大數據時代下的挑戰，具體如下：

2.1檔案管理流程挑戰

大數據技術對企業檔案管理流程提出挑戰，企業中傳統檔案管理流程較為簡單，受大數據影響企業檔案具有一定的共性特性，也就是很多檔案之間存在著交叉、重疊的情況，傳統檔案管理流程就會受到影響，企業檔案信息越豐富就越容易影響檔案管理流程，復雜信息無法存儲到位，更多的信息也不能歸納起來，影響著檔案管理的過程。大數據技術影響著檔案管理的流程，促使檔案管理流程面臨著大數據技術的挑戰。

2.2檔案保存形式挑戰

企業檔案管理在大數據技術的影響下保存形式面臨著明顯的挑戰[2]。大數據技術對企業檔案管理中的保存形式提出了較高的要求，傳統檔案保存以紙質的方法，現如今檔案保存中更多采用電子文檔，很多數據記錄到電子文檔內，比如電子圖片、電子文本等，因此檔案管理保存形式朝向多樣化的方向發展，檔案保存以后要準確選擇對應的關鍵詞，這樣利用關鍵詞就能快速的找到存儲的檔案信息。

2.3檔案管理人員挑戰

大數據時代背景中企業產生了多樣化、復雜化的信息，增加了檔案管理的難度。大數據時代下企業檔案管理技術較為先進，傳統檔案人員存在不會操作、技術不熟悉的情況，也就是檔案管理人員在大數據時代背景下面臨的挑戰。檔案管理人員方面的挑戰需由企業檔案管理部門和大數據技術之間磨合，這樣才能保障檔案管理人員能適應大數據時代背景下的檔案管理。檔案管理人員是執行者，其在大數據時代中的挑戰不能忽視，必須解決檔案管理人員方面的問題，才能提高檔案管理的水平。

3、檔案管理中實現大數據模式的方法

大數據時代下檔案管理想要實現大數據模式，還需采取一些方法，結合企業中檔案管理的實際情況，在大數據時代背景下分析檔案管理實現大數據模式的方法，如下：

3.1引進專業的技術人才

大數據時代背景下檔案管理要想實現大數據管理模式，最先就要注重技術人才，技術人才是檔案管理大數據模式的基礎支持。技術人才的技能、素養等均關系到檔案管理大數據模式的構建效果。企業在新時期受大數據時代的影響專門在檔案管理中聘請了大量的技術人才，主要目的就是確保檔案管理能夠合理運用大數據技術。企業在大數據時代中面臨著海量數據，數據信息處理非常復雜，檔案管理中對信息存儲技術的要求很高，企業中傳統的檔案管理方法已經不適用在現代企業中，檔案管理人員除了做好基礎的檔案管理工作以外，還要掌握豐富的檔案管理技術，尤其要重視大數據中的信息存儲技術，這就說明專業技術人員對企業檔案管理大數據模式構建的重要性。近年來，企業受大數據技術的影響檔案管理中一來需不斷引進高端技術人才，二來而圍繞企業展開技術人才培訓，確保技術人才能滿足檔案管理的需求。例如：某企業與高校建立了合作關系，直接從學校中吸取專業的技術人才，該企業針對高校中的人才提出跨專業要求，致力于培養綜合型、復合型的人才，塑造出符合企業檔案管理要求的技術人才，該企業以大數據技術為基礎構建新型的檔案管理模式，提高檔案管理模式的運作水平，體現高端技術人才在企業檔案管理大數據模式構建中的作用。

3.2完善管理人員的結構

大數據時代對企業檔案管理的影響比較大，檔案管理大數據模式構建中具備優質的人才以后就要完善管理人員的結構，檔案管理具備強大的管理人員體系，才能落實檔案管理的工作。現如今大數據時代背景下，企業檔案管理人員結構呈現出老齡化的狀態，企業內工作人員普遍認為檔案管理工作不需要技術支持，很多年齡大的內退員工就安排到檔案管理職位上，降低了檔案管理的工作效率，致使檔案管理不適應大數據時代，同時也不能把大數據技術引入到檔案管理模式中。企業構建檔案管理大數據模式時提出完善管理人員結構的要求，解決老齡化的問題。企業積極完善檔案管理人員的結構，把合適的管理人員放在合適的位置上，鼓勵年輕人到檔案管理崗位中[3]。例如：某企業計劃構建檔案管理大數據模式，為了吸引年輕人到崗，該企業采取績效考核的方法調動檔案管理人員的積極性，讓更多年輕人愿意到檔案管理崗位上，該企業根據管理人員的能力，合理安排管理人員的崗位，一定要保障檔案管理人員在合適的位置上，這樣才有利于構建檔案管理大數據模式。

3.3強化檔案管理安全性

大數據時代中的信息技術，利用虛擬空間就能存儲大量的檔案信息，如云存儲、網盤等，這些都是企業檔案管理中較為簡單的方法，雖然信息技術帶來的優勢明顯，但是也存在安全隱患，主要是來自互聯網的安全風險，如信息丟失、電腦病毒等，針對這類問題提出檔案管理安全性要求[4]。企業構建檔案管理大數據模式時要特別注意檔案的安全管理，避免有病毒破壞檔案管理的安全系統。企業圍繞檔案管理大數據模式構建安全管理體系，以此來降低檔案的丟失率。例如：某企業構建檔案管理大數據模式時，統一了行為準則，要求所有的操作人員遵循行為準則，排除人為干預之后制定了檔案管理工作細則及安全維護方案，用于提高檔案管理的安全水平，該企業定期組織維護人員檢測檔案管理過程中使用的電腦，排除黑客、病毒攻擊，為檔案管理大數據模式提供安全的工作環境。

結束語：

檔案資料的數量多、類型多，檔案管理的難度很大，企業檔案管理的效率受到一定程度的影響。檔案管理受大數據時代的影響，其在進步的過程中也面臨著諸多挑戰。本文中總結了大數據技術在檔案管理中的作用，同時分析了大數據時代在檔案管理中帶來的挑戰，規劃了檔案管理想要實現大數據模式應該采用的方法，由此才能保障檔案管理的高效性、規范性。

參考文獻：

[1]林玥，朱文婷，倪慧剛，趙嘉，楊芷青，蘇婷婷.大數據時代背景下的檔案管理工作創新研究[J].科技經濟導刊，2020，28（32）：226+225.

[2]廖霞.大數據時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].辦公室業務，2020（21）：119-120.

[3]邱凱.大數據時代背景下檔案管理工作思考[J].黑龍江檔案，2020（05）：88.

[4]趙丹.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].黑龍江檔案，2020（05）：93.

（肇慶市鼎湖區廣利圍管理所? 526070）