新建本科院校教學檔案管理建設

摘 要：在整個本科院校的所有工作部分之中，教學檔案的建立及管理工作日漸受到人們越來越多的重視。教學檔案管理在教學管理工作具有非常重要的作用，它能極高的促進教學管理工作的科學化的高效化。本文通過對新建本科院校教學檔案管理建設進行簡要的分析，以期對高校的教學工作的良性發展起到促進作用。

關鍵詞：本科院校;教學檔案管理;建設方法

教務檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校檔案工作的主體和核心，是學校教學工作的歷史記錄，是為規范學校教學管理服務的重要資源。高等學校新開辦的教學檔案管理工作，關系到學校教學質量的提高，關系到良好的校風、教風、學風的形成。教學檔案是衡量高校教學水平和教學質量的重要依據之一，因此，重視教學檔案工作，堅持以教為本，做好新設本科院校教學檔案工作，具有十分重要的意義。與專科學校、新建本科院校相比，新建本科院校教學檔案管理既有共性，又有特殊性。對于新建本科院校，堅持教育管理規律，尋找解決問題的對策，切實做好教學檔案管理工作，是一個非常值得討論的問題。

一、新建本科院校教學檔案管理建設的必然性分析

新辦本科院校教學檔案管理工作，是學校管理的重要組成部分。全面、有效、合理地管理教育檔案，要求教育檔案在一定時期內安全合理地保存。成熟、完整是新建本科院校教學檔案管理的關鍵。教學質量監控是新建本科院校教學檔案建設的重點。本文針對新建本科院校教學檔案管理存在的問題，通過對現有檔案管理不規范現象進行研究和分析，提出解決對策。新辦本科院校教學檔案管理存在問題的原因很多，其中教師自身素質不高、技術水平不高、質量管理體系不健全、實施不規范、制度管理不到位是主要原因。新一代高校自身的諸多特點，使得新一代高校教學檔案管理難以形成一定的規范，難以形成合理的管理體系，增加了管理難度。新辦本科院校教學檔案管理工作中，不少教師兼管檔案，其自身并無很強的專業基礎，此外，學校開展的一些基礎性工作，導致工作穩定性較差，給教學檔案管理工作增加了難度。通過以上幾個方面的原因分析，可以有效地發現新建本科院校教學案例庫中存在的不足之處，從而加強和防止此類問題的發生，避免今后工作中出現錯誤。

二、 新建本科院校教學檔案目前存在的問題

（一）教師的檔案管理意識淡薄

不少教師和教職員工對教學檔案的重要性認識不足，參與教學檔案資料的收集工作缺乏動力，認為教學檔案工作與自己沒有直接的關系，系部教學檔案資料沒有實行集中統一管理的原則，存放不規范，容易出現教學檔案資料丟失現象，部分教師認為教學檔案是自己花了很多心血創作出來的，如優秀教案、自編教材、教學參考資料等，怕歸檔后丟失或使用不便，造成教學檔案中的一些教學檔案分散保管。

（二）新辦高校教學檔案管理工作效率有待提高

新成立的本科院校擁有較為完善、先進的教學設備，實現了計算機聯網，建立了教學管理系統，并實現了教學計劃學籍成績排定等功能。但是，在實際操作中，還需要完善一些管理制度。例如，學生成績管理系統，由于它對學生缺考和補考成績低于期末成績的部分不予認定，而在學生成績不及格名單中沒有出現，直接影響了學籍材料處理的準確性。有的資料要反復查詢，才能完成綜合整理，對檔案資料進行整理，增加使用者的使用成本。

（三）新辦本科院校的管理人員無法有效地運用現代辦公管理技術。

隨著電腦技術的發展，電子文件越來越多，許多檔案管理工作仍需人工操作，以紙、卷為載體收集、歸檔、檢索。在辦公室自動化程度越來越高的今天，檔案管理員不能有效地運用現代辦公管理技術，如計算機、復印機、3D打印機等，使得教學檔案資源更難得到合理配置和充分利用，各部之間的教學檔案管理互相封閉，難以相互借鑒和交流。學校資金短缺，資金分配不合理，檔案數量激增等一系列矛盾，已不適應現代教育教學改革與發展的需要。

（四）檔案的銜接問題

就像一所剛升本的大學存在著轉型轉換的過程，新創建的本科院校的教學檔案也需要轉型轉換。具體表現在：檔案管理專業與本科專業銜接緊密，本科教學檔案是新建本科院校教學檔案的基礎，與本科教學檔案有著密切的關系，如何將其應用于本科教學是當前高校教學工作中的一項重要課題。每年與每年銜接的教學文件不同于一般的文件，一般的教學文件形成于一年之內。而且教法不同，跨度也不一樣，有的長達四年。教育學并非一種單一的活動，學校管理、教學等活動都是廣義上“育人”活動的組成部分，是一個系統工程，各個環節相互影響，相互制約。所以收集整理這些檔案，要有全局的眼光。教務管理與檔案工作整合。文獻學作為教學管理的延伸，在教學中要注重文獻的收集、整理和利用，為提高教學質量服務。

三、加強新建本科院校系部教學檔案管理的措施

（一）強化制度建設，促進教學檔案管理的系統化

教育檔案工作是一個系統工程。這一點對于新建本科院校而言，比其專業階段更加突出。隨著時代的發展，學校檔案工作應建立一個覆蓋面廣、查詢方便的教學檔案網絡化系統，實現集中統一管理，保證教學檔案的統一、完整和系統。高校校園網上可根據檔案的分類屬性，建立檔案管理網站，將學院簡介、組織系統、骨干教師基本情況、教育教學信息、名師事跡、各系部工作計劃總結、大事記等公共信息分類輸入學校檔案網站，形成網上特色檔案，利用者無需進入檔案室即可獲取檔案的基本信息。借助于計算機檔案方便快捷的功能，實現檔案資源共享最大化。

（二）體現創新性，運用現代先進技術手段

為促進現代技術手段的推廣應用，進行教學檔案管理工作。對教具進行整理，最終形成可再生的教學信息資源。有效地利用信息資源是組織成功的關鍵。教學信息資源的開發與利用，提高其組織的靈活性與適應性，是一個重要課題。新設高校應充分利用現代化管理手段，努力開創檔案管理工作科學化、現代化的新局面，以適應當前信息化和創新發展的需要。通過計算機網絡，開發各種可行的軟件系統，建立網上教學檔案信息采集網站，建立方便的教學檔案查詢系統，逐步實現教學檔案內容的全文檢索，提高教學檔案的管理水平，充分發揮其激勵作用和教學決策參考價值，更好地為學校發展服務。

（三）提高檔案意識，加強系科教學檔案建設

檔案意識是人的綜合素質、社會責任和歷史責任的體現。要從教學檔案管理工作的意義出發，做好全系師生的思想工作，克服對教學檔案管理工作的偏見和誤解，提高對教學檔案重要性的認識，重視教學檔案的日常積累，經常對教學檔案進行檢查，積極接受檔案管理和業務部門的指導，堅決杜絕臨時突擊、被動應付等現象。因此，做好教學檔案管理至關重要。在教學檔案積累到一定程度以后，還應該引導大家積極利用和利用教學檔案，使大家真正認識到教學檔案的價值，使教學檔案產生于教學，更好地為教學服務，從而形成一個教學檔案積累利用的良性發展過程。各系教務檔案工作人員應增強檔案意識，對已處理的文件材料，不能隨意丟棄，應將其整理歸檔，以發揮其長期使用價值;對已整理歸檔的材料，應及時追回，保證材料完整，對已整理歸檔的材料，應按管理要求分類整理。

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作者簡介：

趙淑惠（1962.10）女，漢族，內蒙古河套學院，內蒙古巴彥淖爾市.

（內蒙古河套學院? 內蒙古? 巴彥淖爾? 015000）