新時期如何加強企業職工養老保險檔案管理工作

文| 宋 穎

引言

企業職工養老保險是我國城鄉居民社會養老保險的重要組成部分，有關企業養老保險的檔案是企業職工及其單位履行參保義務并享受社會保險權益的重要原始憑證，客觀全面的記錄了社會保險經辦管理與服務工作的記錄。因此，加強企業養老保險檔案管理工作對企業以及現代保險事業的發展具有重要意義。

加強檔案管理重視程度

部分企業高受傳統觀念限制，思想認識不平不夠，對于職工養老保險檔案管理缺乏重視，忽視此項管理工作的重要性。同時，檔案管理工作者未能正確理解檔案管理工作的意義，缺乏責任意識，難以跟隨新時代的發展以及養老保險信息化建設的進程。雖然現階段信息化檔案管理被廣泛使用，但其對檔案管理信息化建設的理解仍較為片面，認為養老保險的檔案管理工作只需按照信息資料輸入信息管理系統中即可。事實上，該想法暴露出這部分檔案管理人員對養老保險檔案管理工作缺乏實質性認識，直接導致企業養老保險檔案管理工作滯后，管理模式以及工作方法停滯不前，影響整體工作效率和質量。

基于此，企業高層首先應重視職工養老保險的重要性，不僅給予其精神上的支持，還需要一定的財力支持，用于更新檔案管理辦公設備、檔案管理系統、檔案管理人才的培養等層面，最終形成“上行下效”的態勢，共同提升企業養老保險檔案管理工作質量和效率。

值得注意的是，企業需重視對檔案管理人才以及技術人才的培養，并將其納入公司人才培養計劃中，根據公司能夠提供的條件，制定詳盡的培養策略，選拔符合檔案管理發展需求、具有良好職業道德的綜合型人才。如為人才制定自學獎勵制度或對外交流培訓計劃、開展檔案管理系統軟件使用培訓、聘請專業人員擔任講師開展講座等。此舉也能提升檔案管理工作人員整體工作積極性，直接提升檔案管理工作質量與效率。

健全檔案管理工作制度

企業在生產經營過程中，還應加大對職工養老保險檔案管理工作的重視程度，依據《檔案法》、《立卷歸檔管理細則》等規章制度為準則，結合自身發展需求，積極制定并完善養老保險檔案管理制度，形成較為完整的規章體系。要求相關工作人員嚴格遵守規章制度，規范管理工作行為。如，細致歸類不同檔案，根據職工養老保險繳納憑證進行詳細記錄并留檔保存，便于隨時對其進行查找或核對。

新形勢下，信息化技術被廣泛使用。基于此，還應該建立并規范有關養老保險檔案信息化管理的工作制度，以推進檔案管理信息化進程，提升整體檔案管理工作質量。一方面，應加強檔案的安全管理，保障職工養老保險檔案的安全性，適當調整并優化信息化檔案管理工作機制，細化管理內容，并制定相關獎懲制度為檔案管理制度的有效落實提供制度保障。另一方面，應進一步規范養老保險檔案信息化管理保準，建立企業職工養老保險檔案信息數據系統，并在行業內推廣應用，使得檔案信息資源能夠共享，強化企業檔案管理工作的服務職能。可根據企業自身情況建構網絡搜索、上門服務等立體化服務體系，發揮企業養老保險檔案管理的價值。

積極轉變管理工作方式

目前，有關職工養老保險檔案資料的起草、修改問題以及檔案資料的印發均可以通互聯網、計算機、計算機軟件系統以相關設備完成，并以電子文件形式存儲與計算機系統或云端中，養老保險檔案在保存時間和查詢方式等方面為檔案管理人員提供了更多的便捷。但同時，檔案資料也存在容易被修改等弊端，原始檔案資料容易被修改。基于此，加強企業職工養老保險檔案管理工作的關鍵舉措就是從根本上推進檔案管理工作全面向信息化轉型，采取先進的加密方式并培養工作人員的責任意識，保障檔案信息的安全。

此外，企業應全力支持養老資源檔案信息資源的開發利用，適時創新養老保險檔案信息資源服務的方式。以某企業檔案管理部門為例，該企業已經實現了檔案信息化管理，但并未停滯不前，而是在此基礎上，以標準化、統一化、制度化為發展目標，多層次進行轉變，目的是盡可能避免出現檔案信息資源浪費或重復開發等情況出現，不利于資源合理配置。

同時，該部門采取縮微技術服務存儲養老保險檔案信息，進一步提升其經濟效益，并啟用了相應的檔案公共網絡服務系統，可通過公共服務網絡途徑，為職工以及檔案資源管理帶來更大的便利以及優質化服務。

結論

新時期下，市場經濟形勢不斷變化，做好企業職工養老保險檔案管理工作已然成為企業提升競爭力、可持續發展的關鍵舉措。因此，企業應重視檔案管理工作，及時轉變管理理念，加強信息化建設，在為企業職工提供保障服務的基礎上，促進企業健康持續發展。