試論如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

文| 張 華

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作成效將會(huì)對(duì)社會(huì)保障體系的運(yùn)行質(zhì)量產(chǎn)生深刻影響。這不僅關(guān)乎廣大群眾的個(gè)人利益，更事關(guān)國(guó)家和社會(huì)利益。所以，在推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作水平提升的過(guò)程中，工作人員必須基于實(shí)事求是的原則作業(yè)，要深入分析當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，從而提出有效的解決策略。

提高檔案管理意識(shí)

在我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理環(huán)節(jié)，存在管理意識(shí)缺失的問(wèn)題。這種缺失不僅體現(xiàn)在檔案管理工作人員身上，更表現(xiàn)在了投保人身上。由于我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)類型較為豐富，且其所屬部門存在差異，所以在檔案管理環(huán)節(jié)，許多部門的工作人員缺乏管理意識(shí)，對(duì)管理工作的重視程度也不高。所以，在實(shí)踐工作中常常出現(xiàn)信息不暢通的問(wèn)題，則不僅會(huì)損害投保人的利益，更會(huì)阻礙管理部門和人力資源與社會(huì)保障局的發(fā)展，還會(huì)導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的成效難以提升。在開展檔案管理工作時(shí)，需要推進(jìn)相關(guān)人員管理意識(shí)的提升。

一方面，要提高投保人的檔案管理意識(shí)。投保人重視檔案管理，就會(huì)在投保時(shí)主動(dòng)、積極地配合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的工作，為提高管理質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。比如，有關(guān)部門可以加強(qiáng)對(duì)投保人的宣傳教育，借助于媒體宣傳、標(biāo)語(yǔ)引導(dǎo)和辦事大廳現(xiàn)場(chǎng)指引等方式，提高投保人對(duì)檔案管理工作的重視，讓他們?cè)趨⒈r(shí)積極配合，提高檔案管理成效。

另一方面，要提高檔案管理工作人員的管理意識(shí)。在此環(huán)節(jié)，有關(guān)部門需要幫助檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到其本職工作的重要性和必要性，從思想層面上進(jìn)行正確引導(dǎo)，使他們能認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開展實(shí)踐，進(jìn)而保證該工作的作業(yè)水平得以提升。比如，某地社保檔案管理部門落實(shí)了監(jiān)督考核機(jī)制。每月初、月中、月末開展三次大型檔案核查工作，并通過(guò)核驗(yàn)檔案管理人員的每日工作記錄和實(shí)際成果對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。同時(shí)，還要將工作人員的作業(yè)成果與薪資績(jī)效與評(píng)級(jí)掛鉤，從影響管理人員個(gè)人利益得失方面著手，提高其檔案管理意識(shí)，讓他們?cè)谡J(rèn)真負(fù)責(zé)思想的引導(dǎo)下積極工作。

完善檔案管理制度

當(dāng)前，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致相關(guān)工作的開展存在因地而異的情況，而且各地區(qū)的檔案管理水平明顯存在較大差異。同時(shí)，由于并未制定明確的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，投保人在投保時(shí)提供的材料不全，導(dǎo)致檔案管理人員資料整合困難，不僅大大降低了檔案管理的效率，檔案管理工作質(zhì)量也受到了極大影響。

為了提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理成效，相關(guān)工作人員需要著手制定和完善檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，讓各地區(qū)的檔案管理工作具有統(tǒng)一性。比如，有關(guān)部門需要基于各類型社會(huì)保險(xiǎn)的投保需要，理順參保流程，并且明確規(guī)定投保人需提供的材料，為提高工作效率、減輕工作人員壓力奠定基礎(chǔ)。而且，為了保證檔案真實(shí)有效，提升檔案保存的安全性，管理部門還應(yīng)該建立管理責(zé)任制度。一旦出現(xiàn)檔案損毀或丟失，則立即向其負(fù)責(zé)人進(jìn)行追責(zé)，及時(shí)地進(jìn)行反應(yīng)并開展補(bǔ)救工作，保障社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升。

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

目前，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)落后問(wèn)題嚴(yán)重，許多地區(qū)甚至沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科技設(shè)備，使得工作人員的作業(yè)壓力極大，而且也難以保證檔案管理的質(zhì)量和效率。即便是在工作應(yīng)用了計(jì)算機(jī)，也常常因設(shè)備軟硬件問(wèn)題或管理人員的失誤導(dǎo)致管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，使得社保檔案丟失或損壞。

基于此，有關(guān)部門應(yīng)該推進(jìn)檔案管理技術(shù)水平的提升，以高科技設(shè)備和技術(shù)助推社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展。在此環(huán)節(jié)，可以從兩方面著手作業(yè)。一方面，檔案管理部門需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理配備計(jì)算機(jī)、智能化檔案柜以及平板電腦等高科技設(shè)備，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備軟硬件應(yīng)用情況的定期檢查，為推進(jìn)檔案管理水平提升提供物質(zhì)支撐。

另一方面，則需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此時(shí)，不僅要保證檔案管理工作人員具備認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖鳂I(yè)態(tài)度，更要讓他們擁有扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)和靈活的實(shí)踐操作能力。所以，有關(guān)部門需要做好人才培養(yǎng)工作。比如，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員提供定期培訓(xùn)，豐富其現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，并提高其操作信息化檔案管理設(shè)備的能力，使其滿足現(xiàn)階段信息化檔案管理作業(yè)的要求，進(jìn)而為提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

結(jié)論

總而言之，社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)體系的優(yōu)化以及社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的激增，使得推進(jìn)檔案管理方法和模式的優(yōu)化勢(shì)在必行。為此，相關(guān)工作人員必須明確當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題，并且基于提高檔案管理意識(shí)、完善管理制度法規(guī)，以及推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)等方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。