事業(yè)單位電算化會計檔案管理方法探討

文| 梁 穎

隨著事業(yè)單位會計電算化的普及與應用，會計管理與事業(yè)單位內(nèi)部的各項工作之間的連接更為緊密，為事業(yè)單位提供包括財務規(guī)劃、財務分析以及財務風險預測等方面的服務，能夠幫助事業(yè)單位改進財務管理方式，提升資金的有效利用率。與此同時，也對事業(yè)單位相關的會計檔案管理提出了更高的要求，事業(yè)單位要打破傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，實現(xiàn)對會計檔案的電子化、數(shù)字化管理。

事業(yè)單位電算化會計的檔案管理的特點

1.管理載體信息化。在實現(xiàn)會計電算化之前，會計檔案管理的主要載體是紙質檔案，工作方式主要依賴于人工進行，不管是對會計信息、數(shù)據(jù)或是報表的收集與整理都是進行手工記賬和手工登記。而在實行會計電算化之后，相應的會計檔案管理工作的載體逐步轉移到電子檔案上來，實現(xiàn)了會計檔案管理的信息化。利用相應的會計軟件和相關的計算機設備就可以和打印所需要的會計報表，從而進行檔案錄入。會計檔案的呈現(xiàn)方式也就從紙質檔案轉變?yōu)榱穗娮踊馁Y料數(shù)據(jù)。

2.管理要求嚴格化。電算化會計檔案管理相應的管理要求比傳統(tǒng)的紙質會計檔案管理更為嚴格。傳統(tǒng)的會計檔案在進行整理、補充或者查閱的過程中，但都是直接對檔案進行修改和查看，中間不需要利用任何介質或者是平臺。而電算化的會計檔案管理，往往都需要一定的電子設備，進行數(shù)據(jù)整理分析或者錄入的過程中如果操作不當或者被惡意系統(tǒng)入侵，那么就有可能會導致會計信息資料的丟失。因此電算化會計檔案管理在數(shù)據(jù)層面上管理流程更為嚴格，安全性要求更高。

事業(yè)單位電算化會計檔案管理優(yōu)化策略分析

建立健全會計檔案電算化管理模式

事業(yè)單位要提升電算化會計檔案管理的水平，就必須要找準現(xiàn)代化會計檔案管理的方式方法。首先就是要求事業(yè)單位要建立健全會計檔案電算化管理的制度和模式。在實行會計電算化之后，應用的會計檔案管理工作的內(nèi)容和范圍也有所擴展，會計檔案管理工作不再僅僅是單純的進行數(shù)據(jù)、憑證以及報表等的收集、匯總和整理，而是要根據(jù)電算化會計的實際工作要求進行電子資料管理、備份數(shù)據(jù)存儲、電子檔案維護等等。因此事業(yè)單位必須要結合現(xiàn)代化的信息技術，制定一套符合工作實際要求的規(guī)章制度，包括會計檔案資料的硬件存儲管理、財務軟件的升級管理、電算化會計檔案人員管理等，從而切實的提高電算化會計檔案管理工作效率和水平。

做好紙質檔案向電子檔案的過渡與銜接工作

事業(yè)單位在實施電算化后的會計檔案管理工作，雖然在逐步朝著由紙質檔案向電子檔案過渡與轉變的方向發(fā)展，這并不意味著事業(yè)單位要拋棄原有的紙質會計檔案。紙質會計檔案具有一定的原始性和穩(wěn)定性，其中存在著一些非常有價值的資料信息，因此這就要求事業(yè)單位必須要做好紙質檔案向電子檔案的過渡與銜接工作。首先事業(yè)單位必須要有次序、有目的的進行檔案轉化工作，要借助先進的電子掃描儀器和錄入設備實現(xiàn)對紙質檔案的數(shù)字化管理與保存，在這個過程中一定要保證相關信息資料不丟失和不泄露。其次是事業(yè)單位對于一些年代比較久遠的紙質檔案，遵循節(jié)約和效能的原則進行妥善的保存，一定要確保原檔案不丟失。最后是事業(yè)單位一定要高度重視電算化會計檔案的安全性管理，會計檔案具有一定的保密性要求，尤其是對于一些涉及到核心財務數(shù)據(jù)的內(nèi)容，進行數(shù)字化和信息化管理的過程中要注意對其進行加密處理，嚴格的規(guī)定檔案管理人員的使用和修改權限，以免發(fā)生數(shù)據(jù)泄露或人為篡改的情況。

提高事業(yè)單位會計檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質

事業(yè)單位會計工作實現(xiàn)電算化之后，要做好相應的會計檔案管理工作，提升會計檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質是關鍵。傳統(tǒng)的手動化會計檔案管理和實施電算化之后的會計檔案管理這無論是在內(nèi)容和形式上都存在比較大的差異，這就給事業(yè)單位的會計檔案管理人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。

首先，檔案管理人員必須要改變傳統(tǒng)的紙質檔案管理意識和方法，積極的學習關的計算機應用技能，提高對電算化會計檔案管理工作的認識，事業(yè)單位也要定期組織工作人員進行必要的培訓，從而提升工作人員的專業(yè)化水平。

其次就是事業(yè)單位會計檔案管理人員必須要秉持著高度負責的態(tài)度，可按照事業(yè)單位的各項規(guī)定，來定期的進行檔案數(shù)據(jù)的檢查和整理，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，從而實現(xiàn)檔案管理工作質量的整體提升。

結語

事業(yè)單位要實現(xiàn)科學高效的電算化會計檔案管理，就必須要明確的認識到電算化會計檔案管理的新模式和新特點，通過制度完善、方法創(chuàng)新、人員管理來提升會計檔案管理效率和水平，保證事業(yè)單位內(nèi)部各項會計數(shù)據(jù)信息的準確性、真實性，從而為事業(yè)單位開展好各項會計實務工作奠定重要的基礎。