“放管服”下的高校科研經費管理信息化建設研究

●華 悅 劉少憑

一、“放管服”下高校科研經費管理的政策背景

為貫徹落實黨中央、國務院推進科技領域“放管服”改革的精神，廣東省出臺了一系列科技領域政策文件。2017 年廣東省委辦公廳、省人民政府辦公廳印發《關于進一步完善省級財政科研項目資金管理等政策的實施意見（試行）的通知》（粵委辦〔2017〕13 號，以下簡稱《意見》），《意見》堅持“放管服”結合，改革和創新科研經費使用和管理方式，更好地適應科研活動規律和特點，有利于進一步提升財政科技資金使用效益。同年7 月，廣東省印發《關于廣東省深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的實施意見》，要求各高校認真開展“放管服”改革有關工作，確保“放管服”改革事項落到實處。2019 年省人民政府印發《關于進一步促進科技創新若干政策措施的通知》，進一步下放人事自主權、科研項目經費管理自主權、薪酬管理自主權。同年6 月，廣東省財政廳、審計廳聯合出臺《關于省級財政科研項目資金的管理監督辦法》，落實科研機構和科研人員的經費管理自主權。

“放管服”的全稱是簡政放權、放管結合、優化服務。“放管服”改革，對內要改革體制機制，提升治理體系的現代化水平，對外要提升辦事效率，同時要避免“一放就亂，一管就死”。科研經費“放管服”改革的重要目標是就是為科研人員創造良好的制度環境，激發創新創造活力，將科研人員從“繁文縟節”中解放出來。《意見》要求科研機構充分利用信息化手段，建立健全單位內部科研、財務部門和項目負責人共享的信息平臺，提高科研管理效率和便利化程度。高等院校作為省級科研項目的重要承載機構，探索建立科研經費管理信息化平臺是當前政策背景下的重要課題。

二、以需求為導向探索高校科研經費管理信息化建設方案

近年來，雖然高校的財務管理信息化平臺建設已經日趨成熟，但是仍不能滿足科研經費管理的需求，針對科研經費信息化平臺的設計一定要建立在“業財融合”的基礎上，讓科研經費的管理符合科研活動的規律，才能激發科研人員的創新活力。經過課題組對科研人員的調研，總結使用科研經費的難點主要是：預算難、報賬難、結項難。針對科研人員的需求，結合科研經費“放管服”政策的要求，構建“一站式”的科研經費服務平臺。

（一）將財務預算管理模塊與科研項目管理模塊深度對接，簡化預算編制

新政策下，科研經費支出預算審批權限已經下放到項目承擔單位，預算編制已經簡化為直接費用中除了設備費外，其他費用可只提供基本測算說明，不提供明細。差旅費/會議費/國際合作交流費不超過直接費用10%的，不需要提供預算測算依據，可統籌使用。

科研教師反饋的難點集中在：財務預算申報與科研立項預算申報費用科目名稱不同，同一件事情重復做，但標準不統一。高校財務預算使用的是政府收支分類科目，而科研經費費用科目略有不同，在信息平臺建設時應先將兩套科目理出對應關系，然后從科研項目管理模塊編制執行計劃時同步發起費用預算編制，并將預算數據推送到財務預算管理系統，既避免費用計劃與項目執行計劃脫離，也簡化預算編制的工作量。

差旅費/國際合作交流費也是預算編制的難點，主要原因是該類費用的使用涉及的標準多，規章制度更新頻繁。科研經費管理平臺建設可以借鑒財務管理信息平臺的差旅費/因公出國（境）報銷模塊的標準數據，在編制出差計劃時，可以簡單估算費用，提高預算編制的準確性。

（二）將財務管理信息化平臺與資產管理、采購管理系統對接，疏通報賬流程中的最痛點

新政策對科研儀器設備的采購進行了最大限度的放權，要求高校自行制定制度，簡化科研儀器設備采購流程。科研設備采購報賬是科研教師反饋的報賬最難點，主要原因如下：該類業務的流程，首先是項目具備設備購置的預算，然后向采購中心申請采購，采購完成后在資產管理部門完成驗收和報增手續，最后才能進入報銷流程。整個業務鏈涉及多個職能部門。科研教師往往是到最后一個環節——費用報銷的時候，才被告知流程不全，資料不齊，無法結算。流程冗長、審批繁多，增加科研教師負擔。

如何利用信息化手段，提升該類業務的效率，筆者認為重點是打破各部門的信息孤島，建立數據共享平臺。將財務管理平臺的預算管理數據推送到采購系統，可以實現在采購系統發起采購申請的時候，增加預算指標的控制；采購系統受理采購申請的同時，將采購預算數據推送至財務管理平臺，凍結已經在采購流程的額度，防止超預算的支出；完成采購后，采購系統直接推送資產驗收和報增申請至資產管理系統，避免遺漏資產報增環節；由資產管理部門完成科研設備的資產報增后，將報增單推送至財務管理平臺，科研教師在財務管理平臺生成報銷單；完成報賬流程后，財務管理平臺將該設備的入賬情況推送回資產管理系統，全流程完成。利用數據共享平臺，可以實現該類業務的全流程線上控制，避免遺漏，提高了服務效率。

（三）利用智能服務機器人，隨時為科研教師提供政策咨詢

科研教師反饋的報賬難，主要原因還是對科研經費管理的規章制度不了解，對科研教師提供政策咨詢服務是重要的手段。目前高校主要通過政策宣講、報銷培訓、搭建微信咨詢平臺以及將相關標準嵌入網上報銷系統，方便科研教師查詢。實際工作中，筆者發現，科研教師最喜歡的查詢路徑還是一對一的電話或者微信咨詢，重復性問題多，且詢問的時間不固定，既降低了財務工作人員的出單效率，還不能及時滿足科研教師的需求。這類重復性的工作，可以用智能機器人來替代，提升服務效率。例如：“雙一流”A 類高校-電子科技大學自主研發了的財務智能服務機器人“財寶”，成為了科研教師身邊的7*24 小時的政策咨詢專家。

（四）通過信息化技術，不斷優化報賬體驗

現實業務中，高校普遍存在著“報賬大廳排較長隊伍報銷，紙質材料繁多，以現金方式報銷”等現象。造成了高校存在“報銷效率低、等待時間長、現金使用量大、支付結果反饋遲”等問題。可以通過信息化技術，不斷優化科研教師的報賬體驗。

1.建設同時支持網上報銷、現場報銷、網上預約、非現金支付，銀行回單查詢等多種報銷方式協同作業的網上報銷系統，以多種途徑解決高校報銷人員集中、程序復雜、柜臺作業量大等工作挑戰。系統支持在一個平臺上，處理報銷有關的報銷申請、報銷審核、預算控制、項目管理、出納記賬、往來處理、經費支付、預算指標同步更新、報銷信息查詢等全部業務，大大提高作業人員效率和工作準確性，規范報銷秩序，也讓科研教師及時獲得經費結算相關信息，方便科研工作的順利開展。

2.建設自助收退單系統，通過在教學區放置“快遞柜”，實現遠程投單、退單。特別針對多校區、財務集中辦公的高校，“快遞柜”能集中收、退報銷單據，解決了科研教師投遞、接收報銷單不便的問題，節約了時間。

3.建設無紙化財務報銷系統。隨著電子發票的普及，票據無紙化、電子簽章將是未來的發展趨勢。通過無紙化財務報銷系統，既能充分利用電子票據的信息，減少人工錄入的成本，還能實現報銷原始憑證在網上有痕流轉，取代紙質憑證的線下流轉，提高辦事效能。

（五）利用大數據，為科研經費結項提供數據支撐

“填表多”是科研教師反饋的難點之一，而財務管理平臺與科研項目管理平臺的深度融合，能解決這一難題：經費報銷與科研日志結合、預算調整與研究計劃變更結合，將報表嵌入信息化平臺，建立大數據分析系統，這樣既滿足新政策要求科研項目結項報告里面說明資金使用和預算調整情況，同時也為科研經費使用的事中事后監管、績效評價提供數據支持。

綜上，從以上五個方面，構建以科研需求為驅動的新型科研經費管理信息化系統，以實現落實科技領域“放管服”政策要求，減輕科研人員負擔，提升科研人員的“幸福感”。