事業單位檔案管理的信息化創新研究

文| 莊 睿

事業單位檔案管理信息化的優勢

檔案管理信息化有利于促進信息的交流和共享

傳統紙質檔案，無論是在搬運或者保管上都存在著很多不足，而且在查閱時也極為不便。因此，傳統的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個問題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書的保管或者查詢、共享，都可通過網絡的方式進行，不僅方便快捷，而且安全無誤。大大大提高了機關事業單位各部門之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質量。

檔案管理信息化有利于提高工作效率

在傳統的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機關事業單位檔案管理工作是比較復雜的，各種文書、文件通常是數以萬計，如果僅僅以手工登記的方式進行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣不僅大大縮短了時間，還節省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。

檔案管理信息化有利于促進檔案保存的穩定性

傳統的紙質檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環境的影響。如果保存不當，容易導致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環境的影響。相對于紙質檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩定性，還可節省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。

事業單位檔案管理的信息化創新策略

擴充事業單位檔案信息資源，加快檔案管理的硬件建設

檔案管理硬件的建設是檔案事業單位信息化的重要前提保障，在信息化檔案管理中，需要計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等硬件基礎的支持，這就要求事業單位在進行信息化檔案管理之前，保障這些硬件設施建設的資金投入，以保障檔案信息化建設的順暢進行。要想一直保持對信息資源的轉換和不斷擴大收集范圍，繼續開展檔案工作，就必須首先完成檔案管理的硬件建設。硬件是電子文檔的存儲載體，對于龐大的事業單位而言，單位的檔案是十分復雜的，這就需要儲存容量足夠大的光盤，并且這種光盤必須能夠對所儲存額的數據進行較長時間的保存，而起這種存儲設備對檔案的破壞風險較低，因此，在選擇硬盤等備份硬件時，應選取性能穩定的、受外界破壞不強的硬件設施，以保障檔案資料的有效保存。目前，多數事業單位在進行檔案管理與分析時，采用的依然是紙質的載體，檔案資源以紙質資源為主，為了更加方便管理，在進行信息化管理轉變的過程中，首先要對這類檔案進行數字轉化，通過錄入的方式對這些有用信息和資源進行二次保存，這不僅是為了檔案的安全保管，也是為方便網絡查詢和使用。

加大人才培養

充沛的人才隊伍是實現事業單位檔案管理信息化目標的重要保證。為此，就需通過加強技術培訓，調整人員結構等舉措提升檔案管理人員的綜合素質，強化計算機知識的普及，提升其道德水平，不斷加強其對于相關管理軟件的適應和了解程度，以切實保證檔案管理人員在知識、技能和道德素質等方面適應日益提升的崗位需求，通過人才隊伍的建設大力推進檔案管理信息化建設。

建立事業單位檔案信息的標準化

為了讓事業單位的檔案管理規范，必須認真做好內部流程的管理工作，制定好標準，建立數據庫，實行數字化管理，配備軟件管理系統。軟件系統建設可根據各個單位自己定。規模大的單位可用容量大，包容性強，好性能的軟件；規模小的單位，可以利用本單位的計算機專業人士，讓本單位的軟件系統專家開發實用性強的人事檔案管理系統，錄入時以人為單位，設置格式化分類管理，按大類設置管理區，如職務區，學歷區，工資區，考核區等等。這些軟件系統開發經濟實用，方便操作，有利于系統的更新與維護，數據庫的建立是實現信息化管理檔案的基礎，建設好數據庫后，重點就要進行事業單位檔案信息化管理的基礎設施，資源數據庫的電子檔案歸檔管理，檔案信息化的再利用，數字檔案資源的作用挖掘，信息化安全等工作的業務需求，技術處理等方面進行系統的規定。通過高標準規范事業單位檔案管理工作，從而提高事業單位檔案管理水平。

結語

事業單位的檔案管理信息化建設工作是一個系統而長久的過程，要改變事業單位檔案管理工作仍局限于傳統管理模式方面的現狀，就需從存在問題入手，這除了需要相關單位和領導的高度重視外，還需要得到資金、技術、人才等方面的全面支持，通過軟硬件環境的改進切實革新傳統的管理模式，實現由傳統向信息化的順利轉變。