增強學習服務能力 提升公文處理水平

胡桂姜

公文在各單位的工作推行中起著不可替代的重要作用，要高度重視行文的規范工作。2012年發布施行的《黨政機關公文處理工作條例》（簡稱《條例》）和《黨政機關公文格式GB/T9704—2012》（簡稱《格式》），作為當前最新的公文處理標準，對公文處理進行了規范，提出了各方面的明確要求，具有很強的指導性和可操作性。但在具體執行過程中，有些常見的未予明確界定的問題，需要加強學習和領悟，不斷提升服務工作的能力，在使用中加深認識和了解，以便正確地使用。

一、關于公文正文的字體問題

《格式》5.2.2 條規定：“如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。”但對于什么是特殊情況？怎么對特殊情況進行調整？未予以明確。

從實際中可以看出，尤其是2012年4月16日《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于印發〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發〔2012〕號），該文的正文本身就是一份很好的例子。該文的正文使用的就是楷體而非仿宋體。另外，在一些轉發文件的文件正文中，也有作為轉發機關擬文時正文使用楷體字的情況。因此，可以得出“印發類、轉發類文件的正文可以使用楷體字”的結論，這就是上述所說的正文字體的特殊情況及其用法。

二、關于抄送機關的問題

《條例》和《格式》中明確“抄送機關”作為公文格式的要素。在以往的公文處理和現在的一些實際操作中，除“抄送”外，還有一些機關使用“抄報”“分送”的做法，與“抄送”并列，前者應用于上級機關以表示尊重，后者則是與前者相區別或應用于非上級機關。

《條例》第四章關于公文的行文規則中，不論是行文的總規則，還是向上級機關的行文規則，以及向下級機關的行文規則，均只提出和使用“抄送”這一用法。再從《格式》的規定以及《格式》11條中列舉的幾個公文版式式樣來看，都已經將“抄報”“抄送”“分送”合并為“抄送”，亦即僅使用“抄送”來明確公文的抄送機關。所以，在公文處理過程中，可不再使用“抄報”“分送”，而直接使用“抄送”。實際上，現在一些單位的公文處理工作中使用的“抄報”“分送”，是延續使用傳統的公文處理的慣例。

三、關于紀要格式的問題

一是關于紀要的標志問題。《格式》7.4.2 條規定：“紀要標志由‘XXXXX紀要’組成……”以往，在多數公文處理中，紀要的標志均使用“會議紀要”，現行新標準將紀要標志界定為“XXXXX紀要”。那么它究竟是什么含義呢？為什么要取消“會議”二字呢？而“XXXXX”又代表什么呢？標準未給出明確的答案。

但根據《格式》可以得出的信息包括四個方面：第一方面可以理解為，在一般情況下不出現“會議”二字，因為如需要出現“會議”二字，《格式》就可明確紀要的標志為“XXXXX會議紀要”了。第二方面可以理解為，不僅僅是召開會議才能產生“紀要”，工作調研等也可以將相關內容通過“紀要”形式形成公文。第三方面，可以將“XXXXX”理解為發文機關，這樣符合一般公文格式中關于標志的要求，即公文標志由“發文機關全稱或者規范化簡稱+文件”組成，也可以使用“發文機關全稱或者規范化簡稱”，只是因為“紀要”為特殊格式公文，應為“發文機關+紀要”，這樣就不難理解了。第四方面，“XXXXX”也可以理解為“發文機關+事由+紀要”形成紀要的標志，如“某機關辦公會議紀要”“某機關某調研工作紀要”，實際操作中現在也有類似的做法。

二是關于紀要格式公文中“出席”“列席”“請假”人員標注的相關問題。《格式》7.4.2 條對紀要的“出席”“列席”“請假”人員標注予以了明確規定，即“標注出席人員名單……在正文或附件說明下空一行左空二字編排‘出席’二字……標注請假和列席人員名單，……將‘出席’二字改為‘請假’或‘列席’……”但實際公文處理操作中，“主持人”標不標注？如需標注應放置在“出席”還是“列席”人員中？還有，只參與一個會議議題的人員如何標注？

首先，對于“主持人”標注問題，如果在紀要的主體部分“正文”中已經出現，可以不作標注。其次，如果要標注主持人，主持人肯定是會議的出席人員，可以標注在“出席”人員中。再次，在會議中僅參加一個或部分議題的人員，一般是列席人員，不能直接在“列席”人員中標注，應在參加所有會議議題列席人員的后面使用“第X議題：XX單位XX”標注以示區別。

三是關于紀要格式要素及編排的問題。《格式》7.4.2 條對紀要的“出席”“列席”“請假”人員標注予以了明確規定，但同時強調“紀要的格式可以根據實際制定”。這就使大家在公文處理中覺得不好理解。

以前，紀要（會議紀要）常見的格式，包括版頭部分的標志、紀要編號（發文字號）、印發機關、印發日期和橫線要素，主體部分的正文，以及版記部分的主送機關、抄送機關和分隔線。

第一是從公文格式的要素看，作為特殊格式的公文，須滿足一般格式公文的要素要求。如根據公文的實際需要，版頭部分可增加“份號”“密級及保密期限”“緊急程度”等要素；主體部分可根據需要，增加“附件說明”“發文機關署名”“成文日期”“印章”“附注”“附件”等要素；版心外可增加“頁碼”要素。

第二是從公文格式要素的編排看，不論是將“印發機關”“印發日期”放在版頭還是版記部分，也不論是將“主送機關”放在主體部分“標題”的下方還是放在版記部分來進行編排，均符合要求。但一般應理解為“特殊格式公文除特殊要求外，應遵從于一般格式公文的要求”，從這個意義上理解，“主送單位”編排在主體部分“標題”的下方更為合適。

四、關于公文附件編排的問題

《格式》7.3.7條規定：“附件應當另面編排，并在版記之前……附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。”在實際的公文處理工作中，一些單位是將“附件”放置于版記之后；有的在“附件”名稱上加注雙引號或書名號；有的隨意增加或減少“附件說明”中標注的內容，使“附件”與“附件說明”不能保持一致，造成遺漏或增加“附件”的情況；有的使用一種字體或多種不符合規范要求的字體和字號；在電子公文處理中，一些單位為了方便，直接將附件放在附件列表中，或使用鏈接、超鏈接方式羅列附件，以致出現附件打不開或找不到等問題；還有的將非附件如印發、轉發類文件當作附件來處理，人為增加“附件說明”并將印發、轉發的文件作為附件編排在版記前的附件位置。這些都不符合《格式》要求。

解決上述問題，要高度重視《條例》《格式》的學習和貫徹，加深理解和認識，工作中要結合新舊標準學，結合實際學，結合慣例學，結合標準中的格式范例學，才能確保學深學懂學透、學以致用。

五、關于貫徹落實中央要求，在公文處理中整治“文山會海”，壓減公文發文數量，為基層減負工作中公文計算范圍的問題

根據《條例》中關于公文處理的原則，從為基層減負的精神和要求來看，本人認為，首先為基層減輕負擔，就是上級向下級發文的數量要減少，所以向上級報送的上行公文包括請示、報告，向不相隸屬單位發送的平行公文如函件、溝通類文件，以及應下級要求所制作的下行發文中的批復類文件，應不屬于正式發布公文的控制之列。因為上行公文、平行公文的行文對象均不屬于發文機關的基層單位，而批復件是應下級機關的請示事項而必須作出明確答復的正式公文。所以，在整治“文山會海”、為基層減負的實施過程中，壓減發文數量方面，計算標準應該僅限于下行公文，且要扣除下行文中的批復文件數。只有在這個范圍內計算的壓減發文數才符合中央的精神。