新時期航空檔案“管數(shù)據(jù)”轉型

丁國勇 于海濤

一、檔案“管數(shù)據(jù)”概念的提出

當今社會正處于大數(shù)據(jù)時代，人們越來越重視挖掘“數(shù)據(jù)”價值，很多企業(yè)、機構紛紛開展“數(shù)據(jù)中心建設”，如阿里巴巴的“城市數(shù)據(jù)大腦”、威尼斯“時光機”等。在數(shù)字時代，數(shù)據(jù)資源是一種新興戰(zhàn)略資源[1]2。我國“十三五”國家信息化規(guī)劃明確推進大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，建立統(tǒng)一開放的大數(shù)據(jù)體系，建設“數(shù)字中國”。2017 年12 月8 日，習近平在十九屆中央政治局第二次集體學習時強調(diào)，要推動大數(shù)據(jù)技術產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，構建以數(shù)據(jù)為關鍵要素的數(shù)字經(jīng)濟，運用大數(shù)據(jù)提升國家治理現(xiàn)代化水平，運用大數(shù)據(jù)促進保障和改善民生，切實保障國家數(shù)據(jù)安全。

隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術在檔案管理領域的廣泛應用，國內(nèi)外檔案行業(yè)當前理論研究的重心已經(jīng)聚焦到“數(shù)據(jù)”上來。2017 年，德國、英國檔案會議的主題是“海量文件、海量數(shù)據(jù)”。2018 年年初，在全國檔案局館長會議上，李明華局長強調(diào)“必須加強檔案工作的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案工作向‘管數(shù)據(jù)’戰(zhàn)略轉型”。在我國檔案界首次提出檔案“管數(shù)據(jù)”概念。2018 年5月航空工業(yè)檔案館下發(fā)了《關于開展航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉型試點工作的通知》，作為我國第一個行業(yè)檔案館組織開啟了全行業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉型試點工作。

二、航空檔案“管數(shù)據(jù)”必要性分析

1.從航空企業(yè)數(shù)據(jù)管理現(xiàn)實狀況看，檔案部門必須要介入并開展“管數(shù)據(jù)”工作。航空企業(yè)一般信息系統(tǒng)多，數(shù)據(jù)管理分散，沒有統(tǒng)一歸檔到檔案部門集中保存。以某航空企業(yè)2018 年數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀調(diào)查結果為例，該企業(yè)上線運行信息系統(tǒng)近100 個，共有400 多項數(shù)據(jù)，總數(shù)據(jù)量約100TB。其中，用于生產(chǎn)制造和技術管理的數(shù)據(jù)共177 項，列入公司檔案歸檔范圍的僅65項，實際進行歸檔的僅6 項數(shù)據(jù)。可以說，目前航空企業(yè)對數(shù)據(jù)缺少全生命周期管理，數(shù)據(jù)價值認識及數(shù)據(jù)安全管理有待加強。為避免企業(yè)研制過程中形成的、有應用價值的這些數(shù)據(jù)隨著時間湮沒消失，檔案部門必須要認真履行“為黨管檔”和“應收盡收”職責，介入企業(yè)型號研制全過程和數(shù)據(jù)管理全流程，開展數(shù)據(jù)收集、歸檔，加強數(shù)據(jù)歸檔保存。

2.從傳統(tǒng)紙質(zhì)館藏檔案利用方式看，航空檔案管理工作必須要向“管數(shù)據(jù)”轉型。紙質(zhì)檔案的管理是基于編號、題名的，無法進行基于紙質(zhì)檔案內(nèi)容的檢索。紙質(zhì)檔案的利用方式無法適應信息條件下服務企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的要求。只有將航空企業(yè)檔案館館藏紙質(zhì)檔案中蘊含的檔案信息數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)化手段提取出來，以電子文件和電子數(shù)據(jù)的視角加以管理，才能在信息化條件下充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的作用，才能更好地發(fā)揮檔案服務企業(yè)科研生產(chǎn)的作用。2018 年1 月，中共中央辦公廳主任丁薛祥在國家檔案局調(diào)研時明確指出：“檔案工作姓黨，要從檔案供給側進行創(chuàng)新，在掌握檔案資源的前提下進行檔案的系統(tǒng)、深度、精準開發(fā)利用。”因此開展紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，對檔案工作具有非常重要的現(xiàn)實意義。

3. 從電子檔案管理發(fā)展方向上看，檔案工作需向“管數(shù)據(jù)”轉型。2019 年第十屆“中國電子文件管理論壇”的主題“從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化：電子文件管理的縱深發(fā)展”表明，電子檔案數(shù)據(jù)化已是工作常態(tài)，對電子檔案進行數(shù)據(jù)化管理已是必然趨勢。首先，各信息系統(tǒng)的大量電子數(shù)據(jù)具有檔案屬性，需要歸檔和備份。其次，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要保證“四性”，并要流向可控，這也是檔案部門的工作職責。第三，各類數(shù)據(jù)進行歸集積累后，通過關聯(lián)分析和挖掘可以增值，而業(yè)務部門雖然生產(chǎn)數(shù)據(jù)，但并不承擔數(shù)據(jù)歸檔整理和維護的職責，這就需要檔案部門介入，進行歸檔，并通過信息技術優(yōu)化整合檔案資源，把有用的知識和信息從檔案中挖掘出來，為航空工業(yè)設計、制造和管理工作提供系統(tǒng)、深度和精準的開發(fā)利用服務。

4.從航空產(chǎn)品研制發(fā)展趨勢上看，未來檔案工作必將是“管數(shù)據(jù)”工作模式。隨著數(shù)字化設計制造技術在航空產(chǎn)品制造中的廣泛應用，新的航空產(chǎn)品研制設計生產(chǎn)方式發(fā)生了深刻變化，航空科研院所進行數(shù)字化設計并發(fā)給公司三維數(shù)據(jù)，航空企業(yè)也實現(xiàn)了基于三維數(shù)據(jù)的數(shù)字化工藝設計與制造，工裝、設備、刀量具數(shù)字化設計制造一體化，全面實現(xiàn)數(shù)字化制造生產(chǎn)。新的航空產(chǎn)品設計研制過程中形成、產(chǎn)生、傳遞和管理的航空產(chǎn)品屬性信息由以往的紙質(zhì)文件方式全部轉變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，因此未來航空檔案工作的工作對象必將是“電子數(shù)據(jù)”，檔案工作方式必將是“管數(shù)據(jù)”工作模式。

5.“為黨管檔，為國守史”的檔案職責決定航空檔案工作必須要“管數(shù)據(jù)”。航空裝備作為國家的核心軍事工業(yè)技術，其研制過程中的數(shù)字資源必須集中統(tǒng)一歸檔和安全保管，檔案人必須承擔這一光榮使命。而當前航空企業(yè)實際裝備了很多系統(tǒng)，很多有價值的研制數(shù)據(jù)都分散在各系統(tǒng)中，沒有集中歸檔管理，一定時間后這些裝備研制過程中形成的數(shù)據(jù)就會淹沒，而這些數(shù)據(jù)恰恰對新裝備研制具有重要利用價值。所以，航空檔案部門“管數(shù)據(jù)”轉型迫在眉睫，亟待開展檔案“管數(shù)據(jù)”工作。

三、航空檔案“管數(shù)據(jù)”轉型實施路徑分析

航空檔案管數(shù)據(jù)轉型工作基本原則應該以應用價值為導向，以數(shù)據(jù)利用為重點，融入核心業(yè)務流程，梳理數(shù)據(jù)管理要點，健全數(shù)據(jù)管理機制和數(shù)據(jù)“收、管、存、用”管理體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)全生命周期管理，推動航空檔案工作向“管數(shù)據(jù)”全面轉型升級。具體建議如下。

1. 厘清航空檔案數(shù)據(jù)構成和數(shù)據(jù)狀態(tài)。檔案部門“管數(shù)據(jù)”首先要對企業(yè)的數(shù)據(jù)知根知底，弄清航空檔案數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀。因此，航空檔案部門要組織進行摸底調(diào)查，掌握公司內(nèi)部各部門、各單位信息化系統(tǒng)建立與應用情況，梳理公司電子文件和電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀，特別是各業(yè)務系統(tǒng)中電子文件和電子數(shù)據(jù)結構、形成過程和管理情況。可采用調(diào)查問卷方式，設計適合企業(yè)的“數(shù)據(jù)”管理現(xiàn)狀調(diào)查問卷，下發(fā)問卷并對填寫進行培訓指導，收集、匯總并整理調(diào)查問卷，對公司各業(yè)務系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)實際管理情況進行歸納和總結，形成公司電子文件和電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀調(diào)查分析報告,為開展檔案“管數(shù)據(jù)”奠定基礎。

2.科學設計檔案“管數(shù)據(jù)”IT 架構和模型。數(shù)據(jù)IT架構是數(shù)據(jù)管理的基礎，檔案“管數(shù)據(jù)”必須首先設計數(shù)據(jù)管理信息化架構，要摒棄傳統(tǒng)處理技術應用理念以及IT 架構理念，有效地運用大數(shù)據(jù)處理技術來提升IT架構的層次感以及合理性[2]113，要結合企業(yè)數(shù)據(jù)管理實際業(yè)務架構狀況，明確航空檔案數(shù)據(jù)管理IT 架構，明確航空檔案數(shù)據(jù)接收、審查、存檔、保管、存儲、利用等管理環(huán)節(jié)的管理模型。國家檔案局付華副局長在第十屆“中國電子文件管理論壇”上就電子文件管理提出了“標準先行，試點推進，穩(wěn)定推進，風險可控”的路線圖。“標準先行，試點推進”，同樣適用于檔案“管數(shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)是更細微的電子文件。

3.健全數(shù)據(jù)歸檔管理技術，完善數(shù)據(jù)在線歸檔管控平臺和離線歸檔管控流程。檔案“管數(shù)據(jù)”重點是要做好數(shù)據(jù)“收、管、存、用”四方面工作，其中“收”數(shù)據(jù)是檔案“管數(shù)據(jù)”的第一環(huán)節(jié)也是比較關鍵的一項工作。因此，航空檔案部門必須建立并明確數(shù)據(jù)接收歸檔規(guī)范，制定清晰可操作、可執(zhí)行的數(shù)據(jù)歸檔要求。一是要建立離線電子數(shù)據(jù)接收規(guī)范，明確離線數(shù)據(jù)歸檔接收管理流程；對不能和檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，以及數(shù)據(jù)量特別大導致檔案管理系統(tǒng)無法對其進行有效管理的數(shù)據(jù)實行離線歸檔方式。具體做法是刻錄光盤直接歸檔保存，檔案管理系統(tǒng)僅實現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)的目錄管理。對部分雖不能在線歸檔但檔案管理系統(tǒng)能有效管理的數(shù)據(jù)，開發(fā)檔案系統(tǒng)離線歸檔電子數(shù)據(jù)的導入功能，將離線歸檔電子數(shù)據(jù)導入檔案管理系統(tǒng)進行管理。二是建立在線數(shù)據(jù)接收規(guī)范，建立完善在線數(shù)據(jù)接收平臺，拓展在線電子數(shù)據(jù)接收范圍，通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線接收歸檔和管理。對能和檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口，并進行在線數(shù)據(jù)發(fā)送的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)實行在線歸檔方式。具體做法是將檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)在線接口集成，實現(xiàn)電子文件和電子數(shù)據(jù)在線歸檔。三是提升紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化處理水平，完善紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理能力，加強館藏檔案資源數(shù)據(jù)化處理。館藏檔案數(shù)據(jù)化處理后導入檔案系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)管理應算是特例的離線歸檔數(shù)據(jù)。

4.完善航空數(shù)據(jù)管理體系，建立數(shù)據(jù)收集管理長效機制。檔案“管數(shù)據(jù)”的核心是“管”，重點也要放在管上。檔案“管數(shù)據(jù)”最重要的一個里程碑是企業(yè)要賦予檔案部門“管數(shù)據(jù)”職責，明確檔案部門是公司歸口管理數(shù)據(jù)單位。要從機構上明確檔案部門“管數(shù)據(jù)”地位，從職責上明確檔案部門“管數(shù)據(jù)”職能，從流程上明確檔案部門“管數(shù)據(jù)”業(yè)務，以檔案部門為主導建立并完善公司數(shù)據(jù)管理體系。一是要理順數(shù)據(jù)管理流程，明確各業(yè)務領域、各業(yè)務流程數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)和管理內(nèi)容，建立數(shù)據(jù)管理具體操作標準；二是建立并完善航空數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)/工具，用信息化系統(tǒng)替代檔案員管理數(shù)據(jù)，實現(xiàn)“管數(shù)據(jù)”的自動化和標準化；三是要建立并明確航空后續(xù)新建系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔要求，后續(xù)企業(yè)再有系統(tǒng)開發(fā)應用，在系統(tǒng)規(guī)劃、設計、開發(fā)、上線過程必須同步考慮檔案“管數(shù)據(jù)”工作，同步實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔管理的同步規(guī)劃和實施；四是建立覆蓋數(shù)據(jù)收集、管理、存檔、利用、銷毀等檔案管理全過程的數(shù)據(jù)管理制度和規(guī)范，推進數(shù)據(jù)管理規(guī)范化，建立數(shù)據(jù)收集管理長效機制。

5.建設數(shù)據(jù)安全保存條件，實現(xiàn)航空數(shù)據(jù)長期永久保存。真實性、完整性、可用性和安全性是電子檔案管理的基本四性要求，也是檔案“管數(shù)據(jù)”要求。數(shù)據(jù)安全是檔案“管數(shù)據(jù)”非常重要的一項工作，既是“管數(shù)據(jù)”的出發(fā)點，也是“管數(shù)據(jù)”的落腳點。檔案部門必須制定數(shù)據(jù)安全保存方案，建立可靠的數(shù)據(jù)安全存儲環(huán)境和存儲設施，建立數(shù)據(jù)災備條件和災難恢復能力，或者借鑒《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），對歸檔數(shù)據(jù)進行多套制、多介質(zhì)存儲。國家檔案局原局長楊冬權在中央企業(yè)檔案工作會議上的講話中也強調(diào)：“對于中央企業(yè)中的重要檔案，必須采取多套備份的措施，中央企業(yè)在各地都有分支機構，可以采取措施實行檔案異地互為備份。”因此檔案“管數(shù)據(jù)”可以將歸檔數(shù)據(jù)文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。異地保存可尋求具備數(shù)據(jù)異地備份條件的行業(yè)內(nèi)單位或其他央企單位合作，互為備份,或利用公共傳輸網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)重刪技術，實現(xiàn)異地異步容災數(shù)據(jù)備份中心建設[3]4。

隨著大數(shù)據(jù)、文件數(shù)字化管理等技術越來越多地應用于檔案管理領域，航空檔案管理工作逐漸邁入了“管數(shù)據(jù)”的新的歷史階段。新時期航空檔案工作者要把握住“管數(shù)據(jù)”機遇，主動作為，對檔案工作進行供給側創(chuàng)新，建立檔案“管數(shù)據(jù)”長效工作機制，深入推動航空檔案工作向“管數(shù)據(jù)”進行轉型,豐富和完善檔案管數(shù)據(jù)理論和技術，推進檔案管理創(chuàng)新和技術進步，最終實現(xiàn)航空檔案工作數(shù)據(jù)化的轉型升級目標。