淺析新形勢下如何創新國有企業檔案管理工作

●徐飛翔

當今時代，檔案在社會政治經濟活動中起著越來越重要的作用，各級檔案管理部門對國有企業檔案管理工作也提出了更高標準的要求，不僅僅是把各式各樣的檔案整理這么簡單，而是要把國有企業的全部檔案視為一個整體，改進和創新檔案管理工作，以滿足社會和國有企業發展的需要。

一、國有企業檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性認識不足

檔案管理工作作為國有企業日常管理工作中一部分，是提高國有企業工作質量和工作效能的必要條件，是維護歷史本來面目的一項重要工作。這樣一項重要工作以往一直不被重視, 許多人包括一些國有企業的中高層領導對檔案管理工作都存在認識上的誤區, 認為做檔案管理工作是流于形式的工作, 不會給國有企業創造任何經濟價值,僅限于保管工作,只要做得嚴密、安全,不遺失即可,沒有認識到檔案管理工作的現實意義和長遠意義，致使部分國有企業檔案管理工作變得消極、被動，難以高質量地服務于國有企業發展。

（二）國有企業檔案開發利用率低下，重“藏”輕“用”

現在有很多國有企業沒有重視檔案的使用價值，或者是僅僅停留在最淺層次的利用上，不能發揮最大作用。很多國有企業，長久以來在檔案管理工作中，重“藏”輕“用”，對檔案利用產生社會效益和經濟效益缺乏認識，知之甚少，造成檔案利用率不高，不能真正做到“藏用皆重”。

（三）國有企業檔案管理制度不健全，檔案管理工作針對性不強

部分國有企業檔案管理工作中存在管理制度不健全、操作不規范的問題，主要表現在：

1.檔案管理理念滯后。檔案管理工作理念還較為落后，沒有從管理信息化、標準化的角度來審視，還存在著檔案管理工作與實際發展需求不相適應的問題。

2.沒有建立完善檔案管理制度，包括檔案管理機制、驗收機制、日常管理機制等，很多國有企業檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全。有的國有企業雖建立了管理制度，但卻流于形式，未加執行，或執行不到位，大大地損害了檔案管理工作的嚴肅性。

（四）國有企業檔案管理信息化水平較低

在大數據迅猛發展的大背景下，國有企業檔案管理工作朝著信息化電子化的方向發展成為未來大趨勢。但是，目前，大部分的國有企業檔案管理還是主要以紙質檔案為主，這與信息化管理要求存在很大差距，由于沒能建立起完善的檔案數據信息源，資料內容不豐富、數據殘缺不全、類型單一簡陋、信息不能隨時更新，皆不能滿足檔案信息化管理的要求，檔案管理跟不上時代前進的步伐，而且檔案管理信息化所需的軟件硬件建設滯后，影響檔案管理工作的快速發展。

（五）檔案管理人員素質低下，不能適應信息化管理工作需要

目前國有企業的檔案管理人員素質相對較低，一是高層次的檔案管理工作人員稀缺，擁有專業資質和相應學歷的檔案管理專業技術人員不足, 對于檔案管理的知識了解不全面, 對檔案管理工作的操作流程不熟, 在工作過程中經常出現問題,從而影響檔案管理工作的正常運轉。二是檔案管理人員結構不合理。年齡結構、知識結構、層次結構不合理，專業技術知識老化過時嚴重，又缺乏有針對性的業務培訓，不適應現代檔案管理工作的需要。

二、創新國有企業檔案管理工作的對策措施

（一）提高對檔案管理重要性的認識，增強主動服務意識

首先，要讓國有企業領導層以及檔案工作人員充分認識到檔案管理的重要性。檔案作為一種信息資源，是國有企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，是國有企業的無形資產，無論是文本文件、圖形文件和視聽檔案，都是全體員工從事生產經營活動的智慧結晶，飽含全體員工智慧和汗水，因此，對于國有企業來說，這是非常重要的資產，在生產實踐活動中有著積極的重要作用。

其次，檔案管理人員要增強主動服務意識。檔案管理人員作為負責國有企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員，“服務于大眾”是其工作的出發點和歸宿，要求明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，使檔案真正地為國有企業員工服務、為國有企業經濟建設服務。

（二）加大國有企業檔案價值挖掘和利用力度

國有企業檔案都有一定的經濟價值和社會價值，檔案的利用價值體現在是否滿足國企企業和社會發展需求。當檔案能夠滿足某個方面的發展需求時就構成了檔案的使用價值，就可以為國有企業派生出巨大的社會效益和經濟效益，實現社會效益和經濟效益雙豐收，從而體現出檔案的自身價值，為此，我們應該加大國有企業檔案價值挖掘和利用力度，服務國有企業發展。

（三）建立完善國有企業特色的檔案管理制度

為了使國有企業檔案管理能夠做到有條不紊，應該完善檔案管理制度。各個國有企業在依據國家法律法規以及上級的規章制定相應的制度之外，還應該根據自身的實際情況，制定行之有效的檔案管理制度。制度既要指導實際操作，還要結合檔案管理系統，把國有企業管理的實際需要和規范要求結合起來，設計成一個個具體的流程和細節, 匯總形成具有國有企業特色的制度，這樣形成的制度體系就具有很強的可執行性。一是在兼顧大而全的基礎上，對具體項目有針對性地進行單獨編制。寧波市軌道交通集團有限公司在編制制度時，沒有把項目檔案所有內容編到一個制度中，而是針對軌道交通工程檔案的重點和難點施工監理這一塊，單獨編制《軌道交通工程施工監理檔案管理細則》，這是寧波獨有的。二是重點突出，條目簡潔。要求明確，將歸檔范圍、組卷順序、檔案驗收、檔案移交等重點內容規定具體化，合格標準也進行明確。三是做好制度間協調性，制度體系要由檔案管理人員和專業管理人員共同在同一時期編制完成，避免制度相互沖突。這樣，檔案人員和檔案管理制度具有極高的融合度，總體上達到手上無制度，心中有制度，這是我們核心能力的獨特優勢，執行中一旦碰到新問題，可以快速在制度框架內找到解決方案。

（四）采取模塊清單化方式發揮專業人員作用

因受專業知識限制，檔案管理人員很難掌握具體項目總體情況和細節，可以采取模塊清單化方式，由專業人員負責專業工作。如某國企以模塊化的思維，設計了一套工程項目檔案管理體系，建立由監管或服務單位審核簽發的清單或匯總表，重要內容做到全覆蓋。這樣就解決了工程項目檔案編制依據和審核依據，保證完整性、系統性。因為是專業工作由專業單位或人員負責，施工單位必須按清單或匯總表提供文件，檔案人員只需要核對文件編號和文件質量, 遺漏現象得到有效控制。通過成體系的清單和匯總表，使施工過程文件進行逐級匯總，一一對應，環環相扣，責任清晰。

（五）實現檔案管理的信息化

信息化是新時代社會發展的趨勢，也對檔案管理工作提出了更高的要求，國有企業必須運用當代科技新成果和信息化手段來武裝檔案管理工作，提高工作效率和水平。檔案管理要全面實現電子化管理。采用計算機以及掃描儀等數碼技術對檔案實現無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率，更好服務國有企業發展。將檔案管理系統列入國有企業信息化發展總體規劃，加大檔案信息化建設資金投入，逐步建立健全檔案管理的網絡系統，實現檔案信息資源共享，以利于檔案材料的便利化運用。完善基礎設施建設。規范檔案信息化建設的技術體系機制，既要實現檔案信息資源共享又要保證隱私性；既要保證檔案信息化管理工作有效推進，又要重視信息的保護和檔案管理安全責任的落實，確保檔案管理系統安全高效運行。

（六）提升檔案管理人員的綜合素質

在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素質決定檔案管理水平的高低，直接影響著檔案管理的質量和水平。為了能夠提高管理人員的管理能力和業務素質，應加強思想道德建設，提高政治素養和職業道德。通過學習教育使廣大檔案管理人員具有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律，愛崗敬業、樂于奉獻，熱愛檔案事業，履行好檔案工作職責。加大教育培訓，提升實戰技能。有計劃、有步驟、分層次地安排檔案工作人員參加崗位培訓和繼續教育，學習培訓內容要符合新穎、全面、實用的要求，具有針對性。改進學習培訓方式，可以脫產培訓，在職培訓，也可以開展聯合培訓，提供多層次教育培訓平臺。完善檔案管理工作評價考核機制。既要建立合理的激勵懲罰機制、業務考核機制、人才評價機制，又要優化檔案工作人員年齡結構、知識結構，目的在于提高工作積極性和學習主動性，促進檔案管理人員隊伍建設。

總之，創新國有企業檔案管理工作，并不是一蹴而就既能夠做好做到的工作，這需要檔案管理人員持之以恒、堅持不懈，不斷進行知識和能力積蓄，樹立創新意識、增強主動服務意識，更好地滿足國有企業和社會對檔案信息的需求，充分發揮出國有企業檔案的社會價值和經濟價值，為國有企業事業的健康持續發展奠定良好的基礎。